Nove tehnologije i organizacija poslovnih skupova

Projektor, platno i ozvučenje standardna su oprema svih evenata, ali sve više konferencija zahtijeva opremu koja mora biti u trendu sa stupnjem razvoja industrije. U želji da predavanja budu što dinamičnija, suvremeni predavači više ne vole mikrofone na govornici.

Budući da se pogreške u svijetu biznisa skupo plaćaju, bilo da je riječ o prezentaciji proizvoda za pet ljudi, poslovnom skupu za nekoliko stotina ili kongresu za nekoliko tisuća ljudi, organizatori raznim načinima koje im omogućuje razvoj novih tehnologija krpaju nedostatke ponude kongresnog turizma u Hrvatskoj. Istražili smo koji su idealni uređaji i oprema koji prate organizaciju konferencija te koliko je tehnološki razvoj promijenio sliku prezentacija, seminara i poslovnih skupova.

• S obzirom na to da se ljudi na kongresima okupljaju da bi razmijenili iskustva i informacije, prenijeli znanje i poboljšali međusobne kontakte – i da su ti razlozi bili jednaki i prije 40 godina i sada, oprema koja im u tome pomaže koncepcijski (ne i tehnološki) vrlo je slična i danas. Da bi se ljudi u velikoj grupi međusobno čuli, trebaju im mikrofoni i ozvučenje. Da bi se – ako među predavačima ili sudionicima ima stranaca – međusobno razumjeli, treba im sustav simultanog prevođenja. Da bi izlaganja mogli arhivirati, treba ih snimiti. Budući da slika govori više od tisuću riječi, za što bolje prezentiranje potrebni su sustavi vizualizacije – objašnjava Adem ml. Suljić, direktor tvrtke AS Kongresni Sistemi d.o.o., koja se bavi konzaltingom, prodajom i opremanjem kongresnih objekata. Tvrtka je dio grupacije AS Kongresni Servis d.o.o. koju je 1966. osnovao te je i danas uspješno vodi njegov otac Adem Suljić, pa tata i sin najbolje mogu usporediti kakva je oprema bila neophodna na poslovnim skupovima nekada i kako je sada.

• Ono čega nekad nije bilo, a što danas i u Hrvatskoj polako postaje standard, jesu sustavi za interaktivnu komunikaciju, takozvani Group Response, Audience Response – sustavi za bežično interaktivno glasovanje – govori Adem Suljić te navodi prednosti koje jedan takav sustav omogućuje: povećava se efikasnost predavanja i olakšava posao svim sudionicima konferencije jer omogućuje grupnu komunikaciju i trenutačni feedback svih sudionika odjednom. Ispunjavanje, prepisivanje i analiza ‘anketa’ više se ne rade olovkom i papirom, već elektronski i u vremenu koje se broji u sekundama. Neki će spomenuti i internetsku ili GSM/GPRS komunikaciju, kao i sustave videokonferencija. No, koliko god da su one uzele maha kroz posljednjih deset ili petnaest godina, ipak nisu mogle zamijeniti osobne kontakte, niti se očekuje da će se to dogoditi, barem ne u bliskoj budućnosti, smatra Suljić.

• Zbog globalno ubrzanog ritma života i posla, rokovi za pripremu i realizaciju projekata koji se postavljaju pred tvrtke koje se bave ovim poslom kraću su nego prije deset ili dvadeset godina. No, za razliku od tadašnjih, današnji sustavi su automatizirani, lakše i brže se postavljaju i tehničarima omogućuju manji angažman nego prijašnjih godina. Ljudski faktor je nezamjenjiv. Tko god rekao da može odraditi skup bilo koje vrste bez tehničara, taj ne zna kakvi sve problemi iz toga mogu nastati, bez obzira na najmoderniju opremu – govori Suljić mladi.

Hrvatskoj nedostaje višefunkcionalan konferencijski prostor s pratećom infrastrukturom i kvalificiranim stručnjacima koji može primiti konferencije veće od dvije tisuće ljudi, smatra Petra Čiček, menadžer komunikacija iz Microsofta Hrvatska, tvrtke u čijoj se organizaciji već osam godina zaredom na više od deset lokacija u Opatiji (u hotelima, sportskim dvoranama, umjetničkim galerijama) održavaju WinDaysi, najveća IT konferencija u regiji. Dodaje da zbog toga Microsoft u suradnji s partnerima za potrebe konferencije svake godine podiže vlastitu infrastrukturu, odnosno podižu šatore, prenamjenjuju hotelske dvorane u konferencijske dvorane, postavljaju kompletnu bežičnu internetsku mrežu po Opatiji kao i računala i servere za podizanje konferencijske infrastrukture, postavljaju i audiovizualnu tehniku, pozornicu za svečanosti otvaranja i zatvaranja konferencije i potrebe večernjih zabava te posebno organiziraju ručkove i večere za dvije tisuće sudionika konferencije u sklopu sportske dvorane.

Aleksandar Saša Vučković, account menadžer Status grupe, agencije koja sudjeluje u organizaciji WinDaysa, slaže se da je tehnika neizbježan segment svake konferencije, pogotovo ako uključuje više sudionika. Na temelju zahtjeva njihovih klijenata, kao standardnu opremu evenata u njihovoj organizaciji navodi projektor, platno i ozvučenje. Naravno, oprema ovisi o specifičnostima konferencije, koja pak ovisi o vrsti klijenta i događaja, broju sudionika, veličini dvorane, stupnju zamračenosti prostora te posebnim zahtjevima klijenata. Vučković dodaje da sve više konferencija zahtijeva opremu koja mora biti u trendu s stupnjem razvoja industrije i odskače od standardne, ovisno o budžetima tvrtki. Tako se često na konferencijama koriste sustavi s dva ili više platna, široki ekran (widescreen) kao i kombinacija više projektora na jednom platnu radi stvaranja efekta ‘slike u slici’.

• Na pozornici često moramo priključivati i nekakav specifičan hardver koji se ili prezentira kao takav ili je potreban za pokretanje nekog softvera. Riječ je o kombinaciji više računala, manjeg servera ili o statičnoj kameri (prezentacija rada softvera na mobilnim uređajima s manjim ekranima). S tim u vezi potrebno je istaknuti činjenicu da se dio konferencija snima jednom ili s više kamera, što za potrebe klijentove arhive, što za potrebe nekih televizija ili produkcijskih kuća, što opet za sobom povlači određenu vrstu opreme koja nadilazi osnovni sustav – nastavlja Vučković.

U želji da im predavanja budu što dinamičnija, sve više modernih predavača ne vole klasični način postavljanja mikrofona na govornici. U takvim slučajevima koriste se tzv. bu-bice ili headset mikrofoni. Poželjno bi bilo da veće dvorane imaju i dodatnu kabinu za tehniku odakle se upravlja svim uređajima u dvorani te konstrukciju na koju je moguće dodavati posebna svjetla za postizanje svjetlosnih efekata u dvorani. Budući da opremanje konferencijskog prostora ne završava u dvorani, vrlo je važno da dvorana ima i odgovarajuću pristupnu infrastrukturu poput parkirališta, garderobe, zahoda, prostora za registraciju sudionika… Uz navedenu opremu koja prati poslovne skupove, svaki hotel, bez obzira na to orijentira li se na kongresni ili klasični turizam, kao standardnu uslugu gostu mora ponuditi mogućnost korištenja radnih stanica, prijenosnih i stolnih računala, brzi i sigurni bežični internet, različitu mrežnu opremu, IP telefoniju i slično.

Za razliku od situacija kad organizatori različitih evenata od tvrtki unajmljuju opremu i već unaprijed znaju što im treba, situacije kad se oprema kupuje i kad se planira trajno opremanje nekog objekta kriju mnoge zamke. Primjerice, u sedamdesetima i osamdesetima obitelj Suljić svojim je klijentima sugerirala: ‘Ne riskirajte veliku investiciju – unajmljujte sve dok nećete imati toliko posla da sami zaključite da vam se kupnja više isplati od najma’. Isto pravilo vrijedi i danas, s time da danas stvari izgledaju malo drugačije. Drugačiji su zahtjevi korisnika. Ono što je nekad bilo ‘i više nego dovoljno’, danas u očima mnogih – iako često i neopravdano – izgleda kao ‘širomašno’ pa se zato ni današnje investicije u opremanje kongresnih prostora svakako ne mogu smatrati jeftinim.

• Moderno digitalne tehnologije i kompleksni sustavi automatizacije i upravljanja koji nisu neophodni, ali ih krajnji korisnici sve češće očekuju – sve su samo ne povoljni pa, iako je postotak broja investitora u fikso opremanje prostora (u odnosu na one koji unajmljuju) sada veći nego nekad, ne može se reći da je prodaja opreme premašila najam. To je i normalno budući da za takav trend i dalje postoje opravdani ekonomski razlozi – zaključuje Suljić.