Obavite ono što je važno

Osnovno pravilo je isplanirati dnevne zadatke i obveze, a potom odrediti prioritete po kojima ćete te zadatke obaviti. Oni imaju oznaku ‘važno’ i ‘hitno’.

Skrenut ću vam odmah pozornost: nije važno jeste li obavili sve što ste planirali za taj dan, nego jeste li obavili sve važne stvari. I jeste li prioritetima posvetili dovoljno pažnje i vremena. Kre-nimo bez okolišanja u planiranje i vidjet ćete kako stvari mogu biti pod kontrolom čak i kad ne obavite sve.

Osnovno pravilo pri planiranju radnog dana, dakle, planiranje je zadataka i obaveza koje je potrebno obaviti, a nakon toga određivanje prioriteta prema kojim ćete te zadatke obaviti. Prioritet, dakako, dajemo važnim i hitnim stvarima. Uz malo samodiscipline, konzistentnih određivanja granica prema zahtjevima drugih i dobre organizacije posla, sve što ste planirali može biti i obavljeno.

Ako vam je problem način na koji odgadate obavljanje nekih zadataka ili, pak, previše vreme trošite na rješavanje rutinskih zadataka, vrlo ćete se brzo naći u situaciji da gubite tlo pod nogama. Osvijestite lošu naviku i odlučite s njom odmah prekinuti.

Najvažnije što biste trebali otkriti, ako ste stalno u utrci s vremenom i posao redovno nosite kući, jest kako provodite svoj dan. Možda imate previše sastanaka ili vam zbog toga što ih ne znate odbiti kolege ‘prepuštaju’ previše zadataka koje bi u stvari oni trebali napraviti? U prvom slučaju potrebno je analizirati razloge zbog kojih imate mnogo sastanaka te jesu li odraz stvarnih potreba i imate li od njih realnu korist.

Ako su vaši odgovori negativni – svjesno odlučite da ćete smanjiti sastanke na razumnu mjernu. U drugom od naša dva hipotetska slučaja riječ je o tome da hitno trebate naučiti postaviti granice ljudima u svojoj okolini. Možda vam samo nedostaje samodiscipline kako biste se pridržavali plana.

Svaka analiza načina na koji koristite svoj dan može vam ukazati na to u čemu grijesite ili što bi ste mogli činiti bolje te kako korisnije rabiti svoje vrijeme. Počnite stoga analizu radnog dana (čitavog dana, iz sata u sat), pratite što radite i kako provodite vrijeme. Već nakon nekoliko tjedana moći ćete donijeti potrebne zaključke i napraviti nužne korekcije.

Bez obzira hoćete li promijeniti prioritete ili postavljati granice, uvesti više kontrole nad sobom, više delegirati, uvidjet ćete da svoje vrijeme možete koristiti racionalnije izbacivši iz svog rasporeda nekoliko nepotrebnih stvari ili zadataka. I onda krenite u planiranje dana i tjedna te na taj način obavite sve što trebate. Cilj svakog upravljanja vremenom jest postati djelotvorniji. I imati koji sat više, a ne manje na raspolaganju.

Dobro je sjetiti se riječi Charlesa Darwina: ‘Čovjek koji se usudi uluđno potrošiti jedan sat života, nije još otkrio koliko život vrijedi.’ Zavrjedili ste barem sat vremena na dan imati i za sebe. Planiranjem svog vremena naći ćete taj sat vrlo lako. I uživati u vremenu koje vam je na raspolaganju.