Novi standardi radnog prostora

Različiti poslovi zahtijevaju i različito okruženje. Tako bi, primjerice, grupa za financije trebala raditi u uređu drugačije uređenom od onog u kojem rade kreativci. Traži se i racionalna uporaba radnog stola, koji više ne mora biti namijenjen samo jednom zaposleniku.

Nekod danas najuspješnijih poslovnih pothvata, od Microsoftovih do Googleovih, počeli u posve nereprezentativnim prostorima – u garažama, spavaćim sobama i podrumima radale su se više milijardi ‘teške’ korporacije. Ipak, iako slaba rasvjeta i nedostatak prostora nisu bili zapreka poduzetnicima koji su stajali iza tih pothvata, dizajniranje radnih prostora uvjetovano je promjenom radnog stila. U ekonomiji znanja posao zahtjeva više suradnje i mobilnosti, što dokida potrebu da neki zaposlenici imaju poseban radni prostor.

To je obnovilo zanimanje za dijeljenje stola s kolegama i ostale alternativne strategije u vezi s radnim prostorom, ali za razliku od tradicionalnog ‘hotdeskinga’, koji svakome dopušta da sjedne kamo hoće, sada se pokušava olakšati osoblju snalaženje u prostoru. U nekim je tvrtkama uvedeno načelo dijeljenja stola prema kojem mobilni radnici mogu priključiti svoja prijenosna računala na svaki stol u dijelu ureda određenom za njihov tim, dok ostali cijelo vrijeme sjede za istim stolovima. Istodobno se nudi više zajedničkog prostora za sastanke i opuštanje, koje osoblje mora rezervirati unaprijed. Katkad se uredi viših menadžera, kad njih nema, upotrebljavaju kao sobe za sastanke, a prostor za odlaganje osobnih stvari premješta se u ormariće u zajedničkim prostorijama.

No, iako je takav koncept financijski isplativ, može imati i loše posljedice. Većina onih koje se natječe da dijele stol s kolegama ima osjećaj da im se nešto oduzima. Sumnja zaposlenika u fleksibilnost radnog prostora često izvire iz načina na koji im se taj koncept predstavi. U prošlosti su slični pokušaji bili neuspješni jer su tvrtke oduzimale stolove zaposlenicima a da to nisu nadoknađivale nekim drugim oblikom sigurnosti ili statusa.

Stručnjaci tvrde da je, kad posao jednom krene i preraste u veliku organizaciju, za produktivnost, kreativnost i suradnju važno sve, pa i raspored ureda, namještaja, rasvjeta, temperatura… Prema istraživanjima više od 90 posto radnika tvrdi da kvaliteta uređenja radnog mjesta utječe na njihovo raspoloženje i stavove, dok čak 89 posto misli da ima ključnu ulogu u zadovoljstvu na poslu. Prema podacima ankete koju je provela savjetodavna tvrtka Gensler gotovo polovica od 2.000 radnika rekla je da bi radila dodatnih sat vremena na dan kad bi imala ugodnije i ljepše radno okruženje.

No posljednjih je godina rezanje troškova dovelo do standardizacije dizajna ureda, koji su stoga često bezlični, pretjerano osvijetljeni i neugodni za rad. Osim toga, malo tko vodi računa o tome da različiti poslovi traže i različito okruženje; tako bi grupa za financije trebala raditi u drugačije dizajniranom uredu od kreativne skupine. A dizajneri uglavnom svima prostore osmišljavaju na sličan, uobičajeni način, koji ne nudi primjerenu iskorištenost.

Upravo je zbog toga tijekom 90-ih pokrenuta inicijativa da zaposlenici prestanu raditi za istim stolom (tzv. hotdesking) jer se smatralo da nova tehnologija omogućava rad na bilo kojemu mjestu. Tako se 1994. u losandeleskim i njujorškim uredima agencije za oglašavanje Chiat/Day zaposlenike poticalo da, nakon što podignu mobilni i prijenosno računalo s recepcije, potraže mjesto na kojem će taj dan raditi. No to je dovelo do toga da su mnogi počeli lutati uredima, dok su drugi svoj radni kutak, pak, našli u sobama za sastanke. Probleme je povećao manjak opreme, nepostojanje ormarića za osobne stvari te pokušaj zabrane uporabe papira. Ljudi, naime, vole ‘označiti teritorij i braniti ga’, trebaju svoje mjesto i, ako ga nemaju, to ih čini nesigurnima.

Dobro osmišljen koncept radnog prostora morao bi zapravo biti jedno od strateških opredjeljenja tvrtke, a ne tek usputni posao. Primjerice, tvrtka koja želi povećati individualnu učinkovitost trebala bi tome prilagoditi i radni prostor, dok će potpuno drugačiji unutarnji dizajn biti potreban tvrtki u procesu spajanja ili akvizicije – ona bi uređenjem radnoga prostora trebala poticati suradnju i interakciju zaposlenika. To se može postići vrlo jednostavno, primjerice držanjem fotokopirnog uređaja blizu radne skupine – tako će oni koji se njime koriste možda zastati i porazgovarati s članovima skupine.

Dizajn zajedničkih prostorija također je često neprimjeren. Na prosječnom sastanku sudjeluje u pravilu tri do pet ljudi, koji su često prisiljeni sastajati se u prostorijama namijenjenim održavanju skupova s 30-ak sudionika, tako da se mala grupa osjeća nelagodno i izgubljeno, zbog čega se smanjuje i učinkovitost njezina rada. To se ipak polako mijenja. Sve više prevladava ideja kombiniranog prostora – zgrade se, primjerice, projektiraju tako da ulaz bude bliže kantini i mjestima za sjedenje i odmor, odnosno prostorijama namijenjenima druženju. Trend su otvorenost i fleksibilnost. Tako su u Američkoj banci mjesta za sastanke neformalne prostorije okupljanje manjeg broja ljudi. U takvim se prostorima nalaze HD televizori, računala i visoki barski stolci.

• Da prije ulaska u takvu prostoriju stavite povez i poslije ga skinete, pomisli biste da ste ušli u kafić – objašnjava Mark Nicholls, šef Odjela korporativnog uređenja radnog prostora u Američkoj banci, i dodaje da ondje zaposlenici mogu komunicirati na drugačiji način nego na hodnicima. Osim toga, redizajn uređa dobar je uvod u provođenje drugih, primjerice organizacijskih, promjena jer vam omogućuje da razmišljate kako stvari napraviti drugačije. Uključivanje zaposlenika u projektiranje radnog prostora može biti dobar način za to.

Novi uvjeti u radnom prostoru trebali bi omogućiti fleksibilnost, tako da zaposlenici mogu po želji prilagodavati ne samo svoje stolce nego i, primjerice, rasvjetu ili temperaturu. To su male stvari, ali mnogo znače, daju osjećaj slobode i nadzora. No dok je visina stolca ili temperatura individualna stvar svakog zaposlenika, neki su elementi radnog prostora univerzalni. Dva su najvažnija: čist zrak i prirodna rasvjeta, čemu se u Gensleru, koji radi na uređenju novoga sjedišta Američke banke u New Yorku, posvećuje posebna pozornost.

Zgrada koja bi trebala biti gotova 2008. ne samo da ima goleme staklene stijene poda do stropa nego je i tako projektirana da tijekom svih godišnjih doba u radne prostore ulazi što više dnevnog svjetla. Nadalje, suvremeni sustav filtriranja zraka jamči da će i zrak koji će se izbacivati iz zgrade biti čišći od gradskoga, a podni sustav cirkuliranja zraka i pojedinačni termostati omogućit će zaposlenicima određivanje temperature. Na novi dizajn utjecala je i želja za ekološki održivom zgradom koja bi štedjela energiju. A s intenziviranjem utrke za kvalitetnim rukovodećim kadrom dobar radni prostor može postati snažan poticaj potencijalnim zaposlenicima.