Lakše se dogovoriti o gradnji elektrane nego malene ostave

U svijetu rastegnutih lanaca dobave i odnosa dugoročnog outsourcinga tradicionalni oči-u-oci pregovori postaju sve rjeđa pojava, dok suradnja dobiva primat u samim temeljima pregovaranja. Time se mijenja klasična teorija ‘fiksirane pite’, što znači da nečiji probitak nužno znači gubitak nekog drugoga.

Potpredsjednik ste zadužen za strategiju u velikoj kompaniji i dio radne skupine kojoj je šef dao zadatak da osmisli radijalnu strategiju. Hitni prioritet je zaustaviti pad kompanijina udjela na svjetskom tržištu i vratiti poslovanje u plus. Vi i vaših osmero kolega imate dva sata za obavljanje tog posla. Veterani poslovnih škola prepoznat će u ovome parametre klasične case studije. No, u našem primjeru cilj nije stvoriti prekrasno strateško rješenje, već naglasiti pregovaračke vještine sudionika. Predstavnicima proizvodnje, financija, inžinjerima, marketinga i prodaje ovog zamišljenog tima zadatak je pomiriti sukobljene prioritete različitih odjela kako bi se došlo do koherentnog plana. Taj se slučaj na Oxfordu koristi kao alat za vježbanje vještina pregovaranja budućih menadžera i on ilustrira pomak u podučavanju i prakticiranju pregovaračkih vještina. U svijetu rastegnutih lanaca dobave i odnosa dugoročnog outsourcinga, tradicionalni oči-u-oci pregovori u vezi s cijenama sve su rjeđa pojava, suradnja na taj način postaje primarno na osnovi samih uvjeta dogovora. Ipak, organizacije sporo razvijaju vještine nužne za to. Sherman Roberts, bivši direktor programa za pregovaranje na Harvardu i predavač na Oxfordu tvrdi da bez instrukcija ljudi u pregovaranju prolaze prilično loše, pogotovo u pogledu neiskorištenih prilika. Upotrebljivi dogovor zahtijeva da obje strane, odnosno sve strane involuirane u pregovore, nešto odnesu kući. Taj princip vrijedi i prema unutra i prema van. Te su vještine presudne za menadžere javnog sektora i za korporacije.

Kreatori politika teže ‘združenom upravljanju’ odjelima koji blisko surađuju umjesto da uskoro grudno brane vlastiti teritorij, što često podrazumijeva beskrajne rasprave i razmjene usluga. Ipak, principi dobrog pregovaranja nisu uvijek bili jasni. Tijekom 70-ih ekonomisti su pokušali pomoći pregovaračkom procesu sofisticiranim kompjutorskim programima koji su koristili teoriju igara i simulacije. Cilj je bio predvidjeti poteze u višestranim pregovorima na osnovi matematičke ravnoteže prednosti. Nažalost, ljudi često imaju mnoge i različite ciljeve.

Pregovaranje je, općenito, interakcija utjecaja. Takva interakcija, primjerice, uključuje proces rješavanja razmirica, dogovora oko djelovanja, cjenjanja za vlastitu ili kolektivnu prednost ili upravljanje ishodima u korist određenih interesa. Riječ je, dakle, o alternativnom rješavanju razmirica. Pregovaranje uključuje tri osnovna elementa: proces, ponašanje i sadržaj. Proces se odnosi na način pregovaranja, odnosno kontekst pregovaranja, involuirane strane, taktike koje se koriste u fazama u kojima se sve to odigrava. Ponašanje podrazumijeva veze među stranama, njihovu komunikaciju i stilove koje koriste. Ono o čemu se pregovara, poput agende, pitanja (stavovi ili interesi), opcija i samog dogovora naposljetku čini sadržaj. S druge strane, javljaju se arbitraža i posredovanje, slični procesi koji podrazumijevaju iznošenje stavova stranaka u konfliktu pred nepristranom trećom stranom.

Tradicionalno pregovaranje često podrazumijeva win-lose odnos, prema kojem je riječ o igri nultog zbroja, odnosno gdje je riječ o ‘fiksiranoj piti’, što znači da je nečiji probitak nužno gubitak nekog drugoga. Ipak, to se najčešće odnosi na situacije u kojima se pregovara o samo jednom pitanju. Kada je, pak, riječ o nizu problema i stavova, win-win situacija postaje izglednija. Tijekom 60-ih i 70-ih godina prošlog stoljeća intenzivno se počela razvijati teorija takve win-win situacije, dakako uglavnom u akademskim krugovima. Što se, pak, emocija u pregovaranju tiče, ne treba biti veliki mudrac da bi se zaključilo kako pretjerane emocije često vode negativnom ishodu i prekidu pregovora, dok smirenost i njihov izostanak osjetno povećavaju mogućnost obostrano zadovoljavajućeg dogovora.

Mnogo je teže znati kada reći NE. Kad je riječ o sadržaju pregovaranja vrlo je važno biti svjestan svojih i tuđih predrasuda, od kojih se mnoge mogu previdjeti. Jedna od njih je ‘fiksirana pita’, uvjerenje da se pregovori vrte samo oko jednog cilja. Zabijte gol i pregovarač je zadovoljan dok ne otkrije da su postojala još dva ili tri gola koje se moglo postići da je bilo otvorenijeg uma u komunikacijskoj fazi.

Drug je predrasuda slikovitosti ili ono što Northcote Parkinson, pisac i satiričar, naziva ‘sindrom ostave za bicikle’. Prema toj tezi ljudi će se lakše dogovoriti u vezi s nečim što je nejasnije i apstraktnije, poput gradnje atomskih elektrana, nego oko gradnje ostave za bicikle, zato što u početku problematički pristupaju sa stajalištem da je pojedinosti u vezi s nečim tako velikim i komplikiranim netko drugi već utvrdio i zna se sve što o tome treba znati. S druge strane, o ostavi za bicikle svi znaju sve i nisu inhibirani beskrajno raspravljati o svakoj pojedinosti. U pregovorima to znači da će sudionici pridavati više važnosti opipljivima nego neopipljivima pitanjima, iako bi potonja mogla biti važnija.

Poznavanje takvih predrasuda, a Roberts ih je pobrojao ukupno 25, pomaže vještom pregovaraču povećati percipiranu vrijednost ponude. Cilj nije požurivati proces odlučivanja, već olakšati krajnji dogovor. I kao što primjećuje bivši Boeingov prodavač i Oxfordov diplomant, samo zato što prodavanje nečega može potrajati i deset godina što ne znači da treba odustati. Sve što preostaje jest natjerati drugu stranu da cijeni ono što je postigla kako dogovor ne bi propao kada se vrate u ured. Pri ovladavanju umijeća pregovaranja važno je vježbanje, pripremljenost i vještina koji će prije donijeti dobar rezultat, nego intuicija ili pro doran glas.

Bivši i trenutačni studenti na Oxfordovoj Said poslovnoj školi kažu da je važan dio vježbe razmotriti neizgovorene aspekte pregovaranja. Patrick Cadell, odvjetnik u Wolfson Elecronicsu, objašnjava da će u tradicionalnim ugovornim pregovorima odvjetnik jednostavno precrtati klauzulu koja mu se ne sviđa i poslati je svom kolegi s druge strane. No jedno od načela kojega se pridržava Roger Fisher, profesor prava na Harvardu i pionir vježbanja pregovaranja, jest da bolja komunikacija koristi svim stranama. Cadell objašnjava da obično objašnjenje neke promjene može trajati dulje, no može biti i nevjerojatno uvjerljivo. Rutu Dave, čiji posao u UN-ovoj međuvladinoj komisiji za klimatske promjene zahtijeva da pregovara sa 160 zemalja svijeta kako bi došla do konsenzusa, kaže: ‘Sve zemlje krenu žestoko, no onda počnu popuštati’. Činjenica da je žena daje joj prednost, tvrdi. Suparnici vjeruju da je spremnija poslušati što imaju reći što pruža i više prilika za cjenjanje.