B2B magazin

Većina poduzetnika i menadžera zna što je SAP. Ako i ne rade u tom sustavu, znaju da se njime koriste mnoge velike tvrtke. Ipak, kad neki njihovi partneri uvedu taj sustav rada, često se začuđe što moraju dostaviti potvrde i promijeniti način naručivanja ili isporučivanja proizvoda i usluga.

U malim i srednjim tvrtkama često se ne prepoznaje važnost upotrebe tehnologije u poslovanju, dakle informatičke pismenosti. ‘Kako sad odjednom moj račun ne vrijedi ako nisam naveo broj narudžbe? Pa Marko zna da je to naručio’, nije neobična reakcija među malim dobavljačima kad im se vrati račun koji nije izdan prema tvrtkinim zahtjevima. Koliko god zvučalo nemilosrdno, izbora nemaju jer, kao i u mnogočemu, veliki diktiraju kako će se nešto raditi. A kad uvedu SAP ili sličan sustav, obično postanu prilično nefleksibilni i žele da se sve odredi na jedan jedini način.

Naravno, to ne znači da to ide na štetu malih, prije na njihovu korist, iako nije nužno najugodnije. Važno je shvatiti da taj ili bilo koji drugi sustav ERP-a (engl. enterprise resource planning, poduzetničko planiranje resursa) prije svega služi da bi olakšao poslovanje. Taj sustav integrira vanjske i unutarnje informacije potrebne za uspješno upravljanje cijelom organizacijom. Samo jednom softverskom aplikacijom premrežuju se financije, proizvodnja, prodaja i usluge. Svrha je ERP-a olakšati protok informacija između poslovnih funkcija u organizaciji i lakše upravljati vezama s važnim subjektima izvan nje.

Naime, uvođenje toga softverskog rješenja zapravo znači primjenu novog načina rada koji podrazumijeva višu razinu automatizacije i manje administrativnog posla. Ta promjena omogućuje mnogo bolju učinkovitost i produktivnost cijele tvrtke, što je i osnovni razlog njezina uvođenja.

Cilj je da tvrtke pristupe tržištu na nov, unaprijeđen način, brži, precizniji i više orijentiran prema kupcu, zato ne začuđuje što ima iznad 180.000 korisnika SAP-a u 130 svjetskih zemalja.

U uvođenju je važna disciplina, koja se nameće i tvrtkinim zaposlenicima i onima koji s njom surađuju. Ipak, koliko god neki krivnju vole svaliti na SAP, riječ je o promjenama koje žele uvesti tvrtke kako bi postigle bolje rezultate.

Sustav je usmjeren prema kupcima jer omogućuje bolju tehničku opremljenost zaposlenika na terenu i komunikaciju među servisnim funkcijama.

Uvođenjem SAP-a integrirano funkcioniraju naručitelj i dobavljač. Svi vide iste informacije i postaju jednako odgovorni za stvaranje zaliha, planiranje i distribuciju. Fokus cijelog procesa pomiče se s naručitelja na prodajne planove. Optimirano je stvaranje zaliha u skladu s potrebama tržišta, tvrtka brže reagira na sve promjene na tržištu i funkcionira najbolje što može.

Kako je to izgledalo u Ini, gdje je sustav SAP uvođen potraj 2006.? – Promjena poslovnih procesa unaprijedila je poslovnu suradnju s partnerima automatiziranjem procesiranja dokumentacije elektroničkim alatima. Uvođenjem specifičnih funkcionalnosti SAP-a poput ‘customer relationship managementa’ centralizirani su podaci o Ininim kupcima, što je olakšalo pristup partnerima i komunikaciju s njima. Kad je riječ o prijašnjoj komunikaciji, komunikacijski alati i kanali prema partnerima nisu se previše promijenili, osim što je interno ubrzano procesiranje podataka partnera, automatizirana je obrada ulaznih i izlaznih računa te drugih dokumenata koji se obično razmjenjuju između poslovnih partnera.

Naravno, kao i druge tvrtke, Ina je obavijestila i upoznala poslovne partnere o promjenama izazvanima uvođenjem novoga informatičkog sustava.

Jedna od velikih tvrtki koje su nedavno prešle na novi sustav jest Coca-Cola HBC Hrvatska. Ona je prvog siječnja uvela novi integrirani informatički sustav SAP Wave 2 koji je označio prekretnicu u njezinu poslovanju s kupcima i dobavljačima. Riječ je, naime, o jednom od najvećih tvrtkinih projekata u kojemu je izravno sudjelovalo 50 ljudi, a neizravno svi zaposlenici u mnogim provjerama provedenima radi poboljšanja procesa. Uvođenje je trajalo 18 mjeseci. U tvrtki kažu da su im pri uvođenju novoga sustava veliku podršku pružili zaposlenici, ali i kupci i dobavljači, koji su od početka razumjeli sve prednosti novoga sustava i za tvrtku i za sebe te ga potpuno prihvatili.

Novi je sustav jako unaprijedio sve unutarnje poslovne procese i povećao učinkovitost i tvrtkini tržišnu konkurentnost. Riječ je i o Coca-Colinu važnom ulaganju u hrvatsko tržište. U novi je sustav prošle dvije godine tvrtka uložila više od 40 milijuna kuna. Sustav je u cijelosti usmjeren prema kupcima jer omogućuje bolju tehničku opremljenost zaposlenika na terenu i komunikaciju među svim servisnim funkcijama, zbog čega je i usluga kvalitetnija.

Rezultati su postignuti: napredak u planiranju isporuke i nadzoru nad naplatom potraživanja, a skratilo se i vrijeme knjiženja uplate kupaca. Posljedica je bolji nadzor nad poslovanjem u nabavi sirovina i materijala, preciznije planiranje proizvodnje i distribucije, bolja obaviještenost kupaca i mnogo brža reakcija na tržištu.

S promjenama u poslovanju tvrtke koje je donio novi sustav pravodobno smo, poslavlji poslovna pisma i preko prodajnih predstavnika na terenu, upoznali i o njima poučili sve partnere, kupce i dobavljače. Sa zadovoljstvom možemo potvrditi da su s potpunim razumijevanjem i strpljivo dočekali i prihvatili potrebne izmjene u poslovanju.

Dakle, ako netko od velikih partnera s kojima posluje odluči uvesti SAP, gotovo će vas sigurno o tome obavijestiti na vrijeme i jasno dati do znanja kakva mu vrsta suradnje s vama treba. Vjerujemo da će biti riječ samo o manjim promjenama koje će zahtijevati malo više pozornosti u papirologiji. Ipak, o uvođenju tih promjena i poštovanju novih pravila ovisit će to koliko će vas smatrati pouzdanim partnerom i koliko ćete i sami na kraju profitirati od unapređenja procesa u tvrtki čiji ste partner. Veliki pak trebaju manjim partnerima objasniti što od njih žele i zašto.

NEKE VELIKE TVRTKE KOJE SU UVELE SAP: Konzum, Ina, Pliva, Podravka, Dukat, Fina, Adris, HT, Vipnet, Optima Telekom, Spar Hrvatska, Getro, Zagrebačka pivovara, Crosco, HRT, Coca-Cola HBC Hrvatska.