10 kvaliteta učinkovite tajnice

Zanimanje poslovne tajnice prestalo je biti metom predrasuda te postalo jedno od traženijih i dobro plaćenih poslova. Prosječna plaća poslovne tajnice sa srednjom stručnom spremom je 4.252 kune, a primanja, ovisno o stažu i kompaniji, mogu narasti i do deset tisuća kuna.

Dok jedes ne srči, ne frkći, ne mljackaj, ne šušti i ne škripi, ne zivej nepobožno za vrijeme molitve. Ne povjeravaj tajnu ženama, jer žene ne znaju čuvati tajnu, u tajnim stvarima neka ti ženska ne bude savjetnik, jer tajne su preteške i žene ih ne mogu nositi na dugu stazu.

I dok prvi dio naputaka iz bontona duvanjsko-mostarskog biskupa Ratka Perića donekle i ima smisla, drugi je prije mjesec dana izazvao zgražanje među pripadnicama ljepšeg spola, posebice kad je najtišim ženama proglasio one koje su već pokojne. Koliko je biskup Perić u krivu već desetljećima dokazuje čuvare tajni – poslovne tajnice koje i na ‘duge staze’ čuvaju šefovski brlog. Naime, većina domaćih menadžera, o kojem god se spolu radilo, bira najčešće dame za obavljanje te odgovorne funkcije.

Od prve jutarnje kave do organiziranja internih sastanaka, od arhiviranja povjerljivih dokumenata do planiranja službenog puta, tajnice vjerno prate svoje nađeđene. U vremenima suvremene tehnologije i žestoke tržišne konkurencije mijenjaju se zahtjevi koji stoje pred menadžerima, pa tako i pred njihovim odanim pomoćnicama, čiji je posao danas složeniji nego ikad. Zanimanje poslovne tajnice prestalo je biti metom predrasuda, poput onih da jedino kuhaju kave i ‘rašpaju’ crveno nalakirane nokte, te postalo jedno od traženijih i dobro plaćenih poslova.

Prema podacima koje primamo od čitatelja, tajnice koje se kontinuirano usavršavaju nemaju problema s pronalaskom odgovarajućega radnog mjesta. Isto tako, kontaktirajući s velikim brojem poduzetnika i menadžera, saznali smo da su često u potrazi za kvalitetnom poslovnom tajnicom – tvrdi glavna urednica časopisa Tajnica.hr Elvira Mlivić Budeš i dodaje da je prema istraživanju koje je proveo Moj-Posao prosječna plaća poslovnog tajnika/tajnice 4.252 kune te da taj posao uglavnom obavlja osobe sa srednjom stručnom spremom. Prema izjavama nekih tajnica, ovisno o stažu i kompaniji u kojoj rade ta primanja mogu narasti na više od 10 tisuća kuna, a samo srednja stručna spremna bez dodatnih usavršavanja nije dovoljna za napredovanje.

U posljednje vrijeme, stoga, sve više poduzetnika pokreće programe i seminare edukacije poslovnih tajnica, a tu je nišu iskoristila i Mlivić Budveš pokretanjem stručnog časopisa. Časopis je lansiran 2006. godine s ciljem edukacije i informiranja, jer su danas potrebna nova znanja poput besprijekorne kulture komuniciranja, prezentacijskih vještina, poznajanja organizacijske kulture i bontona, snalaženja u organizaciji sastanaka i mnogih drugih dinamičnih vještina koje tajnica mora usvojiti u hodu – pojasnila je Mlivić Budeš motive pokretanja biznisa i nastavila da nekoliko puta na godinu organiziraju seminare za poslovne tajnice te da su polaznice zainteresirane za savjetovanje s područja poslovne komunikacije i dopisivanja te poslovnog bontona i protokola.

Na prošlom su se seminaru pridružila i dva tajnika. Muškarci se teže odlučuju za posao tajnika upravo zbog predrasuda koje su pratile to radno mjesto – prisjetila se urednica časopisa Tajnica.hr, koji izdaje Centar za management i savjetovanje. Seminare za poslovne tajnice pokreću i u kompaniji Navo, čija direktorica Branka Maurovic ističe da su tajnice prepoznale dinamiku tržišta te sve češće posjećuju programe usavršavanja, koji se u pravilu organiziraju za manje grupe i to dva puta na godinu.

Maurovic je prije 11 godina pokrenula i odabir Tajnica godine u sklopu udruge Hrvatska poslovna tajnica, koja ima više od tisuću članica, čiji je cilj, među ostalim, promicanje, razvitak i unapređenje suvremenih potreba uredskog poslovanja. Ideju sam dobila jer sam radila na projektu Menadžer godine. Bilo mi je logično da odamo priznanje i prvom suradnicama menadžera, a tajnice su bile oduševljene jer se napokon netko i njih sjetio.

Imajmo na umu da je svaka tajnica stalni član tima u smislu administrativno-tehničke podrške, a o njezinom znanju ovisi i koliko će joj poslova delegirati neposredni rukovoditelj. Kriteriji obuhvaćaju nekoliko područja koja ocjenjujemo: obrazovanje unutar školskog sustava, cjeloživotno obrazovanje, znanje stranih jezika, znanja iz područja informacijsko-komunikacijske tehnologije, vještine iz struke, sposobnosti izražene tijekom rada, dodatne aktivnosti unutar organizacije – kazala je Maurović i dodala da je s projektom najbolje hrvatske tajnice na dobrom putu, što pokazuje razvoj karijera tajnica koje su progašene najboljima.

Mnoge su nastavile školovanje, dobile bolje plaćena radna mjesta, neke su pokrenule vlastite tvrtke, obrte, mnoge su promijenile organizacije u kojima su radile i prihvatile novi posao i nove izazove. Znatno im je porasla količina samopouzdanja, a to mi je i bio cilj – objašnjava Maurović. Tako je prošle godine tajnicom godine u kategoriji velikih poduzeća proglašena Željka Bubanović, koja sjedi pred uredom predsjednika Uprave Končara Darinka Bage. Bubanović u Končaru radi već 22 godine te je tijekom svoje karijere obavljala poslove tajnice direktora sektora, radne organizacije, člana Uprave te na kraju i njenog predsjednika.

Bubanović u Končaru radi već 22 godine te je tijekom svoje karijere obavljala poslove tajnice direktora sektora, radne organizacije, člana Uprave te na kraju i njenog predsjednika. Kaže da smatra kako je priznanje Tajnica godine zaslužila prije svega zahvaljujući trudu koji je uložila u obrazovanje. Prošle godine diplomirala sam na trogođišnjem stručnom studiju B. A. Krčelić u Zagrebu, smjer poslovni tajnik i stekla zvanje prvostupnica poslovni tajnik. Pohađala sam tečajeve za unapređenje informatičkog znanja i 2005. godine stekla Europsku računalnu diplomu.

Pohađam specijalističke seminare za poslovne tajnice kako bih još više unaprijedila svoje znanje u obavljanju svojih radnih zadataka. Željela bih upisati specijalistički studij na studiju B. A. Krčelić, smjer komunikacijski menadžment, kako bih stekla još više znanja i vještina u obavljanju svojih radnih zadataka – nabrala Bubanović, čiji radni dan vrvi od različitih poslovnih aktivnosti poput organizacije poslovnih sastanaka, pripreme prezentacija, izvještavanja o telefonskim pozivima, organizacije službenih putovanja, praćenja i organizacije radnih i prigodnih događaja u Končaru koji su u obvezi predsjednika Uprave, ažuriranja liste državnih dužnosnika, poduzeća, institucija i još mnogo toga.

Smatram da poslovna tajnica treba biti osoba puna samoinicijative, sigurna u sebe, odgovorna spram posla, sa suradnicima i šefom imati otvoren i iskren odnos, njegovati timski rad – preporučila je Željka Bubanović, koja do detalja poznaje sve navike svoga nadređenog, čije povjerenje pravda već punih deset godina.

Za razliku od Bage, koji svoje tajne dijeli s tajnicom godine, Damir Kuštrak svoje poslove povjerava dvjema suradnicama. Ured rovljenja, a vrlo često iskustvo stečeno u kompaniji iskoriste za ostvarivanje svojih poduzetničkih snova. Tajnice imaju priliku naučiti najbolje od svojih šefova. Ja sam, primjerice, pri pokretanju tursko-španjolskog biznisa kopirala svoje bivše direktore. Pomoći mogu i vještine koje se stječu pri obavljanju posla kao što su diplomatičnost, organiziranost i komunikacija – istaknula je Ferina.

Prvog čovjeka Medike tako čuvaju Zdravka Zrinjski i Valerija Kušić, koje ravnopravno dijele sve poslove koje im nadređeni dodjeljuje. Valerija Kušić, profesorica francuskog jezika i opće lingvistike, kaže da efikasna tajnica mora biti dikretna te mora znati odvojiti bitne informacije od nebitnih. Ponekad je potrebno znati šefu čitati misli, jer u kaosu u kojem danas menadžeri funkcioniraju nekad jednostavno nemaju vremena odvojiti par minuta i u detalje objasniti zadatke.

Stoga se mnogo stvari rješava u hodu te je potrebno imati dobru koncentraciju i znati slušati nadređenog – smatra Kušić, koja je radi načina na koje je rješavala neke šakljive situacije znala dobro nasmijati Zdravku Zrinjski s kojom dijeli ured. Zrinjski, s nešto duljim iskustvom u tajničkim poslovima, slaže se s Kušić kad kaže da je izuzetno važno znati filtrirati informacije.

Svaki menadžer je individua za sebe i ima svoj način rada, pa se prema tome i tajnica tome mora prilagoditi. Kad ovaj posao radite dulje, polako udete u psihologiju ljudi, pa tako već unaprijed možete predvidjeti neke neugodne situacije i izbjeći ih. Tajnice trebaju biti upoznate sa zbivanjima u branši u kojoj te znati postaviti prioritete – smatra Zrinjski i dodaje da koordinaciju poslova uvelike olakšavaju suvremene tehnologije.

Danas sastanke, obveze i informacije prosljeđujem e-mailom, a materijale za sastanke koje dogovaram za predsjednika Uprave imam u Calendaru Microsoft Office Outlooka, tako da nema mnogo potrebe za papirnog i arhiviranjem dokumenata – nadovezuje se Bubanović.

Ipak, iako bi se moglo pomisliti da je suvremen način poslovanja skinuo teret s leda čuvarica tajni, činjenica je da ubrzani način komunikacije pretpostavlja i nove obveze posebno kad je riječ o internoj komunikaciji. Naime, kako tvrde, tajnice su postale osobe koje u većini slučajeva vode cjelokupnu komunikaciju te zaposlenike ili uži tim suradnika informiraju o svim novostima i promjenama unutar tvrtke.

Naši su zadaci raznoliki i to od komunikacije, organizacije, koordinacije između Uprave i ostalih službi, evidencije do priprema potrebnih dokumenata i materijala. Jednako se tako koordiniram s ostalim službama i uskako prema potrebi, a pošto formalno nemamo ured marketinga i PR-a, pomažemo menadžmentu i ostalima uključenim u tim procesima – kazala je Kušić.

Naime, kako tvrdi glavna urednica časopisa Tajnica.hr, najnoviji trendovi pokazuju da se tajnice sve češće nazivaju voditeljicama ureda budući da je njihova uloga otišla mnogo dalje od predrasude da je tajnica ta koje zna kuhati baš onakvu kavu kakvu gazda voli.

U svijetu je danas zanimljiva ponuda virtualnih ureda, a riječ je o servisu koji tijekom 24 sata svojim klijentima nudi sve usluge koje inače u uredu obavljaju poslovne tajnice – kazala je Mlivić Budeš i nastavila da se virtualna tajnica ne razlikuje mnogo od ‘prave’, osim što je na raspolaganju nekoliko tvrtki, pa iz tog razloga mora biti još organiziranija da bi obavljala posao na zadovoljstvo klijenata.

Kad je riječ o usporedbi sadašnjosti i prošlosti, razlika je u količini novih znanja s obzirom na informacijsko-komunikacijsku tehnologiju koja se danas koristi u uredskom poslovanju, a prije jednostavno nije postojala te oblicima organizacijskih struktura i stilovima rukovođenja. Ali, to su procesi u poslovanju kojemu se uvijek prilagodavamo sada, a ne jučer i pripremamo se za sutra. Komuniciranje, znanje jezika, propisa i osobni izgled uvijek su bili obavezni za tajnicu kao i sada – smatra Bubanović.

Kako se zadaci multiplicitiraju, tako se u posljednje vrijeme većina menadžera prilikom potrage za savršenom tajnicom oslanja na one koje imaju dodatne vještine, a uočava se trend zapošljavanja osoba sa završenim fakultetima. Kako su pokazale Liderove sugovornice, jedini recept za napredak, ali i konkur rentnost na tržištu rada, konstantno je usavršavanje kako bi mogle s iste pozicije pratiti sve mobilnije menadžere.

Povrh ‘hardverskih’ vještina poput završenog tečaja stranih jezika, dakti logije i informatičkog opismenjavanja, poslodavci od svojih tajnica, nakon što se prilagode čudi svog nadređenog, traže i komunikacijske vještine, što je pokazalo i nedavno istraživanje tvrtke Moj posao, prema kojem 38 posto ispitanika očekuje da će njihovi zapošlenici imati iznimne komunikacijske sposobnosti.

Prema riječima stručnjaka, komunikacija se može promatrati s nekoliko razina, pa je tako osim vanjštine tajnice, sadržaja izrečenih riječi i neverbalnog govora potrebno voditi računa o jasnoći izrečenih riječi i davanju konkretnih odgovora ili postavljanju konkretnih pitanja. I to su stvari koje se mogu savladati, pa tako i olakšati neugodne situacije koje potencijalno prijetje.

Kao što to i obično biva, stresne situacije su te kod kojih i vještine komuniciranja najviše dolaze do izražaja, posebno u slučaju grešaka ili iskrsnulog problema. Suradnici su odrasle, formirane osobe i kad počnemo raditi, pomalo se jedni drugima otkrivamo. Ako nastaju problemi, naravno da je rezultat nemoguća suradnja. I jednostavno treba otići i promijeniti posao, jer suradnici sigurno ne mogu promijeniti. Jedno je provjera i testiranje kod prihvaćanja posla, a drugo izvršavanje radnih zadataka. Pogreška može nastati u očekivanjima obje strane. Ali, pogreške su normalne, dozvoljene, otklonimo ih i idemo naprijed – savjetuje Branka Maurović.

Kao što tvrde upućeni, tajnički posao je jedan od onih na koje se moguće ‘nakačiti’, tako da većina tajnica učlanjenih u udruge taj posao obavlja od početka svoje profesionalne karijere. Njihovo je napredovanje u najvećem broju slučajeva obavljanje poslova za članove organizacije koji su viši na hijerarhijskoj ljestvici.

Treba uvijek imati na umu da ljudi rade dobro samo ono što žele i u što vjeruju, a od svakoga treba tražiti onoliko koliko može dati. Da bi izdržala sve napore na radnom mjestu, tajnica mora imati stav pobjednika, a to znači: jasno zamišlja svoju budućnost; nikada ne priznaje poraz; iskorištava sve dostupne mogućnosti u radu i životu; zna da nije savršena i da ima vremena za akciju, nikada se ne pošta kao žrtva; odlučna je u želji za promjenama i napredovanjem; druži se s dobrim ljudima; pronalazi načine da dobije što želi i prihvaća nove životne izazove.

Tajnica je osoba koja ima široko opće obrazovanje, koja je usvojila posebna znanja struke i stekla različite vještine neophodne za obavljanje jednoga lijepe i zahtjevnog zanimanja – zaključila je Branka Maurović.

Najčešće pogreške: ignoriranje pošte, zadržavanje informacija za sebe, oslanjanje na memoriju, kašnjenje, zapošljavanje nebitnih detalja, organiziranje sastanaka u posljednji tren, improvizacija, nepoznavanje vizije i misije tvrtke, vođenje privatnih razgovora pred direktorom, neprofesionalno odijevanje.