Krenite malim koracima: nabavite košarice ili plastični ladičar s tri pretinca s nazivima: riješiti, delegirati, arhivirati. Papiru koji nema mjesta ni u jednom od njih mjesto je u – košu za smeće.
Radni stol mi je u totalnom neredu i ne znam što da radim! Zatrpan sam poslom i jednostavno nemam vremena ‘slagati papire’. Bojim se da me ta moja neurčnost jednoga dana ne baci u posvemašnju nemilosću, jer mi se čini da komentari mog šefa već idu u tom smjeru. A ja si jednostavno ne mogu pomoći. Gledam u hrupu papira na stolu i ne znam odakle bih počeo. Možda vam se moj problem čini nevažnim, ali osjećaj nemoći koji me obuzme kad pogledam hrupu papira ponekad me progađa i nakon posla. Priznajem da isti nered vlada i u mojim papirima u privatnom životu. Postoji li neki učinkovit sustav kako bih ne samo doveo ‘stol’ u red, nego ga i uspješno održavao?
Brzina kojom se nižu radni zadaci, često nam onemogućuje da dio vremena posvetimo tako ‘banalnim’ stvarima kao što je organizacija, arhiviranje, administrativnim poslovima i sličnome. Onaj tko u svom dnevnom rasporedu nema nijedan od tih poslova, nakon nekog vremena shvati da su i te naoko nevažne stvari iznimno bitne kako bi radni dan, pa i sveukupni posao urodio plodom. Često nepotreban gubimo dragocjeno vrijeme tražeći neki papir, neku bilješku, neku informaciju… Dobra organizacija može vam pomoći ne samo da uštedite vrijeme koje vam uvijek nedostaje kako biste obavili sve što se od vas očekuje nego i, jednako važno, iskoristili informacije koje ‘tu negdje’ leže neiskorištene.
Kada nemate sustav koji daje rezultat, već se stihijski odnosite prema održavanju reda u uredu, ne samo da trošite više vremena nego i ne znate odakle biste kretnuli. Neki ljudi imaju jednostavno pravilo, sve što nisu taknuli godinu dana, bacaju u smeće. Nisam pristala to pravila, i to ne samo zato što vam se može dogoditi da vam neki dokument ipak zatreba već i zato što postoje i zakonske odredbe o čuvanju dokumenata. Zakon propisuje vremenske obveze držanja dokumentacije. Imajte na umu da ste neke dokumente obvezni čuvati i nekoliko godina.
Krenite zato malim koracima i prije svega nabavite košaricu, mape ili plastični ladičar s tri pretinca kojima nadjenite nazive: ‘riješiti’, ‘delegirati’, ‘arhivirati’. Za papire za koje nema mjesta ni u jednoj od navedenih ladica postoji sigurno mjesto: rezač papira, a ako u dokumentu nema povjerljivih informacija koristite – koš za smeće.
