Brža, iskrenija i efikasnija razmjena mišljenja na unutarnjoj društvenoj mreži

Središnji korporativni intranet HT-a mjesto je za razmjenu informacija, dokumenata i infoportala poslovnih jedinica te osobnih stranica. Međutim, ondje se mogu naći i drugi sadržaji. U Vipu su, primjerice, organizirali virtualnu izložbu fotografija svojih zaposlenika.

Društvene mreže mogu biti izvrstan način za izgradnju brendova i povezivanje s korisnicima, ali veliki broj tvrtki upotrebljava ih i za internu komunikaciju. Ovi alati mogu pomoći biznis menadžerima i vlasnicima kompanija da usklade korporativne ciljeve, potaknu radnike na veći angažman ili koordiniraju poslovne procese. Praksa je široko rasprostranjena u velikim korporacijama i tehnološki naprednim poduzećima, dok većina malih i srednjih tvrtki tek treba uhvatiti korak s njom.

Brojne tvrtke upotrebljavaju društvene mreže kao što su Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, blogove i unutrašnje mreže kao što su Intranet, Microsoft Communicator ili Central Desktop. Ovi takozvani Web 2.0 alati mogu pomoći centralizirati aktivnosti unutar kompanije te potaknuti suradnju između različitih odjela u tvrtci. Oni mogu pomoći da organizacija bude fleksibilna i da se bolje nosi s većim i afirmiranjim konkurentima. Mnogi mlađi zaposlenici u ovim tvrtkama koriste web aplikacije kao primarni način komunikacije, a stariji kolege ih u tome sve više slijede.

Upotreblom foruma i alata za suradnju na tvrtkinom intranetu svi zaposlenici tvrtke su potaknuti da sudjeluju i imaju pravo izražavanja svog mišljenja ravnopravno na projektima i procesima u kojima sudjeluju, što može biti izravno povezano s općom vizijom i ciljevima kompanije.

Također, omogućuje menadžerima da lakše uoče i eliminiraju projekte koji nisu sukladni ciljevima tvrtke. S druge strane omogućuje zaposlenicima da imaju predodžbu o tome kako se njihove svakodnevne aktivnosti poklapaju s općim korporativnim ciljevima tvrtke.

Učinkovita i brza interna komunikacija uvelike pridonosi uspjehu kompanije olakšavajući pravodobno informiranje i komunikaciju među zaposlenicima. Intranetski sustavi su vrlo interaktivni, što znači da omogućuju razmjenu informacija, dokumenata, naprednih foto i videosadržaja, upravljanje znanjem, zajednički rad i sl., te sva kako pridonose boljoj suradnji pojedinaca i odjela unutar kompanije. Jedan od važnih ciljeva intranetskog sustava je upravo poticanje kreativnosti i angažiranosti zaposlenika – objašnjavaju iz Hrvatskog telekoma zašto su izgradili kvalitetan i napredan intranetski sustav.

Taj se sustav sastoji od središnjega korporativnog intraneta za razmjenu informacija, dokumenata i info-portala po organizacijskim područjima; mjesta za suradnju organizacijskih jedinica i suradnju po projektima; te osobnih web-mjesta, odnosno osobnih stranica koje predstavljaju središnje mjesto za pohranu informacija, dokumenata i kontaktaka zaposlenika.

Intranetska mreža je i prostor koji omogućuje suradnju na brojnim poslovnim projektima, a putem info-portala omogućuje informiranje svih zaposlenika ili članova tima te praćenje realizacije projekata iz različitih organizacijskih područja.

Cilj internoga društvenog okruženja jest stvaranje zajednice usmjerenih na suradnju gdje timovi prestaju raditi kao posebne cjeline ograđene od drugih odjela u kompaniji. Uzmimo kao primjer lansiranje novog proizvoda koji zahtijeva uključenje inženjeringa, razvoja proizvoda, marketinga, korisničke podrške i prodaje. Ako se komponente lansiranja novog proizvoda detaljno iznesu i integriraju u društveni alat za suradnju, kao što je Central Desktop, svi će uključeni uživati pogodnosti trenutačnog uvida u projekt i sve njegove dijelove. Napredak se može uspoređivati po rokovima za završetak određenih faza projekta koji se onda mogu označiti kao izvršeni. Prepreke se tako mogu trenutačno iskomplicirati, a suvišnosti ukloniti.

Unutrašnje društvene mreže sve se više koriste kao strategija koja će potaknuti zaposlenike na kreativnost i dati im usmjerenja u okviru kompanije. Na primjer, u Vipnetu se kreativnost potiče kroz natječaje i izazove za zaposlenike u kojima sudionici kroz vlastiti ili timski rad u kreiranju novih i inovativnih ideja mogu biti nagrađeni za svoj trud. Tako su, primjerice, na intranetu imali virtualne izložbe fotografija gdje su došle do izražaja umjetničke sklonosti i afinitet Vipovaca. Sličan natječaj za najbolju fotografiju održan je u banci Intesa Sao Paolo, u kojem su dobitnici nazočili nedavnim talijanskom nogometnom derbiju između zagriženih gradskih suparnika Intera i Milana. Vipnetov korporativni intranet također je središnje mjesto razmjene informacija za zaposlenike. Osim standardnih obavijesti, novosti i članaka o aktivnostima u pojedinim dijelovima kompanije, intranet je ishodišno mjesto za brojne interne inicijative kojima se nastoji povećati angažman, produktivnost i kreativnost zaposlenika. Ovaj sustav konstantno raste i evoluira u skladu s domaćim i svjetskim trendovima.

Neke kompanije koriste forume na intranetu kako bi potaknule kolege da iznose ideje o novim proizvodima, programima, pa čak i o načinima na koje bi se poslovni proces mogao poboljšati. Tako tvrtke omogućavaju da svi daju povratne informacije i stvaraju otvoren i stalni dijalog unutar tvrtke. Neke tvrtke pitaju zaposlenike što je, prema njihovu mišljenju, pozitivno i dobro funkcionira u tvrtci, kao i koji su negativni aspekti na kojima treba poraditi. Tada menadžeri slušaju i odgovaraju, probaju ispraviti neke procese i donijeti nova rješenja. Osim što omogućuje komunikaciju direktora i menadžera sa zaposlenicima, omogućuje i izravnu komunikaciju radnika iz različitih odjela. Unutarnja društvena mreža može biti upotrijebljena i kao spremište informacija tvrtke, kao što su vremenski raspored godišnjih odmora, vijesti za zaposlenike, tehnička podrška, podaci o projektima, materijali za usavršavanje u prodaji, marketinške kampanje i novinski članci o vašoj kompaniji. Pristup prema potrebi omogućuje zaposlenicima da budu učinkovitiji u svojim radnim ulogama zbog bržeg pristupa informacijama. Kompanije koje primijene ove alate vrlo brzo mogu primijetiti povećanje angažmana, zadovoljstva i motivacije zaposlenika, što posljedično vodi višoj razini produktivnosti, prihoda i profita. Brzina i dostupnost informacija svim zaposlenicima najvažnija su obilježja korporativnog intraneta. Smanjenom potrošnjom papira i opreme, kreiranjem bolje organizacije posla uz sve informacije, servise i dokumente potrebne za kvalitetno obavljanje posla, korporativni intranet Vipneta postao je središnjim mjestom razmjene informacija unutar kompanije.