Treba naći pravu mjeru u tome kako zadiviti druge

Da se u organiziranju poslovnih sastanka krije slastan tržišni kolač, potvrđuju statistički podaci: od 5.191 poslovnog skupa održanog u Hrvatskoj od lanjskog je siječnja do studenoga ostvareno 219 milijuna kuna prometa. Domaće event agencije već su dobrano izašle iz sramežljive faze i upustile se u organiziranje raskošnih manifestacija s pregršt zanimljivih ideja da bi privukle medijsku pozornost. Upravo je zato Microsoftova središnjica uputila laskavi komentar zagrebačkoj agenciji Status grupi, organizatorici konferencije Microsoft WinDay, za videofilm kojim ju se najavljivalo. Naime, glavešine u Seattleu bili su toliko oduševljeni uratkom koji zrcali humanu stranu vodeće svjetske kompanije da su u poruci rekli da je jedan od najboljih koji su vidjeli u Microsoftu. Stoga su posve neočekivano zagrebačkim videofilmom otvorili svoj globalni event Microsoft Fusion za poslovne partnere diljem svijeta. Ove godine Status grupa već osmi put organizira regionalnu Microsoftovu konferenciju, koja je postala jedan od najvećih događaja u zemlji, a u sklopu softverskog se diva afirmirala kao poseban brend. Tako će u travnju Opatija ugostiti dvije tisuće osoba na petodnevnoj ceremoniji.

• To je uistinu velik projekt: na njemu zajedno sa svojim partnerima radimo nekoliko mjeseci. Naš je posao sve što se odnosi na marketing, počevši od naziva koji smo osmisli, logotipa konferencije, osmišljavanja otvorenja i zatvaranja konferencije, izrade vizualna, brošura, letaka, akreditacija, poziva i darova, najma tehnikе, hostesa itd. – kaže izvršna direktorica Status grupe Ljiljana Jurković.

Da se u organiziranju poslovnih sastanka krije slastan tržišni kolač, potvrđuju statistički podaci: od 5.191 poslovnog skupa održanog u Hrvatskoj od lanjskog je siječnja do studenoga ostvareno 219 milijuna kuna prometa, a 380 tisuća sudionika nazočilo je različitim poslovnim skupovima.

• Organizacija poslovnog skupa počinje određivanjem ciljeva koje klijent želi postići. Ključno je da agencija razumije ciljeve da bi mogla naći najbolja rješenja – kaže Manuela Šola Oršić, direktorica Abrakadabre, agencije za odnose s javnošću i event menadžment.

Ciljevi pak mogu biti raznoliki, dodaje ona, primjerice ostvarivanje prihoda prodajom kotizacija, privlačenje pozornosti medija na proizvod ili tvrtku, prikupljanje kvalitetne CRM informacije, ali i impresioniranje poslovnih partnera, lobistički utjecaj te utjecaj na ključnu javnost ili prezentacija glavnih smjernica poslovne politike. U Status grupi nakon sastanka s klijentom, na kojem on izloži svoj zahtjev, okupe tim suradnika i podijele odgovornost za svaku aktivnost.

• Tom poslu pristupamo stručno i kreativno, osmišljavamo cijelu priču tako da ideja, prostor, vizualni, gosti, hrana koju nudimo, darovi i svi drugi elementi čine cjelinu – objašnjava Ljiljana Jurković iz Status grupe.

Nakon određivanje ciljeva koje klijent želi postići, određuje se ciljna skupina. Najčešće su to srednji i top-menadžment, voditelji prodaje, akademski zajednica ili pak stručnjaci na nekom području.

• Kad se odredi broj uzvanika i okvirni proračun, agencija razrađuje ideju konferencije i odmah je prevede u jezik brojaka, odnosno sastavi detaljni cjenik za cijeli projekt. Nakon što ga klijent odobri cjenik, kao i agenciju naknadu, počinjemo organizirati skup – kaže Manuela Šola Oršić.

Agencijski timovi velik dio vremena pripremaju tijek ceremonije i osmišljavaju detalje, no ponuđu klijentu u konačnici ne mora prihvatiti. Često klijenti, kažu u event agencijama, ne znaju što žele.

Misao vodilja priređivanja poslovnog skupa zapravo je uvijek zadiviti druge, ali pritom, kažu upućeni, treba naći pravu mjeru nametljivosti i zagovaranja u tom emotivnom biznisu. Poslovni skup dobiva na prestižu sudjelovanjem što više sveučilišnih profesora, doktora i znanstvenika. Kad event menadžeri dovedu vrsne znalce, i komunikacija na skupu je drukčija – manje je praznog hoda, a više se razgovara o poslu.

• Za poslovne je konferencije najvažniji vrhunski govor. Katkad se cijeli skup temelji na jakom predavaču, primjerice Marketing Genius Masterclass – dvodnevna konferencija na kojoj će guru Peter Fisk (autor bestsela Marketinški genij i Poslovni genij) u zagrebačkom Avenue Mallu predstaviti najnovije marketinške ideje. Poslovna konferencija dobiva na važnosti kad je uvodničar poznata i respektabilna osoba iz gospodarskog i političkog života. Kvaliteta poslovnog skupa zrcali se u snazi programa jer on, u načelu, privlači sudionike. Strani su predavači u pravilu znatno skuplji od domaćih, ali nerijetko ih ne privlači novac, nego zanimanje njihove tvrtke za promociju na hrvatskom tržištu – tumači Manuela Šola Oršić.

Glavni sadržaj skupa često osmišljava klijent, on sâm bira predavače, a agencije preporučuju i uskaču sa stvaralačkim idejama da bi događaj bio privlačniji i poruka ciljnoj skupini što jasnija i lako prijeljiva.

• Tako smo na predstavljanju softvera Dynamics, koji služi malim i srednjim tvrtkama za bolju organizaciju poslovanja, predložili da jedan od govornika bude Lino Červar, i to upravo kad su naši rukometaši osvojili zlato, da ispriča koliko je važna dobra organizacija tima, bilo u poslovnom bilo sportskom okruženju, i do kojih rezultata može dovesti – govori Jurković iz Status grupe.

Uža sve nesvakidašnje ideje i ekstravagantni program priređbe koji planiraju domaće agencije, poput divovske kocke obložene slagalicom na zagrebačkom Cvjetnom trgu, inscenacije Božića iz doba Charlesa Dickensa ili organiziranje panoramskog leta iznad Hrvatske, uvijek je nezaobilazna sitnica – hrana i piće. Oni, nisu li ‘prva liga’, bez obzira na sve mogu baciti sjenu na priredbu.

• To je tako zato što je kod nas domaćinska kultura vrlo važna. Sudionici poslovnih skupova vole se osjećati počašćenima i redovito će prigovoriti primijete li da hrana i piće nisu na razini – smatra direktorica Abrakadabre.

Poslovni skupovi različito se organiziraju s obzirom na tip klijenta koji angažira agenciju. Izvršni direktor event agencije Da! Tomislav Ricov napominje da je, kad skupove organizira tvrtka za svoje zaposlenike, cilj priređbe pojačati osjećaj zajedništva i zadovoljstvo pripadnosti kompaniji.

• Na takvim se eventima veliki naglasak stavlja na zabavu i opuštenost. Kad je riječ o skupovima koje tvrtke organiziraju za klijente, fokus je više na vrhunskoj usluzi i programu – objašnjava Ricov.

Ipak, treba paziti da previše opuštenosti, jela i pića ne naštete ugledu tvrtke. U pravilu, organizacija velikih poslovnih događaja iziskuje velik napor, usklađenost i usuglašavanje više usporednih događaja na jednome mjestu, pa mnoge stvari mogu krenuti nizbrdo. Sitni su problemi rješavaju u hodu, pa njih nitko od sudionika i ne primijet.

Krupne pak probleme, primjerice nemogućnost dobavljača da isporuči dogovorenu robu ili usluge, iskusni i odvažni organizatori mogu lako predvidjeti i pronaći alternativna rješenja. S druge strane vremenske su prilike često nepremostiva zapreka koja timovima event agencija zadaje itekakve glavolje: jak vjetar može porušiti kulise i scenografiju na otvorenom ili pak onemogućiti održavanje događaja.