Interna komunikacija uspjeh se gradi na dijalogu i povjerenju

Povjerenje između poslodavca i djelatnika, kao i shvaćanje da im je zajednički interes uspješnost tvrtke, rezultati su rada na razvoju interne komunikacije.

Organizacije koje efikasno komuniciraju bliže do četiri i pol puta veću motivaciju zaposlenika, tvrdi se u istraživačkim nalazima Watson Wyatt Worldwidea, a prema istraživanjima agencije Melcrum ‘ulaganja u internu komunikaciju imaju mnoge pozitivne strane, od toga da se u takvim organizacijama znatno smanjuje fluktuacija zaposlenih, što je u interesu kompanija jer tako uspjevaju zadržati talente, dok se zadovoljstvo kupaca povećava za 69 posto, smanjuju izostanci zaposlenika za 68 posto, povećava prodaja za 58 posto, a produktivnost zaposlenika za 51 posto’. Prema riječima Kristine Sanković, direktorice za Organizacijski razvoj tvrtke Selectio dobra komunikacija pomaže u poistovjećivanju pojedinca s poslovnim ciljevima tvrtke, izgradnji osjećaja pripadnosti te boljim poslovnim rezultatima zbog očekivanja da će i pojedincu biti bolje ako je tvrtka bolja, ali preduvjet je da ta interna komunikacija bude dobro planirana i strukturirana te ako dolazi iz vjerodostojnog izvora. Pri izboru najboljeg oblika komunikiranja u određenom trenutku važno je kakva se vrsta poruke komunicira, a najvažnije je, ipak, planiranje kako bi se znalo kakva se poruka upućuje, kojim se primateljima upućuje, kojim se jezikom pritom koristiti kao i da poruke budu posve razumljive.

Upravo su takve odrednice dio prakse i iskustava Siemensa Hrvatska, kazuje Sonja Nušinović, direktorica Korporativnih komunikacija te tvrtke, jer je prilagođena, otvorena i redovita dvosmjerna komunikacija preduvjet za funkcioniranje kako projektnog tima, tako i velike organizacije. Povjerenje između poslodavca i djelatnika, kao i shvaćanje da obojica imaju zajednički interes – uspješnost tvrtke, krajnji su rezultati rada na razvoju interne komunikacije.

U suvremenom komuniciranju u tvrtkama, ističe Kristina Sanković, veoma je važno mjerenje kvalitete uz evaluaciju cijelog procesa, što omogućava kvalitetnije planiranje u budućnosti. Često se primjenjuju različiti oblici intraneta, pa zatim različiti oblici internih glasila, e-mail liste za određene vrste poruka, sve se više tvrtki odlučuju i za Facebook ili za Twitter, a ključno je da se poruka prilagodi komunikacijskom kanalu ili tomu što se želi komunicirati, kome je poruka upućena i na koji će se način obaviti ta komunikacija. Pritom je važno da se mjeri kvaliteta, evaluira taj cijeli proces, jer to omogućava kvalitetnije planiranje u budućnosti.

Prema riječima Sonje Nušinović, Siemens ima razvijene procese i evaluacijske modele vezane uz internu komunikaciju ovisno o temama i ciljnim skupinama. Na razini koncerna, ali i pojedinih država, definiraju se fokus-teme koje se kroz različite komunikacijske kanale komuniciraju prema djelatnicima. Najčešće korišteni komunikacijski kanali prilagođavaju se skupinama kojima su namijenjeni poput, primjerice, Siemens Managers’ Websitea, Siemens Management Infoa, Global Emerging Leaders Forum ili časopisi Siemens World, newsletteri, News centar, Siemens TV i blogovi na intranetu namijenjeni svim djelatnicima diljem kompanije.

Osim pružanja pravodobnih informacija o organizaciji i programima za djelatnike, važan je zadatak interne komunikacije ispitivanje zadovoljstva koje svake godine provodi služba za ljudske potencijale. Povratna informacija detaljno se analizira, a eventualni se propusti, na koje su djelatnici upozorili, ispravljaju u što kraćem roku.

Sudeći prema iskustvima uspješnih tvrtki očito je da uz adekvatnu politiku upravljanja ljudskim resursima učinkovita interna komunikacija može pomoći u olakšavanju i ubrzanju provedbe planiranih aktivnosti i programa, porastu motivacije zaposlenika, provođenju nužnih promjena u organizaciji, demonstraciji otvorenog vodstva, fokusiranju na važne kompanijske ciljeve, a kad kompanija ne ostvari kvalitetnu komunikaciju s djelatnicima povjerenje se narušava čime se dovodi u opasnost njihova radna uspješnost.

U Zagrebačkoj banci, kao sastavnom dijelu UniCredit Grupe, svi se alati interne komunikacije maksimalno koriste kako bi se proces formiranja zajedničkih vrijednosti i brenda na razini banke i grupe pokrenuo u punoj snazi te pojačao osjećaj pripadnosti banci. U banci cijela priča internog komuniciranja kreće od samog vrha, tako da menadžment nije tek podrška u provedbi, već inicijator i aktivni sudionik internih projekata. Kontinuirana otvorena rasprava svih rukovoditelja sa zaposlenicima, redovni sustanci timova, timskih brifinga, radionice, intranet i interni časopisi, interni marketing i događanja za zaposlenike i njihove obitelji, programi zajedničkog doniranja, interna natjecanja u prodaji… tek su neki od alata komunikacije koji se provode radi razvijanja duha zajedništva kao snažnog temelja za održivi rast u uvjetima globalne tržišne utakmice. Zadatak internih komunikacija u velikim kompanijama poput Zagrebačke banke izuzetno je izazovan – vrijednosti brenda trebaju živjeti na svim razinama, a posebice na ‘prvoj liniji’ – u poslovnicama, gdje je ‘dodir’ s klijentima neposredan.

Komunikacija s i prema zaposlenicima mora biti usklađena s općim strateškim pa tako i komunikacijskim ciljevima. Stoga je suradnja eksternih i internih komunikacija od velike važnosti. Također, kada govorimo o internoj komunikaciji, treba imati na umu kako nju ne čine samo klasični kanali koji se u svrhu koriste u organizaciji već je taj pojam potrebno sveobuhvatno promatrati u kontekstu programa i inicijativa što ih provode Ljudski resursi. Samo okruženje u kojem je razvijena svijest o važnosti dobrog internog komuniciranja, u kojem su zaposlenici informirani i razumijeli ciljeve kompanije može snažno motivirati za postizanje željenih rezultata. Organizacija koja ne njeguje takav pristup ne može očekivati visoku razinu produktivnosti.

Nove tehnologije svakako su jedan od važnih činitelja koji mijenjaju cijelokupan segment navika i ponašanja zaposlenika, ali i poslodavaca, a time definiraju i nove trendove u komuniciranju unutar malih, srednjih i velikih kompanija. One otvaraju mogućnosti za korištenje novih kanala i alata, kao što je sve korišteniji intranet koji podrazumijeva i dvosmjernu komunikaciju. Uz već uobičajeno korištenje elektroničke pošte, sve su zastupljeniji online forumi, chatovi, blogovi, streaming ili videouradci. Ne smijemo zaboraviti da zaposlenici informacije trajno dobivaju s različitih strana 24 sata, no upravo ta informacijska zatranost treba biti dodatni motivator menadžerima, odnosno internim komunikatorima za komunikacijsku jasnoću, ali i atraktivnost sadržaja i poruka. Ključna riječ je danas aktivno sudjelovanje ali i reciprocitet, kao i horizontalna i vertikalna interakcija koje bi trebalo provući kroz sve interne komunikacijske kanale i alate.