Putokaz za organizaciju savršenoga poslovnog skupa

Da se u organiziranju poslovnih sastanka krije slastan tržišni kolač, potvrđuju statistički podaci: od 5.191 poslovnog skupa održanog u Hrvatskoj od lanjskog je siječnja do studenoga ostvareno 219 milijuna kuna prometa.

Domaće event agencije već su dobrano izašle iz sramežljive faze i upustile se u organiziranje raskošnih manifestacija s pregršt zanimljivih ideja da bi privukle medijsku pozornost. Upravo je zato Microsoftova središnjica uputila laskavi komentar zagrebačkoj agenciji Status grupi, organizatorici konferencije Microsoft WinDay, za videofilm kojim ju se najavljivalo. Naime, glavešine u Seattleu bili su toliko oduševljeni uratkom koji zrcali humanu stranu vodeće svjetske kompanije da su u poruci rekli da je jedan od najboljih koji su vidjeli u Microsoftu. Stoga su posve neočekivano zagrebačkim videofilmom otvorili svoj globalni event Microsoft Fusion za poslovne partnere diljem svijeta. Ove godine Status grupa već osmi put organizira regionalnu Microsoftovu konferenciju, koja je postala jedan od najvećih događaja u zemlji, a u sklopu softverskog se diva afirmirala kao poseban brend. Tako će u travnju Opatija ugostiti dvije tisuće osoba na petodnevnoj ceremoniji.

• To je uistinu velik projekt: na njemu zajedno sa svojim partnerima radimo nekoliko mjeseci. Naš je posao sve što se odnosi na marketing, počevši od naziva koji smo osmisli, logotipa konferencije, osmišljavanja otvorenja i zatvaranja konferencije, izrade vizualna, brošura, letaka, akreditacija, poziva i darova, najma tehnikе, hostesa itd. – kaže izvršna direktorica Status grupe Ljiljana Jurković.

Da se u organiziranju poslovnih sastanka krije slastan tržišni kolač, potvrđuju statistički podaci: od 5.191 poslovnog skupa održanog u Hrvatskoj od lanjskog je siječnja do studenoga ostvareno 219 milijuna kuna prometa, a 380 tisuća sudionika nazočilo je različitim poslovnim skupovima.

• Organizacija poslovnog skupa počinje određivanjem ciljeva koje klijent želi postići. Ključno je da agencija razumije ciljeve da bi mogla naći najbolja rješenja – kaže Manuela Šola Oršić, direktorica Abrakadabre, agencije za odnose s javnošću i event menadžment.

Ciljevi pak mogu biti raznoliki, dodaje ona, primjerice ostvarivanje prihoda prodajom kotizacija, privlačenje pozornosti medija na proizvod ili tvrtku, prikupljanje kvalitetne CRM informacije, ali i impresioniranje poslovnih partnera, lobistički utjecaj te utjecaj na ključnu javnost ili prezentacija glavnih smjernica poslovne politike. U Status grupi nakon sastanka s klijentom, na kojem on izloži svoj zahtjev, okupe tim suradnika i podijele odgovornost za svaku aktivnost.

• Tom poslu pristupamo stručno i kreativno, osmišljavamo cijelu priču tako da ideja, prostor, vizualni, gosti, hrana koju nudimo, darovi i svi drugi elementi čine cjelinu – objašnjava Ljiljana Jurković iz Status grupe.

Nakon određivanje ciljeva koje klijent želi postići, određuje se ciljna skupina. Najčešće su to srednji i top-menadžment, voditelji prodaje, akademski zajednica ili pak stručnjaci na nekom području.

• Kad se odredi broj uzvanika i okvirni proračun, agencija razrađuje ideju konferencije i odmah je prevede u jezik brojaka, odnosno sastavi detaljni cjenik za cijeli projekt. Nakon što ga klijent odobri cjenik, kao i agenciju naknadu, počinjemo organizirati skup – kaže Manuela Šola Oršić.

Agencijski timovi velik dio vremena pripremaju tijek ceremonije i osmišljavaju detalje, no ponuđu klijentu konačnici ne mora prihvatiti. Često klijenti, kažu u event agencijama, ne znaju što žele.