KAFIĆ ZNANJA: Okrugli stol kralja Artura među modernim menadžerima

Iz spontanog okupljanja u kafiću Knowledge café danas je prerastao u organiziranu akciju u kompanijama. U svakoj se kulturi prilagođava navikama i mentalitetu ljudi, a u domaćoj bi ga kulturološkoj sredini bilo lako primijeniti.

Staromodni će šef vjerojatno podići veliku buru i smišljati raznorazne kazne nakon što neočekivano bane u neki odjel, a uredski šterber mu priopći da ostatak tima ispija kavu u obližnjem kafiću i da su tamo već dulje od pola sata, a on ih, jadan, čeka da počnu raditi. Moderan će šef uredskog šterbera pitati što on onda radi u uredu kad mu je cijeli tim na drugome mjestu i razmislići bi li šterbera možda trebao otpustiti.

Naime, jedna je menadžerica velike kompanije svojedobno zatekla petero svojih zaposlenika kako živahno razgovaraju o projektu na kojem rade u kafiću prije službenog sastanka o napretku projekta. Odlučila im se prodružiti jer im je ostalo još nekih desetak minuta vremena. Šefica je naručila kavu i odlučila sjedeći na rubu stola prelijetati dnevne novine. Nitko nije pretjerano doživljavao njezinu prisutnost.

Članovi tima su jedni drugima prepričavali što su sve napravili, što treba promijeniti, na koje su probleme naišli, što je pošlo po zlu, a što je dovelo do fantastičnih rezultata. Dijelili su se savjeti i davali prijedlozi. Mislima u novinama, jednim uhom šefica je slušala svoje uposlenike i nakon nekog vremena shvatila da zapravo pozorno sluša i samo se pravi da čita novine. Davno je isteklo onih deset minuta do službenog sastanka. I onda je šefica rekla:

• Ne bih vas htjela ometati, ali biste li vi htjeli da se preselimo u sobu za sastanke i nastavimo razgovor o projektu ili da se ja ovdje uključim u razgovor jer vam zaista dobro ide; na površinu je izašlo pregršt fantastičnih ideja? Ostali su na kavi nakon koje su se posvetili novim projektnim zaduženjima rođenima u kafiću.

Tako je prema poslovnoj legendi nastao ‘kafić znanja (Knowledge café), jedan od alata menadžmenta znanja (Knowledge management) koji je iz spontanog okupljanja oko kavanskog stola danas prerastao u organiziranu akciju u kompanijama predvođenu konzultantima. U svakoj se kulturi dijelom svijeta drugačije organizira i prilagođava navikama i mentalitetu ljudi, a u domaćoj bi ga kulturološkoj sredini trebalo biti nadasve lako primijeniti.

Nalaženje u kafiću radi bistrenja nekih ideja i izazova vjerojatno i jest spontana praksa domaćih menadžera, pa se zato od modernog šefa i ne očekuje drugo doli zadovoljstva kada čuje da mu tim ispija kavu. No, moderni je menadžment ipak mnogo više od spontanosti i snalažljivosti, pa stremi tome da ono što se slučajno pokaže kao dobra praksa pretvori u pravilo, podari mu strukturu i time maksimalizira učinke. Tako bi svaki moderni šef, osim što odobrava odlažak svog tima na kavu unutar radnog vremena, trebao razmisliti o testiranju učinaka organiziranoga kafića znanja u svojoj kompaniji ili odjelu. Koncept je više nego jednostavan kad je u njega uključeno od 12 do 30 ljudi, no u današnjoj menadžerskoj praksi vješti konzultanti upravljaju kafićima znanja u kojima sudjeluje i do tisuću zaposlenika, što onda, dakako, traži malo veće organizacijske napore i podosta discipline.

Čemu služi Kafić znanja:

pomaže sudionicima u razumijevanju složenih pitanja
potiče generiranje novih ideja i unapređenje inovacija
proces donošenja odluka čini kvalitetnijim
omogućuje lakše rješavanje manjih problema u odjelu ili projektu
vodi uspješnijem postizanju konsenzusa u vezi s predloženim planom rada
otkriva vlastite i tude predrasude o nekom pitanju
pospješuje razmjenu stručnih znanja među sudionicima
podiže kvalitetu međusobnih odnosa zaposlenika i podiže učinak timskog rada

Upravo zbog kreiranja slobodnije atmosfere neki stručnjaci savjetuju da se kafić znanja organizira za zaposlenike iste razine te da ne donosi očekivane učinke sudjeluju li u njemu nadređeni zajedno s podređenima u organizaciji, no to naravno uvijek ovisi o kulturi organizacije u kojoj se kafić znanja primjenjuje.

Među konzultantima koji organiziraju kafiće znanja različita su mišljenja o tome za što je takva tehnika podobna pa neki savjetuju da je kafić znanja koristan za razmjenu spoznaja unutar kompanije, razvoj dobre prakse u tvrtki, međusobno umrežavanje zaposlenika, razvoj novih perspektiva i novih ideja. Također, ne preporučuju ga kao menadžerski alat kad je riječ o rješavanju konkretnog problema i definiranju plana rada, kao niti za proces donošenja odluka ili za sastanke koji su zamišljeni da se protegnu na nekoliko dana, a ne tek na nekoliko sati. Drugi pak smatraju da se uz kavu može kvalitetno razgovarati o svemu. Neki i danas tvrde da kafić znanja gubi smisao kad u njemu sudjeluje više od 12 ljudi, no s obzirom na to da svakom alatu koji se pokaže dobrim ne gine omasovljanje, kafić znanja danas se u velikim organizacijama organiziraju i za tisuću ljudi.

I dok će vjerojatno mnogi reći kako je ovdje riječ o izmišljotinama konzultantske industrije i preprodaji postojeće pameti, što se može podvlati samo naivčinama, možda nije naodmet razmisli bi li kafić znanja bio dobar alat za buđenje ‘genijalaca’ koje je kompanija zaposlila prije nekoliko godina a sada su se nekako uspavali, ili je korisno sredstvo za generiranje novih ideja u opuštenijoj atmosferi. Mnogi se, naime, ne usude ništa reći u sterilno sivoj sobi za sastanke s crnim foteljama i šefom mrka pogleda na čelu stola. A istodobno bi za kompaniju bilo dobro da što prije počnu govoriti.

Atmosferu u kojoj se održavaju takvi razgovori potrebno je učiniti što neformalnijom, po mogućnosti što sličnijom pravom kafiću, a preporučuje se i korištenje prostora u kafićima. Također je, naravno, bitno da sudionicima budu dostupni kava, sokovi i grickalice. Cilj je kafića znanja okupiti ljude i potaknuti ih na otvoren i kreativan razgovor kako bi na površinu isplivalo njihovo kolektivno znanje, kako bi razmjenjivali ideje i tako stekli dublji uvid u problematiku kojom se bave, što bi na kraju trebalo rezultirati akcijom u smjeru boljeg donošenja odluka ili uvođenja inovacija. Za to je nužno da se razgovora u formi dijaloga, pa tako postoje i neki osnovni principi razgovaranja, na koje je moderator dužan upozoravati.

Od sudionika se očekuje da se oslobode predrasuda i da ne osuđuju druge sudionike. Također je nužno da pažljivo promatraju razvoj situacije i pozorno slušaju jedni druge. Najvažnije je, međutim, da razlike u mišljenju u vezi s nekom temom budu dobrodošle i da se grupa prihvati njihova dublje istraživanja. Bit je ideje u tome da se iz različitosti mišljenja uči, a ne da ih se osporava. Sudionici kafića znanja trebali bi, kažu studenici, odoljeti potrebi da budu politički, odnosno korporativno korektni, jer se od njih traži upravo suprotno, ali nije poželjno ni čvrsto zauzimanje pozicija kojima bi se onda netko drugi suprotstavljao. Sudionici bi trebali imati na umu da je od izlaganja važnije pozorno slušanje drugih. Treba kreirati atmosferu u kojoj se slobodno može razgovarati o temama za koje se inače vjeruje da su u radnoj organizaciji zapravo tabu.

Zanimljivo je da su u kafiću znanja svi sudionici jednaki i slobodno se mogu manje i cilj djeljenje znanja u kompaniji radi stvaranja novog znanja?

Jednostavno je i svaka kompanija može pokušati, a nije ni skupo. Koncept kafića znanja sličan je konceptu diskusijske grupe, no ipak ima neke posebnosti. Sudionici kafića podijeljeni su u manje grupe od pet do šest sudionika maksimalno, a jedna je osoba za stolom moderator razgovora. Moderator objašnjava ciljeve razgovora iz kojeg na kraju mora prikupiti ideje, no on ne upravlja razgovorom, već je ideja da se razgovor razvija slobodno. Moderator može zabilježiti ili više uključivati u razgovor.