Event-menadžeri, ako su stručni i iskusni, mogu mnogo pomoći klijentima u organizaciji događaja. To podrazumijeva ideju, koncept, vrijeme, mjesto, ciljeve, kompletnu produkciju i marketinške akcije. Analitika je alat kojim se često služe iskusni event-menadžeri jer ne žele ponavljati stvari koje su klijenti već imali, odnosno što su njihovi konkurenti već promovirali. Event-menadžeri otklonit će sve zapreke u odabiru vremena i lokacije jer odabir pogrešnog vremena može biti poguban – objašnjava Ante Tolj, direktor Marketinga u Rathanei.
Slično misle i u agenciji Da! Event-menadžer, prije svega, mora prepoznati cilj radi kojeg se organizira event, a nakon toga treba predložiti koncept uz pomoć kojega će ga se ostvariti. Naravno, u osmišljavanju koncepta i realizaciji mora se paziti na zadani proračun i na potrebe krajnjega korisnika – objašnjava Tomo Ricov, direktor agencije Da!
Da bi cijela organizacija eventa dobro prošla, veoma je važna komunikacija između event-menadžera i klijenta. Tako event-menadžer od klijenta mora doznati prave razloge zbog koji se event organizira i koje bi ciljeve trebao postići. Ako je riječ se o poslovnoj večeri na kojoj se predstavljaju godišnji rezultati tvrtke, event se organizira na temelju jednog koncepta, a na drukčiji se način osmišljava predstavljanje novog proizvoda.
