Nije dovoljno dati zadatke, treba prepustiti i dio moći

Prenošenje poslova trebalo bi početi s jasnim postavljanjem zadataka i ciljeva podređenom. Treba reći i kakav se rezultat očekuje i do kojeg roka.

Vodim tim od desetak ljudi. Posla je mnogo i sve teže stignem obaviti sve što je potrebno. Nakon desetak godina radnog iskustva na čelu ekipa očekivalo bi se da bez problema određujem tko će obaviti koji zadatak. Na žalost, nije tako. Pokušao sam sve: jasno postavljanje zadataka, rokova, dobra organizacija i podjela poslova. No moj tim ne obavlja zadatake onoliko kvalitetno i brzo koliko očekujem. Najčešće se upletem i riješim stvari. Ja začasno uočim pogrešku koju oni nisu bili sposobni vidjeti i ne mogu shvatiti zašto su toliko neodgovorni. Umrano sam i napet od stalne kontrole, pa često izgubim živce i reagiram neprimjereno grubo, a nakon toga se ne osjećam dobro. Ne znam više što učiniti. Ljuti me njihova sporost i neučinkovitost. Što god sam pokušao promijeniti kod njih, ne daje rezultat. Sve češće razmišljam u čemu grijesim i sâm ne nalazim odgovor.

Svjesni ste da kao vođa tima ne možete obaviti sve poslove sami i spremni ste dio poslova prepustiti timu kojem ste na čelu. Nema idealnog tima i idealnih ljudi, no vaša rečenica da ste pokušali sve kako biste ih promijenili pokazuje smjer kojim biste mogli krenuti da biste polučili drukčiji rezultat. Počnite mijenjati sebe! Za uspjeh delegiranja nije dovoljno prepustiti zadatke, postoji, naime još jedan, iznimno važan preduvjet: trebat ćete se prepustiti i veoma važan stvar – moć!

U našem jeziku ovlastiti nekoga, dati mu pravo da u vaše ime odradi nešto nazivamo: punomoć. I upravo je nužnost prijenosa (sve)moći s nadređene na podređenu osobu potrebna za uspjeh delegiranja. Tek kad uz zadatke i poslove delegirate i pravo na odluku, pravo da onaj kojem ste delegirali pokrene upravo aktivnosti koje sam smatra potrebnim da bi se ostvarili ciljevi, ostvarit ćete uvjete za odgovorno obavljanje zadataka podređenih ili članova tima. No to odgovorno nastupanje vaših podređenih ne ostavlja vas bez posljedica. Odgovornost za rezultat uvijek ostaje na vama. Kako riješiti taj problem? Ukaživanjem povjerenja.

Da biste nekomu dali punomoć, trebate poštovati tu osobu i to joj poštovanje iskazivati u obliku povjerenja koje je spremna prihvatiti. Možda nemate najbolje stručnjake na svijetu, no zadatak je vode izgraditi svoje podređene da bi ojačao tim, a tako i organizaciju. Djeleći zadatke za koje smatraste da će ih drugi obaviti bolje od vas, obrazujući one za koje mislite da imaju potencijal, davanjem naloga onima koji imaju potrebno iskustvo i znanje da obave zadatak krećete putem organizacije timskog rada koje će dati očekivane rezultate. Postupak delegiranja uvijek neka počne s pripremom i planom zadataka i ciljeva kojima ćete jasno i jednoznačno dati zadatak podređenom, kao i kakav rezultat očekujete i u kojem vremenu. Razgovarajte o planu aktivnosti koje podređeni namjerava provesti, tražite povratne informacije. Smjernice dajte na zahtjev podređenog i postupak će ići prirodnim putem. Nadgledajte one koji nemaju dovoljno iskustva, no, prije svega, budite im na raspolaganju za pitanja. Motivirajte samostalne. Nakon obavljena zadataka procijenite uspješnost i prenesite to podređenima da biste im omogućili stjecanje iskustva.

Ljudi postaju nervozni kad odlučuju pod pritiskom i znaju li da se od njih očekuje previše, lako griješe.

Kad podređeni preuzimaju zadatke, znaju da od njih nešto očekujete. U ljudskoj je prirodi da na pritisak izvana reagiramo otporom (i strahom). Odlučivanje pod pritiskom čini ljude nervoznima i ako znaju da se od njih očekuje previše ili ih nadređeni ne razumije, lako griješe. No stvarajući pozitivno okruženje u kojem se pogreške toleriraju da bi se na njima učilo, vi zapravo smanjujete pritisak na podređene. Budite strpljivi i spremni omogućiti pravo na pogrešku da biste poučili člana tima i osigurali mu da stekne iskustvo. Svojim strpljenjem i potporom osigurat ćete podređenima da prirodnim putem izrastu i dođu na razinu potrebnu za uspješno obavljanje posla. Taj proces može trajati, no ukazujući povjerenje podređenom da će na svoj način ostvariti rezultat, doći ćete do svog cilja. Omogućit ćete članovima tima da razviju vještine donošenja odluka i steknu potrebno iskustvo. Budite strpljivi. Nemojte upasti u zamku da sami odradite posao ili kažete podređenima kako riješiti problem jer ćete cijeli postupak vratiti na sâm početak. Tako bi samo postali ovisni o vama i vašim idejama. Podređene trebate potaknuti da uz vaše vodstvo sami iznalaze rješenja i da za rezultat budu nagrađeni poštovanjem i tako preuzmu odgovornost za izvršenje zadataka.