Kako do stipendije od 90.000 kuna

Konferencija za novinare jedan je od najzahtjevnijih i najrizičnijih oblika odnosa s medijima kojim se može privući pozornost medija i realizirati važne komunikacijske ciljeve, ali i ozbiljno narušiti javna slika organizacije. U pravilu saziva se samo kad je ono što se želi priopćiti važno za organizaciju, ima javnu težinu i medijski potencijal, kao i kad se novinarima želi omogućiti razgovor s vodećim osobama organizacije. Kako bi se adekvatno realizirali zacrtani komunikacijski ciljevi potrebno je obratiti pozornost na mnogobrojne čimbenike koji utječu na uspješnost presice.

Odaziv novinara uvelike će ovisiti o tome kada se i gdje saziva presica, što joj je tema te na koji ih se način i kada poziva. U pozivu je dobro najaviti temu, govornike, vrijeme i mjesto održavanja te navesti svoje kontakt-podatke. Poziv je nužno poslati faksom i e-mailom najkasnije dva dana prije održavanja te dan prije konferencije telefonom provjeriti tko će se od novinara odazvati.

Presicu je najbolje organizirati u vlastitom prostoru ili na mjestu koje je povezano s onim što radite, i to radnim danom prijepodne u trajanju ne duljem od 20-ak minuta. Pola predviđenoga vremena treba odvojiti za izlaganja, a pola za odgovore na pitanja. Također, treba provjeriti i osigurati funkcionalnost prostora u kojem se presica održava – postaviti natpise s imenima govornika, osigurati ozvučenje i opremu za eventualnu multimedijalnu prezentaciju, uskladiti raspored, brendirati prostor (plakati, banneri…), predvidjeti mjesta za novinarske mikrofone i diktafone i bežični mikrofon za novinarska pitanja. Ujedno, treba osigurati i press-materijale i organizirati osobe koje će na ulazu dočekivati novinare.

Od ključne je važnosti i dobra priprema glavnih govornika, sastavljanje popisa vjerojatnih pitanja, određivanje redoslijeda govornika i njihovih tema, eventualna proba s govornicima i inzistiranje na jasnoći, konkretnosti i sažetosti odgovora, priprema natuknica i ‘zvučnih’ naglasaka za citate kojima će se novinari moći koristiti, priprema prezentacije i materijala prikladnih za ilustraciju podataka. Također, posebnu pozornost treba posvetiti potencijalnim neugodnim pitanjima te pripremiti govornike da na njih odgovore mirno.

Pri dolasku na presicu, novinari se evidentiraju za posebnim stolom na kojem se dijele i press-materijali. U današnjem globaliziranom svijetu krizne situacije sve više uzrokuju posve novi i neočekivani izvori. Uspješan izlazak iz krize postaje pitanje preživljavanja organizacije, kao i dokaz njezine snage, fleksibilnosti i sposobnosti prilagodbe.

Učinkovito upravljanje krizom počinje mnogo prije njezine pojave, a može predvidjeti (katkad i spriječiti) kriznu situaciju, ograničiti njezin negativan, a osigurati pozitivan utjecaj na organizaciju. U procesu uspješne prevencije i pripreme za krizu ključno je predvidjeti moguće krizne trendove, odabrati krizni tim, izraditi krizni plan te znati prepoznati pokazatelje i znakove krize. Prema statistikama Instituta za krizni menadžment, uzrok više od pola svih slučajeva krize u američkim tvrtkama može se povezati s problemima u menadžmentu, što govori da se kvalitetnom pripremom u organizaciji kriza može ili izbjeći ili znatno ublažiti.

U suočavanju s krizom sposoban menadžer mora moći razlikovati događaje koji čine krizu, i koji se vrlo često ne mogu kontrolirati, od njihova odjeka u javnosti, kojim se itekako može upravljati dobrim kriznim komuniciranjem. Krizno je komuniciranje kontinuirani dijalog između organizacije i njezine javnosti prije, tijekom i nakon pojave krize, a cilj joj je smanjiti štetu koja prijeti ugledu organizacije. Uspješno krizno komuniciranje ublažit će ili možda čak eliminirati posljedice krize, čak možda i osigurati organizaciji veći ugled nego što ga je imala prije krize.

Međutim, kao i upravljanje krizom, krizno komuniciranje ne smije počinjati tek u krizi. Organizacija s jasnim i definiranim porukama koje zrcale njezine ciljeve i jačaju ugled u svakodnevnom poslovanju dobro je pripremljena za borbu sa svime što kriza donosi. Plan za komuniciranje u krizi i dobri odnosi sa svim ciljnim javnostima utemeljeni na iskrenosti, vjerodostojnosti i poštovanju osnove su krizne komunikacije u mirnim vremenima.

U vrijeme krize nepripremljenost, izostanak brze reakcije, izbjegavanje priznavanja pogreške i isprike, nedostatak iskrenih i definiranih poruka te izbjegavanje kontakata s medijima najčešće su i najteže komunikacijske pogreške. Učenjem na primjerima minulih kriza, kvalitetnim prognozama, prepoznavanjem znakova krize i, naravno, izradom plana za komuniciranje organizacija se može kvalitetno pripremiti za komuniciranje u kriznoj situaciji. ‘Say it fast and say it first’ jedan je od osnovnih savjeta stručnjaka za krizno komuniciranje: u trenutku kad se na horizontu pojave prve naznake krize, organizacija mora odmah reagirati da bi umirila svoju javnost i spriječila nagađanja i spekulacije.

Izbjegavanje priznanja pogreška i isprike nedopustivi su u kriznom komuniciranju, i ono se u javnosti obično tumači kao nesposobnost, neodgovornost, prepotencijal i nebriga organizacije za javnost. Nedosljedne, nekoordinirane, lažne i kontradiktorne poruke unose konfuziju i nepovjerenje, i uglavnom su rezultat nepoznavanja i nedefiniranja ključnih javnosti, a često i nerazumijevanja percepcije krize u njoj.

Učinkovito komuniciranje s medijima ključni je preduvjet uspješne krizne komunikacije. Informacije o krizi doprijet će do javnosti uglavnom putem medija, i dok će u mirnom razdoblju organizacija često uzaludno pokušavati pružiti medijima pozornost, dolaskom krize ta će pozornost doći nepozvana, i to u količini većoj nego ikada. U takvim okolnostima, ako organizacija medijima sama ne ponudi informaciju, mediji će je pronaći iz drugih izvora. Reaktivne i obrambene reakcije, nedostatak kontrole tijeka informacija, neispravljanje pogrešnih informacija, kao i sveukupni dojam nebrige i nezainteresiranosti, samo su neke od posljedica izbjegavanja komunikacije s medijima.