ODRŽANA KONFERENCIJA O ELEKTRONIČKIM DOKUMENTIMA I POTPISU ‘KAKO e?’

U organizaciji Financijske agencije (FINA) održana je konferencija o elektroničkim dokumentima i potpisu ‘Kako e?’ koja je okupila više od dvjesto sudionika. Na predavanjima i radionicama moglo se saznati više o visokotehnološkim proizvodima koji nude jednostavna rješenja za elektroničko poslovanje, procesima obrade dokumenata te financijskim i operativnim uštedama koje se ostvaruju, elektroničkim ispravama, sigurnom e-poslovanju te pravnom aspektu e-poslovanja.

• U području informatičke i komunikacijske tehnologije Hrvatska se na ljestvicama konkurentnosti plasirala među prvih pedeset zemalja, a vodeće zemlje s te liste svoju konkurentnost zasnivaju na znanju i tehnologijama. FINA je prepoznala te trendove – rekao je Tomislav Vintar, član Uprave FINA-e, otvarajući konferenciju, čiji je cilj predstavljanje rješenja za prelazak iz klasičnoga u e-poslovanje. FINA-in direktor Sektora korisničkih servisa Hrvoje Buntak, počinjući blok jutarnjih predavanja, objasnio je da se konferencija usredotočila na dva segmenta: poslovne procese u front officeu, odnosno prikaze tehnologije elektroničkog potpisa i elektroničkog dokumenta, infrastrukture javnog ključa, B2B i B2G servisa te na segment back officea, što podrazumijeva upravljanje tokom dokumenata, i to od trenutka nastanka sve do trajnog arhiviranja ili sigurnog uništavanja.

• U sklopu poslovanja FINA-e primijetili smo da je informacija najvažnije vlasništvo kompanije. Tako smo putem projekata za svoje klijente došli do usluge FINA.doc – rekao je Buntak i u nastavku naveo prednosti outsourcinga, a odgovarao je i na pitanja vezana uz obradu, obuhvat i upravljanje dokumentima.

Kao što tvrdi Buntak, jedna domaća banka zatražila je od FINA-e da joj digitalizira svu dokumentaciju, nakon čega su FINA-ini službenici počeli s provedbom procesa. Najprije je na red došla klasifikacija dokumenata u prostorijama klijenta te priprema za mikrofilmanje i skeniranje. Buntak tvrdi da je priprema faza iznimno važna u procesu digitalizacije dokumenata budući da ujedno određuje i kvalitetu konačnog rješenja. Nakon indeksiranja, pri kojemu se dokumentima dodaju određeni atributi, i skeniranja završen je postupak digitalizacije i klijentu se uruči njegova digitalna dokumentacija koju on zatim implementira u vlastiti sustav za upravljanje dokumentima (document management system). Buntak je naglasio da i FINA nudi uslugu arhiviranja izvornih dokumenata u vlastitim prostorijama te pritom jamči sigurnu pohranu.

• Jedna od najvažnijih prednosti FINA-e jest u tome što može ispuniti zahtjeve klijenata koji se u svom poslovanju služe visokom tehnologijom kao i onih koji posluju na klasičan način, jer je od svog osnutka pratila trendove u industriji. Složili smo portfelj usluga koji prati cijeli životni ciklus dokumenta, dok s partnerima možemo pružiti usluge sistemske integracije i uvođenja dokumentacijskih sustava. Da smo dobri u tome što radimo, svjedoči referentna lista klijenata koji dolaze iz svih industrija – objasnio je Buntak, uvjeren da ‘osvumenjenja’ FINA može pomoći tvrtki da smanji korištenje internih resursa, ostvari uštede kvalitetnim upravljanjem informacijama, ali i potaknuti njihove čelnike u primjeni elektroničkog poslovanja.

Buntakovo izlaganje nastavili su Alfonso Schuller i Steffen Unger iz FINA-ine partnerske tvrtke EMC Captiva Muenchen s temom ‘Obuhvatite svoje financije’. Sudionici su tako bili u prilici upoznati se sa strategijom i razvojem novih tehnologija u području input management sustava i primjenom Captivinih rješenja u svakodnevnim poslovnim procesima. Kako bi približio sudionicima konferencije prednosti input management sustava iz Captivine radionice, Unger se poslužio primjerom osiguravajuće kuće Allianz iz Praga koja je primijenila njihova rješenja.

Prije pet godina kompanija je odlučila uhvatiti se ukoštanac s problemom s kojima se suočava iz sezone u sezonu. Naime, uoči ljetnih mjeseci raste broj zahtjeva za osiguranje pojedinaca, pa raste i broj dokumenata. – Čelnici Allianza pitali su se treba li, primjerice u proljeće zaposliti 200 novih ljudi i educirati ih za obavljanje posla kako bi bili spremni za porast potraživanja uoči godišnjih odmora? No, kad bi to učinili, morali bi zbrinuti i te ljude nakon sezone. Umjesto toga Allianz je primijenio Captivino rješenje koje je donijelo znatne uštede u poslovanju – objasnio je Unger iz Captive čija rješenja podržavaju obradu različitih vrsta dokumenata i zapisa, poput računa, elektroničke pošte, EDI/XML te raznih drugih podataka iz unutarnjih ili vanjskih poslovnih informacijskih sustava. Unger je također naglasio da su rješenja otvorena prema drugim sustavima enterprise resource planning (ERP), supply chain management (SCM), customer relationship management (CRM) i enterprise content management (ECM), bazama podataka i mogu se prilagoditi različitim volumenima dokumentacije.

Jeremy Driscoll iz tvrtke EMC sudionicima je pokušao odgovoriti na pitanje kako unaprijediti poslovanje i ubrzati procese primjenom rješenja za upravljanje sadržajem, predstavljajući pritom rješenje temeljeno na svjetskoj platformi EMC Documentum. Driscoll je poput svojih kolega predavača naglasio činjenicu da usporedivo s napredkom u tehnologiji raste i količina informacija te, za razliku od prije desetak godina, pojedinci moraju upravljati sadržajima smještenim na različitim medijima.

• Osim papirnatih dokumenata, upravljamo glasovnim porukama i videosadržajem, dok tijek globalizacije nameće potrebu standardizacije podataka kako bi informaciju mogli i znali iskoristiti i njome upravljati i ljudi u Hrvatskoj i u svijetu – objasnio je Driscoll i nastavio s navođenjem prednosti koje bi poduzetnike trebale motivirati da implementiraju rješenja za upravljanje sadržajem (content management system – CMS).

• Prvi motiv je usklađivanje. Svi subjekti unutar tvrtke moraju jednako tretirati informacije, a isto tako tvrtka se treba prilagoditi standardima upravljanja informacijama iz svog okruženja. Nadalje, CMS sustavi omogućavaju veću operativnu efikasnost i produktivnost, olakšavaju arhiviranje i konsolidaciju s kompletnom infrastrukturom – objasnio je Driscoll i dodao da su ranije u tvrtki smatrali da se treba fokusirati na tehnologiju, dok danas misle da se valja usredotočiti na informaciju kao infrastrukturu. Kao što tvrdi, implementacija sustava EMC Documentum, namijenjenog ponajprije financijskom sektoru, mijenja način poslovanja budući da se mijenja i način pronalaženja i pohranjivanja informacija, i to vrlo neprimjetno budući da njihovo rješenje ne mijenja sučelje na računalu niti za to treba dodatno educirati korisnike, a jednako dobro funkcioniira sa SAP-om ili Microsoftom.

Driscoll je zatim nastavio s prezentacijom studija slučaja kompanija iz financijskog sektora te svoje izlaganje, pa tako i prvi dio konferencije, zaključio iznošenjem faze životnog ciklusa informacija koje njihova rješenja prate ostvarujući tako znatne financijske uštede.