Je li došao KRAJ proračunskim TABLICAMA

Posljednjih nekoliko godina proračunske tablice našle su se na udaru proizvođača specijaliziranih BI aplikacija. Kritike idu tako daleko da neki predlažu njihovo potpuno napuštanje.

Glavni uzrok problema leži u činjenici da su proračunske tablice izolirane desktop aplikacije bez potpune povezanosti s ostalim komponentama integriranoga informacijskog sustava. Kad korisnik, recimo poslovni analitičar, uveze podatke u proračunsku tablicu, on ih transformira, kombinira s podacima iz drugih izvora, analizira, šalje kolegama itd. No rezultat svoje analize ne vraća na neko središnje mjesto, ne povezuje s ostatkom informacijskog sustava, već on ostaje zarobljen na desktopu korisnika. Tipičan primjer problema koji zbog toga nastaju je proces budžetiranja i planiranja. U njemu obično sudjeluje mnogo analitičara, svatko sa svojim tablicama, koje se na kraju moraju konsolidirati.

Proračunske tablice nedostaju upravo funkcionalnosti enterprise aplikacije. Za razliku od BI aplikacija, proračunske tablice nemaju središnji repozitorij podataka i modela i zbog toga ne mogu omogućiti ‘jednu verziju istine’. Isto tako, nemaju mogućnost pravoga višekorisničkog rada. Nadalje, nedostaje im opcija upravljanja različitim verzijama itd.

Posljedica tih nedostataka proračunskih tablica je da stradava kvaliteta podataka. Neke studije govore da između 70 i 90 posto proračunskih tablica sadrže greške ili propuste. Revisija proračunskih tablica još je jedno područje koje stvara probleme. Rješenje kojem su mnogi IT revizori prijegli potpuna je ili djelomična zabranja proračunskih tablica. Dodatni vjetar u leda tom pristupu u SAD-u dao je Sarbanes-Oxley, a u Europi Basel II i ostala regulativa koja se tiče kvalitete podataka, rizika i odgovornosti menadžmenta za eksterne izvještaje.

I dok je s jedne strane dobro da se napokon počelo ozbiljno shvaćati problem kvalitete podataka u proračunskim tablicama, s druge strane popularno uvjerenje da će specijalizirane BI aplikacije uspješno preuzeti ulogu proračunskih tablica jednostavno ne drži vodu. Ovisno o kojem dijelu BI-ja se radi, proračunske tablice imaju neke prednosti nad specijaliziranim BI aplikacijama. Najjednostavniji oblik BI-ja je postavljanje upita i izvještavanje. Nedostatak Excela u tom pogledu je da traži neko znanje o bazama podataka, ali s druge strane nudi i veću fleksibilnost, pa je prikladniji za analitičare i napredne korisnike. Za menadžere su, pak, prikladnija specijalizirana rješenja (OLAP klijenti), pomoću kojih mogu postavljati upite ‘šetajući’ se kroz dimenzije i hijerarhije podataka gdje ne moraju znati ništa o bazama podataka i ostaloj IT infrastrukturi.

Višedimenzionalnu analizu podataka, kao udarnu metodu BI-ja, moguće je raditi u Excelu pomoću pivot-tabela. No i tu je za uobičajene potrebe menadžera još uvijek lakše i brže koristiti specijalizirana rješenja. Ali kad je potrebno u analizu uključiti i podatke koji nisu pripremljeni za analizu, Excel ponovo dobiva na snazi. Dakle, očito je da je Excel nešto komplikiraniji, ali ujedno i fleksibilniji alat za analizu. Vizualizacija podataka, kao još jedna vrlo važna BI metoda, odlično je podržana u Excelu za ogromnu većinu uobičajenih poslovnih primjena. No u slučajevima kad je potrebno vizualizirati ogromnu količinu podataka, nužno je koristiti specijalizirane alate. Tipičan primjer je otkrivanje prijevara u kartičarskom poslovanju.

Što se tiče rudarenja podataka, proračunske tablice nisu prvi izbor profesionalnih data minera, jer se u analizama često koriste enormno veliki skupovi podataka, s kojima se Excel zbog ograničenja od 65.536 redaka ne može lako nositi. No Excel 2007, koji će izazivati početkom iduće godine, donosi značajna poboljšanja i u tom dijelu (više od milijun redaka), a osim toga već postoje moći dodaci koji omogućuju rudarenje iz Excela.

Iz dosadašnje prakse implementacije BI sustava može se jasno vidjeti da čak i nakon uspješnog uvođenja BI sustava korisnici nastavljaju koristiti proračunske tablice za ad-hoc analize podataka koji nisu obuhvaćeni BI sustavom, za vizualizaciju podataka, za analitičko modeliranje itd. To su shvatili i proizvođači BI aplikacija, pa, iako ih još uvijek glasno kritiziraju, danas ih pokušavaju integrirati sa svojim rješenjima.

Proračunske tablice, dakle, ne idu nigdje. Barem dok ne pronađemo bolji univerzalni alat za analizu i modeliranje. No predstoji im transformacija iz izolirane, desktop aplikacije u enterprise aplikaciju, integriranu u cjelokupni BI sustav poduzeća.