Sustav nabave

Partnerskim odnosom s dobavljačima u deset mjeseci optimizirani su transportni te troškovi održavanja. Riječ je o prvom od tri vala projekta optimizacije nabave, a 450 dobavljača, od kojih 300 nije prije surađivalo s Inom, bilo je uključeno u cjelokupan proces nabave.

Kako uštedjeti, a istodobno povećati efikasnost tvrtke, jedno je od pitanja koje vrlo često odzvanja hodočašćima mnogih tvrtki pa većina njih intenzivno traga za pravim receptom. Hrvatska naftna kompanija Ina svoj je recept pronašla u novom konceptu nabave. Prošle je godine pokrenula Projekt optimizacije nabave i u sklopu prvog vala, koji je trajao od veljače do prosinca 2010., na godišnjoj je razini ostvarila uštede od 85 milijuna kuna.

Projekt je podijeljen na tri vala, a pokrenut je kako bi se optimizacijom i povećanjem transparentnosti procesa nabave unaprijedile ukupna efikasnost i konkurentnost same kompanije – objašnjava Ana Travašić, voditeljica prvog vala tog projekta te dodaje da je on ponajprije bio usmjeren na optimizaciju transportnih te troškova održavanja.

Jedna od najvažnijih uvedenih promjena u proces nabave transparentan je i partnerski pristup dobavljačima, pa su oni, za razliku od prijašnjeg sustava nabave koji je funkcionirao po principu ‘prijava – ponuda – odabir’, prvi put bili uključeni u cijeli proces nizom sastanaka i zajedničkih radionica koje su se organizirale radi razmjene ideja, iskustava, pa i analize problema.

Iako smo u početku projekta očekivali mnogo pitanja od dobavljača, mogu konstatirati da je ipak većina postojećih dobavljača bila vrlo zainteresirana za promjene, pogotovo nakon što su uvidjeli obostranu korist novog pristupa – ističe Travašić te dodaje da je unutar prvog vala na sudjelovanje u Ininoj nabavi pozvano 450 dobavljača. Od tog broja, 300 njih nije prije surađivalo s Inom, a čak 90 posto odnosi se na domaće dobavljače. Uz to, u prvom je valu izdvojeno 38 različitih troškovnih kategorija i sklopljeno je 40 ugovora, od čega ih je više od 35 sklopljeno s domaćim dobavljačima, a 20 njih nije prije surađivalo s Inom.

Ovo je bila dobra prilika hrvatskim kompanijama da postanu naši partneri te da osiguraju pouzdanu i uspješnu suradnju na transparentan način – ističu u Ini.

Svim pozanim dobavljačima pružena je prilika da daju svoju ponudu i pobijede, a iskorišteni su i novi alati poput online aukcije koja je omogućavala praćenje ponuda u stvarnom vremenu i, u slučaju potrebe, promjenu iznosa ponude. Kako kaže Travašić, tim će se istim principom, koji je počeo kao pilot-projekt, koristiti i dalje kao standardnim alatom, a napominje da je omogućena i puna povjerljivost ponuđačima u pogledu iznosa ponude jer ona nije vidljiva ostalima. Osim što su promjene u procesu nabave donijele pozamašne uštede, Travašić kao najzanimljiviju promjenu izdvaja onu koja se dogodila u glavama ljudi.

Naime, tim koji je počeo s ovim projektom sastojao se od šest ambicioznih i energičnih žena kojima se tijekom projekta pridružilo još 10 zaposlenika.

Upravo su oni počeli s promjenama u procesu nabave te su se katkad borili i s vjetrenjačama. Kako objašnjava Travašić, koja je ujedno i voditeljica tima, skeptično stajalište ‘Mi to tako radimo već godinama, ovo se ne može napraviti drugačije’ promijenilo se u pozitivno ‘O.K., naći ćemo bolje rješenje’. U drugom valu, koji je počeo u siječnju i trajat će do kolovoza ove godine, pozornost će ponajprije biti usmjeren na smanjenje troškova nabave u Ininim ovisnim društvima, odnosno tvrtkama članicama Ina grupe.

To će nam pomoći u optimizaciji procesa nabave unutar cijele grupe, otvoriti mogućnosti daljnje smanjenja ukupnih troškova te stvoriti dodatne prilike hrvatskim i drugim kompanijama da postanu naši partneri – zaključuje Travašić.

Na kraju krajeva možda Inin recept ne može primijeniti baš svaka kompanija u Hrvatskoj na svom poslovanju, no pokazuje barem jedno; prvo su potrebne promjene u glavi da bi se počelo s promjenama na poslovnom planu.