ePoglavarstvo

Gradonačelnik Rijeke, Vojko Obersnel, nedavno je potpisao sjednicu Poglavarstva iz Kine, tisuće kilometara udaljen od Rijeke. Sjednicu je potpisao elektroničkim potpisom, a ubrzo nakon toga to je objavljeno na Portalu Grada. Svi sudionici i novinari istog su trenutka dobili SMS poruku o objavi materijala putem gradskog SMS servisa.

To je omogućio projekt ePoglavarstvo, jedan od najvažnijih u Rijeci. Riječ je o rješenju za elektronsko upravljanje dokumentima koji su Infosistem iz Zagreba i Rijeka razvijali tri godine. Trud se isplatio jer su, prema ocjeni stručnjaka, stvorili jedini digitalni grad u Hrvatskoj.

Cilj projekta bila je integracija svih segmenata gradske Uprave i omogućavanje čelnicima Rijeke da efikasnije upravljaju poslovnim procesima, ali i građanima da se korištenjem modernih tehnologija aktivnije uključuju u rad gradske Uprave. Rijeka nije zaboravila na svoje starije građane za koje održava besplatne tečajeve korištenja računala i interneta.

Građanima je već sada putem servisa Pitanja i odgovori na internet portalu omogućena dvostrjerna komunikacija s gradskom upravom i svim institucijama u suvlasništvu Grada (komunalna i trgovačka društva i ustanove). Rok za odgovore na postavljena pitanja je petnaest dana, a poštovanje roka i kvalitetu odgovora kontrolira Ured grada. Krajnji cilj ePoglavarstva jest da se građanima omogući, putem interneta, uvid u stanje vlastitih zahtjeva koje su uputili gradskoj upravi. Građani mogu u svakom trenutku znati u kojoj fazi obrade je njihov predmet i kada mogu očekivati rješenje.

U ePoglavarstvu je razvijena objedinjena naplata troškova stanovanja čime su svi odjeli gradske uprave i komunalna društva umreženi, a građani Rijeke već niz godina umjesto deset uplatnica, koliko ih je potrebno za plaćanje troškova stanovanja i komunalnih usluga, čine to putem jedne uplatnice. Na taj način štede na proviziji i vremenu. O tome dovoljno govori podatak da je nekada trebalo obraditi 360 tisuća faktura, dok ih danas ima 60 tisuća. Takav sistem poboljšava i efikasnost naplate koja u Rijeci iznosi od 96 do 98 posto. Jednostavnom prijavom građani na Portalu mogu dobiti uvid u podatke o zaduženjima u sustavu objedinjene naplate troškova stanovanja, podatke o otkupu stana te najamnici poslovnog prostora. Banke u sklopu svojih e-banking usluga omogućuju neposredno preuzimanje podataka zaduženja s Portala.

Elektronička sjednica je još jedan od mnoštva segmenata koji su obuhvaćeni ePoglavarstvom. Tijekom sjednice članovi Poglavarstva na ekranu iščitavaju dnevni red, obrazloženja pojedinih točaka dnevnog reda, na svaku točku mogu ispisivati komentare, pregledavati točke dnevnog reda kao i sadržaje prethodnih sjednica. Sve se odvija ‘bez papira’, a svi sudionici ne moraju biti fizički prisutni na mjestu na kojem se održava sjednica. Djelatnici gradske uprave mogu iz svojih ureda na umreženim računalima pratiti tijek sjednice i pridružiti se kada njihova obrazloženja dođu na red. A na sjednici svaki član Poglavarstva ima ispred sebe laptop s materijalima. Nema hrpe papira, šuškanja, zapisivanja, nego samo računalo. Članovi Poglavarstva umjesto prevrtanja po papirima ‘surfaju’ na ekranu po materijalima ove i ranijih sjednica, raspravljaju i neposredno dodaju svoje komentare napisane na računalu.

Kompleksnost rješenja ePoglavarstvo ne leži samo u činjenici da se sjednice gradskog Poglavarstva odvijaju isključivo uz korištenje digitalnih sadržaja nego i u činjenici da se svi ostali procesi unutar gradske uprave odvijaju uz pomoć digitalnih sadržaja koji se nakon unosa u dokumentacijski sustav obrađuju, digitalno potpisuju, arhiviraju i prosljeđuju.

Kolanje dokumenata bilo je sporo, nije se moglo utvrditi gdje se koji dokument nalazi u kojem trenutku, građani nisu znali u kojoj je fazi njihov zahtjev. Uzme li se u obzir činjenica da je od ožujka 2005. do ožujka 2006. godine u Rijeci obrađeno više od 26.000 samo neupravnih predmeta, jasno je u kojoj je mjeri to bio mukotran posao. Danas je to riješeno vrlo jednostavno, u Pisarnici se svi dokumenti skeniraju i dodjeljuje im se odgovarajući bar kod na osnovi kojega se u digitalnom obliku prosljeđuje u odgovarajuće odjele gradske uprave neposredno u poštanski sandučić elektroničke pošte djelatnika koji ga na isti način prosljeđuje dalje. Papirnat dokument ‘stoji’, a njegova digitalna kopija se ‘kreće’! Osnovni motiv je poboljšanje rada gradske uprave i Poglavarstva u svim segmentima, kaže gradonačelnik Rijeke Vojko Obersnel i nastavlja: Pritom ne mislim samo na bržu manipulaciju već i na mogućnost kontrole tijeka dokumenata. Za kontrolu su zaduženi pročelnici odjela gradske uprave, članovi Ureda Grada i ja. U trenutku kad pojedini dokument dobije elektronski oblik, moguća je njegova kontrola, a time i bolja efikasnost. Cilj je da se kompletno poslovanje odradi elektronskim putem – rekao je Vojko Obersnel.

Osim što je jedini digitalni grad, Rijeka je trenutačno i jedini grad u Hrvatskoj u kojemu se Poglavarstvo služi elektroničkim potpisom, a izdavatelj certifikata je Fina. Primjerice, kad neki odjel priprema materijal, on se elektronički potpisuje i upućuje na druge razine.

ePoglavarstvo je finale dugogodišnjeg posla Zavoda za informatičku djelatnost Rijeke i strateškog partnera Infosistema s kojim Zavod uspješno surađuje već više od dvadeset godina. Samo rješenje za ePoglavarstvo možemo usporediti tako s vrhom sante leda koja svoju kompleksnost i veličinu odražava u onom manje vidljivom, ali jednako nužnom dijelu.

Kad se spomene uvođenje novog sustava, to obično podrazumijeva dodatno svladavanje novih programa, najčešće zahtjevnih za uporabu korisnicima, i velike izdatke za njihovu edukaciju, a samim time i dulju implementaciju. Upravo tu možemo pronaći bitnu prednost ePoglavarstva, jer se ono bazira na korištenju MS Office paketa i korisnici ga s lakoćom prihvaćaju. Nije edukacijski zahtjevan, intuitivnog je korisničkog sučelja, a time se skratilo vrijeme njegova uvođenja u rad i izbjegnuti su nepotrebni troškovi daljnje edukacije djelatnika.

U kojoj je mjeri Grad Rijeka kvalitetno implementirao ovaj sustav najbolje govori i činjenica da se redovito organiziraju referentne posjete na kojima su svoje gostovanje najavili i neki europski gradovi, primjerice Sofija i Bonn. Svi će se zainteresirani na taj način najbolje uvjeriti da rješenje ePoglavarstvo funkcionira u praksi, prisustvovati jednoj od otvorenih sjednica Poglavarstva i čuti korisna iskustva.