UČINKOVITE STRATEGIJE UPRavlJANJA PODACIMA

Analitičari predviđaju da do 2008. godine 50 posto trenutačnih centara podataka neće biti dovoljno opskrbljeno za dodatne energetske i temperaturne uvjete nove informacijske opreme. Nestanak električne energije pogodio je nedavno središte jedne europske poslovne metropole. Dok su se mnoge poznate i velike organizacije spojile na generatore za hitne slučajeve kako bi održale poslanje, drugi su ostali bez pristupa elektroničkoj pošti, dokumentima i sustavima za pohranu podataka, što je dovelo do znatnog gubitka prihoda i nezadovoljstva kupaca. Iako su te tvrtke imale strategiju sigurnosne pohrane podataka i predvidjele su mogućnost pada sustava, nitko nije predvidio mogućnost nestanka električne energije koji je na nekoliko sati onesposobio poslovnu infrastrukturu.

Ovisno o industriji i drugim čimbenicima, svaki sat pada informacijskog sustava tvrtke stoji između nekoliko tisuća i milijuna dolara gubitka. Sustavi za sigurnosnu pohranu podataka i planiranje povrata izgubljenih podataka, s obzirom na to što je na kocki, trebali bi biti neizbježni elementi modernog poslovanja. Međutim, najčešći uzroci pada sustava danas su nestanak struje, ljudska pogreška, kvar softvera ili hardvera. A ti se kvarovi mogu unaprijed spriječiti.

Prijetnja pada sustava nije jedini izazov na koji treba obratiti pozornost. Količina podataka raste vrtoglavom brzinom i stoga bi tvrtke trebale biti svjesne i tih ‘skrivenih’ troškova. Tome dodajmo i izloženost povećanoj zakonskoj kontroli i novim odredbama, što sve zajedno upućuje na potrebu za dobro planiranom i provedenom strategijom upravljanja podacima. To bi pitanje trebalo biti visoko na popisu poslovnih prioriteta.

Količina podataka raste dosad nevidenom brzinom. Neke procjene govore o godišnjem povećanju od 50 do 100 posto. Tvrtke teže stvaranju prednosti u odnosu na konkurenciju pretvarajući vrijedne korisničke podatke u korisne informacije korištenjem dana skladištenja i procesa upravljanja znanjem. Te tvrtke također preslikavaju postojeće podatke kako bi preduhitrile probleme vezane uz oporavak podataka u vrijeme nestanka struje, olujnog nevremena i ostalih rizičnih vanjskih činitelja. Brzi rast razmjene elektroničke pošte, zajedno sa strahom poslodavaca od sudskih procesa, ponajviše su prouzročili veći broj podataka nego prije. Trenutačna predviđanja procjenjuju da će tržište arhiviranja elektroničke pošte do 2010. godine narasti na 921 milijun američkih dolara, što je godišnji rast od 44,4 posto.

Ako se podacima ne upravlja na odgovarajući način, troškovi mogu dosegnuti neslučene razine. Primjerice, u slučaju tužbe nadležna tijela mogu od tvrtke zatražiti pretragu dokumenata i njihovo podastiranje u određenom vremenskom roku. Trošak izrade dokumenata za potrebe sudskog procesa doista može biti kolosalan i često nadmašuje troškove koji se potražuju sudskim putem. Što macije moraju biti zaštićene od svih sigurnosnih prijetnji koje uključuju neovlašten pristup, kao i od bilo čega što bi ih moglo fizički oštetiti ili ugroziti njihovu raspoloživost. Konačno, iako informacije moraju biti dobro zaštićene, ovlaštenom osoblju mora se omogućiti njihova jednostavna i pravodobna dostupnost.

Kako raste poslanje, raste i količina podataka, a time i potreba za kapacitetom cjelokupnih informacijskih sustava i sustava pohrane. S porastom tih činitelja, rastu i troškovi poslanja. Neka tehnološka postignuća u posljednje su vrijeme znatno smanjila troškove pohranjivanja podataka. Prije deset godina pohranjivanje jednog gigabajta podataka na tvrdi disk stajalo je 150 eura, prije pet godina oko 75 eura, a danas stoji oko 1,5 eura.

Dobra je vijest da će niz inovacija u sljedeće tri godine znatno olakšati izazove koje pred organizacije stavlja pitanje energetskih i temperaturnih uvjeta. Mnoge tvrtke, poput Della, odgovaraju na njih. Spajajući uštedu u potrošnji energije sa smanjenjem troškova električne energije i hlađenja, Dell PowerEdge Energy Smart poslužitelji, primjerice, mogu godišnje tvrtkama uštedjeti stotine eura po poslužitelju. U velikim centrima podataka ti poslužitelji mogu uštedjeti do 748 tisuća eura na godinu u operativnim troškovima.

Podatkovni centar po prirodi je ekosustav, pa se mnoge tvrtke danas okreću konsolidaciji i virtualizaciji kako bi pomogle smanjiti i bolje upravljati potrošnjom energije. Boljim korištenjem postojećeg hardvera uz istodobnu veću energetsku učinkovitost i što manje uređaja, te tehnologije omogućavaju najučinkovitije funkcioniranje podatkovnih centara. To se postiže tako da svaki dio informacijskog sustava bude bolje iskorišten i učini više s manje energije. U takvom okruženju treba manje poslužitelja, čime se izravno štedi potrošnja energije, prostor, hlađenje i administracija.

Mnoge su zemlje uvele nove zakone i nadogradile postojeća pravila koja od tvrtki zahtijevaju poštovanje određene regulative. Među njima su i obveze snimanja i arhiviranja bilježaka zaposlenika i korisnika, korespondencije među organizacijama i ostale financijske dokumentacije. Primjerice, zakonska regulativa Sarbanes-Oxley (SOX) predviđa visoke kazne za onog koji pokuša namjerno izmijeniti ili izbrisati dokument ili elektroničku poruku s namjerom obmane treće strane. Iako je riječ o američkom zakonu, SOX je primjenjiv na europske tvrtke koje posluju sa Sjedinjenim Američkim Državama ili se pojavljuju na tamošnjim tržištima kapitala.

Znatno smanjenje potrošnje energije može ozbiljno koristiti i okolišu. Osim što smanjuju operativne troškove, energetski učinkovite tehnologije mogu smanjiti emisiju štetnih plinova. Razvoj i primjena sustava s manjim energetskim zahtjevima u jednom će trenutku postati temeljnim dijelom politike zaštite okoliša koje će sve tvrtke morati poštovati.

Dovoljno prostora za pohranu u vrijeme rasta količine podataka je samo pola problema vezanih uz upravljanje podacima. Upravo pravilno upravljanje može biti prava glavobolja. Tvrtke sve više shvaćaju da su sustavi za pohranu razmješteni po svim dijelovima organizacije, tako da ih je većina ili neprikladna ili nije posve iskorištena. Stoga se ponekad osjećaju obvezne osigurati dodatni prostor za pohranu kako bi zadovoljile specifične zahtjeve korisnika ili odjela. Time i tako veliki troškovi dodatno rastu.

Strategija upravljanja podacima svake organizacije mora biti organski proces koji ide u korak s vremenom. Prijetnje, tehnologije, pitanje poštovanja regulativa i poslovnih procedura – sve su to faktori koji se stalno mijenjaju. Važno je ugraditi kontinuitet u cjelokupni poslovni proces organizacije – u suprotnom će i rezultati biti kratkoročni.

Prvi je korak osigurati da aplikacije tvrtke budu utemeljene na pohranu kako bi se podržala eksplozija u stvaranju, organizaciji, isporuci i dugoročnom arhiviranju digitalnog sadržaja. Potom bi tvrtke morale ugraditi automatizirane i sigurne sustave replikacije podataka koji će podržati sve češće analize informacija u procesu donošenja odluka. Konačno, tvrtke bi morale obratiti pozornost na konsolidaciju i virtualizaciju podatkovnih sustava kako bi se bolje koordinirala migracija, oporavak i sigurnost podataka. Okruženje pohrane podataka trebalo bi povećati vrijednost poslovanja na osnovi brzog i učinkovitog iskorištavanja velikih količina informacija smještenih unutar organizacija.