Što zaposlenik mora znati

Raspodjela radnih zadataka i ovlasti podrazumijeva detaljne upute o tome što i kako treba raditi. To ne znači da treba objašnjavati ono za što su članovi tima stručno osposobljeni, nego davati upute kako u poslu iskoristiti dosadašnja iskustva, gdje potražiti stručnu pomoć, u kojem obliku prezentirati svoj rad i slično.

Članovi tima su zadovoljniji jer im je posve jasno što se od njih očekuje i koje su im ovlasti. Omogućava kontrolu izvršavanja radnih zadataka, jer se učinci mogu točnije mjeriti. Omogućava utvrđivanje specifičnih nedostataka članova tima i na osnovi toga procjenjuje potrebu njegova stručnog usavršavanja, premještaja na drugo radno mjesto ili čak otkaza. Omogućava vodi tima da posveti veći dio vremena drugim, važnijim aspektima svoga posla, poslovima koje ne može i ne smije delegirati drugima. Efikasnije korištenje radnog vremena, smanjenje troškova boljom iskorištenošću zaposlenih, materijala i opreme. Manje je pogrešaka tijekom izvršavanja radnih zadataka i veće zadovoljstvo zaposlenika, jer su odgovornosti i ovlasti jasno definirani.

U oba slučaja vođa mora svladati svoje nedostatke i pustiti članove tima da povjerene im zadatke obavljaju onako kako oni smatraju da je najbolje, a u okvirima zadanih im ovlasti. Kad zaposlenici osjećaju da rukovodilac ima povjerenja u njih, trudit će se svim silama da ga i opravdaju. U suprotnome radit će bez dovoljno entuzijazma. Također, treba im pružiti šansu da pokažu vlastitu inicijativu, znanje i iskustvo. Šefovi koji izbjegavaju delegirati ovlasti obično su loši organizatori, jer ne mogu svoj posao sagledati u cjelini. A loša organizacija najčešće je uzrok neuspjeha i sukoba. Loše će se raditi i vladat će loša radna atmosfera tamo gdje odgovornosti i ovlasti nisu jasno razgraničeni.

Svaki član tima ima pravo točno znati što se od njega očekuje, koje su granice njegovih odgovornosti i ovlasti. Da bi mogao dio svojih zadaća obavljati učinkovito, potrebno je jasno definirati kada treba početi rad na zadatku i kada ga treba završiti, kada, koga i kako treba izvještavati o tijeku posla, te sve poznate ulazne podatke o poslu koji mu se povjerava.

Delegirati odgovornost, odnosno dodijeliti posao nekome, znači prenijeti na nj odgovornost, ali i dodijeliti mu i ovlasti da posao uradi sukladno primljenim uputama, stručnoj spremi i iskustvu. Nerazumno je, prema tome, delegirati odgovornost ili dodijeliti radni zadatak nekome tko za to nema ni potrebnu stručnu spremu, ni potrebno iskustvo, ni potrebna psihofizička svojstva. No, koliko god nerazumno bilo, to se u praksi događa vrlo često i uvijek s lošim posljedicama.

Svoju odgovornost rukovodilac ne može delegirati u potpunosti ni na koga, ali može delegirati djelomične ovlasti vezane uz izvršavanje određenih poslova. Može se delegirati ovlast da se nastupa u ime rukovodioca u okvirima njegovih uputa. To je tzv. djelomična ovlast, bez ovlasti donošenja samostalnih odluka. Naravno, može se delegirati i puna ovlast, tj. ovlasti nekoga da ‘razmišlja i djeluje’ u ime rukovodioca, a moguća je i kombinacija tih dviju vrsta ovlasti.

Odgovornost uvijek trebaju pratiti odgovarajuće ovlasti. Ako se javljaju problemi, uzroci su obično u tome što odgovornosti i poslovi nisu jasno definirani pri dodjeli radnih zadataka. Radni zadatak zapravo predstavlja delegiranu odgovornost, raščlanjenu tako da predstavlja specifikaciju svega što djelatnik treba znati i čega se treba pridržavati da bi mu radni zadatak bio jasan i da bi ga mogao lakše izvršiti. Radni zadatak može sadržavati i neku kronološku raščlambu pojedinih faza izvršavanja radnog zadatka, tj. redoslijed kojim rukovodilac želi da se radni zadatak izvršava.