Pasivni je klijent mrtav, živio potrošač kreator!

Ograničavajući faktori koje valja imati na umu jesu duljina koncentracije pojedinaca, njihove dnevne obveze i potrebe, mogućnosti percepcije i pamćenja. Pretpostavlja se da su najviši direktori dospjeli na svoj položaj zbog učinkovitosti u vođenju ljudi, projekata, sastanaka s klijentima ili su briljirali na nekom ključnom zadatku. Upravo se zato čini nevjerojatnom činjenica, a potvrdili su je mnogi koji su to bezbroj puta doživjeli, koliko sati i sati sastanaka koje vođe viši izvršni direktori mogu biti neproduktivni. Zašto je to tako? Možda se upravo na osnovi pretpostavke da su direktori dovoljno sposobni za komunikaciju i vođenje, što je nerijetko i točno, pogrešno zaključuje da njima ne treba dodatna vještina ili pomoć oko vođenja sastanka pa se sadržaji, čak i većih skupova i konferencija, pripremaju samo ‘odoka, prema zdravom razumu.

Stručnjaci su utvrdili da grupa do pet ili najviše sedam sudionika može učinkovito komunicirati i raditi u timu na zadanoj temi. Svaka veća grupa, okupljena i komunicira li na klasični način, ne može postići očekivani rezultat. Jer su ograničavajući faktori duljina koncentracije pojedinaca, njihove dnevne obveze i potrebe, trajanje njihova kratkoročnog pamćenja, zakonitosti dugoročnog pamćenja i sl.

S druge strane, u današnjem upravljanju tvrtkama, organizacijama ili projektima najčešće je na skupu više od sedmorice ljudi. Ciljevi i problemi sastoje se od velikog broja međusobno ovisnih dijelova, a za svaki je dio odgovorna osoba iz drugog specifičnog ili stručnog područja.

Kako pomiriti dvije oprečne teze? Za efektivna rješenja treba mnogo ljudi, a velika grupa ne može efikasno raditi. Odgovor leži u znanju o upravljanju procesom grupnog rada. To znanje obuhvaća više različitih aspekata problematika koje se pojavljuju u timskom radu. Od koncentracije, motivacije preko toga kako funkcionira ljudski mozak, kako ljudi komuniciraju pa sve do vremenskih izračuna i kombinacija potrebnih međusobnoj interakciji članova tima.

Za pripremu i vođenje sastanaka i timskog rada potrebne su vještine koje obuhvaćaju znanja iz psihologije, komunikologije, upravljanja, ali i matematike.

Veće grupe ljudi, koji čine menadžment više različitih organizacijskih jedinica, složen su stav. Za upravljanje takvim grupama potrebna su znanja iz prirode jer priroda vrhunski upravlja vrlo složenim sustavima. Na osnovi proučavanja određenih struktura u prirodi ustanovljene su strukture koje najčvršće i najbolje uravnotežuju odnos pritiska i otpora.

Takve se matematičke strukture zatim upotrebljavaju u arhitekturi za izradu najvećih kupola (ikosaedri), a služe i za podjelu velike grupe ljudi na manje timove. To je ugrađeno u metodologiju ‘syntegration’ razvijenu na Instituut Malik Management u St. Gallenu, u Švicarskoj kojom se.

Veliku grupu treba organizirati u manje timove jer samo manje grupe mogu efikasno raditi na rješavanju jedne teme. No i manju grupu, da bi postigla cilj, netko mora voditi kroz faze koje su univerzalne za svaki projekt ili timski zadatak. Prvi je korak formiranje tima. Kako će.

Da bi bili motivirani, članovi tima moraju osjetiti da cijeli pothvat za njih ima smisla. Kada će biti tako? Ako je riječ o timskom zadatku, važno je da svatko zna svrhu i ciljeve i da dijeli neke vrijednosti s članovima tima. To mogu biti vrijednosti tvrtke, ali pomažu i zajedničke osobne vrijednosti.

Također je važno da svaki član tima ima osjećaj da nekim svojim znanjem ili sposobnošću pridonosi timu, ali i da cijeni doprinos drugih, odnosno da je svjestan kako s timom zna i može više nego sam. Još jedan bitni uvjet za motivaciju pojedinca jest pozitivan feedback. Pohvala i usredotočenost na pozitivan doprinos pojedinca, na njegove snage i prednosti za tim veliki su pokretači. Slabosti i nedostaci pojedinaca u timu na prirodan će se način kompenzirati i postupno razvijati učenjem od boljih.

Nakon toga proces rada mora ući u fazu konvergiranja prema zaključcima i izvedivim rješenjima. U toj fazi grupa zajednički definira ideje i prijedloge te odabire one u koje vjeruje. Na taj je način osigurana izvedivost rješenja koja je grupa donijela i njezina predanost vlastitom planu akcije.

Vještine kojima se facilitator koristi u vođenju grupe željenom dinamikom podrazumijevaju dobro poznavanje tih procesa i niza metoda, primjerice, kako postaviti pitanja koja otvaraju ili zatvaraju diskusiju i ideje ili pitanja koja motiviraju. Postoje metode koje na pozitivan način prisiljavaju ljude da pažljivo slušaju druge, što se u svakodnevnim situacijama rijetko događa. No istodobno se na pozitivan način ljude koji govore prisiljavaju da budu konzistentni i usmjereni na bit i na ono što je cijeloj grupi važno.