Na globalnoj razini kompanija Cisco trenutačno u funkciji ima 358 naprednih videokonferencijskih sustava raspoređenih u 148 gradova i 42 zemlje. Sustav je 48 posto iskorišten (usporedbi radi, standardni videokonferencijski sustavi iskorišteni su manje od jedan posto). Do danas je održano 231.484 sastanka – tako se izbjeglo 44.108 putovanja i uštedjelo približno 176 milijuna dolara, odnosno 95.273 kubičnih metara ugljičnog dioksida, što je ekivalent uklanjanju 21.708 automobila s ceste.
Omogućuju konferencije uz izrazito malen trošak, uključujući trošak uvođenja takve opreme – kaže Ratko Mutavdžić, viši tehnološki savjetnik u Microsoftu Hrvatska. Ukratko, za organizaciju web konferencije potrebna je jedna osoba (organizator). Minimalne brzine internetske veze nema jer se softver prilagođava mogućnostima veze. U pravilu rabe se rješenja Office Communication Server 2007: klijenti upotrebljavaju Office Communicator ili Live Meeting Client. Organizator konferencije saziva konferenciju koristeći se Outlookom, u polje ‘TO’ upisuje ljude koje želi zvati na sastanak. Pozvani ljudi dobiju e-poštu u kojoj su upute o terminu sastanka (automatski se rezervira vrijeme u njihovu kalendaru). Kad sastanak počne, osoba se klikom na vezu uključuje u konferenciju.
Ipak, i virtualni poslovni sastanci imaju nedostatke. Strah od novih tehnologija svakako je glavni. Ljudi su se naviknuli vidjeti i razgovarati licem u lice jer do izražaja dolazi neverbalna komunikacija. Virtualni poslovni sastanci zahtijevaju dobro telematiksko okruženje koje može podnijeti količinu prenesenih informacija. Na kraju, iako ima pristupačnih opcija, pojedini sustavi za takve sastanke još su skupi i priličan trošak njihovo je uvođenje.
