Čuvanje arhiva za 272 kune mjesečno

Arhivski građu najpraktičnije je čuvati kao baze podataka ili unajmiti arhiv kod specijaliziranih tvrtki prekrivenima samo najlonom. Sada su njihovi dokumenti pohranjeni u arhivskim kutijama u prostoru osiguran od neželjenih ili neovlaštenih ulazaka, požara i poplave. Ugovor se sklapa na minimalno godinu dana, zakup jednoga regalnog mjesta (32 arhivske kutije, otprilike 180 registratora) stoji 272 kune mjesečno, a dostava arhivske kutije na zahtjev naplaćuje se 55 kuna.

Capan smatra da je prednost takvog načina arhiviranja i tehničke prirode – točno se zna gdje je što, jer se svaka kutija pri dolasku u skladišni prostor registrira u bazi podataka, dodjeljuje joj se jedinstveni kataloški broj i izrađuje se specifikacija arhiva (popis svih kutija i njihova sadržaja) tako da tvrtka koja se odlučuje na tu outsourcing uslugu ima točan popis registratora i kataloški broj kutija u papirnatom i digitalnom obliku.

• Riječ je o složenom poslu, a najzahtjevnije je arhivski fizički prenijeti i ažurirati dokumente, odnosno provjeriti koliko se moraju sukladno zakonu čuvati – napominje Capan te dodaje da se kutije na zahtjev isporučuju u roku dva sata. Za mjesec dana Capan otvara arhivski prostor na tri kata u kojima se može smjestiti otprilike dva milijuna arhivskih kutija, a u novom će se prostoru dokumenti pohranjivati i u digitalnom obliku, a nepotrebni uništavati.

U tvrtki Scan već se deset godina bave pohranjivanjem informacija te istovremeno za osam domaćih tvrtki skladište ‘balastnu poslovnu dokumentaciju’ i sredjuju pismohranu. Direktor tvrtke Scan Branko Košpić navodi da su prednosti vanjskog arhiviranja manji troškovi i bolja opremljenost profesionalnih skladišnih prostora, koji su osigurani od požara i vlage te dodaje kako firme koje se profesionalno bave arhiviranjem i skladištenjem poslovnih informacija radi njihove što bolje zaštite nastoje mogućnost nezgoda svesti na minimum.

Usluge tvrtke Scan, priča Košpić, koristi tri-deset tvrtki prije svega zbog stvaranja digitalnih arhiva, što, prema njegovu mišljenju, tvrtke mnogo češće traže od standardnog skladištenja. Razlog tome je dodatna zaštita papirnih informacija, lakše pretraživanje baze podataka preko naziva dobavljača ili faktura i mogućnost slanja informacije intranetom ili internetom.

• Skenirana digitalizirana dokumentacija jednostavna je za korištenje, od uništavanja se štiti pohranom na alternativne medije, što je vrlo važno pogotovo uzme li se u obzir da Zakon o računovodstvu propisuje sedmogodišnje čuvanje dokumenata o poslovanju – kaže Košpić.

Cijenu usluge uređivanja fizičkog arhiva ili stvaranja digitalnog Košpić nije želio iznosit.

• Ako želite da se vodi briga o usklađenim dokumentima, morate izraditi popis inventara, srediti dokumentaciju, indeksirati ih i škrtirati zastarjele dokumente te ih skenirati i pohraniti u elektroničkom obliku. Cijena ovisi o obimu i sredenosti pripremljene dokumentacije za skeniranje, kao i o broju indeksa po kojima se želi pretraživati baza podataka – zaključuje Košpić.

Istovremeno u Zagrebačkoj banci, unatoč nedavnog požaru, ne razmišljaju o uslugama vanjskog arhiva iz jednostavnog razloga što već godinama rade s vlastitim u kojem je zaposleno 20 stručnih djelatnika i imaju svoj sustav za elektroničko arhiviranje i pretraživanje podataka za evidenciju o platno-prometnim dokumentima, bilancama i raznim drugim ugovorima.