Pri vođenju poslovnog sastanka, osim jasno utvrđenog cilja koji se njegovim sazivom želi postići, voditelj svakako mora uzeti u obzir i niz nesvjesnih i neracionalnih činitelja, čime će uvelike povećati izgleda da održavanjem/vođenjem poslovnog sastanka doista u nečemu i uspije.
Menadžeri na svim razinama gotovo se u pravilu znaju požaliti da su mnogi sastanci kojima su nazočili zapravo bili gubitak vremena. Priča je stara koliko i sastanci, a prigovori se ponavljaju u beskraj: ‘Nije bilo dnevnog reda’, ‘Nismo dobro rasporedili vrijeme’, ‘Zapravo nemamo ljudi spremnih za brzo donošenje odluka’… Dug je popis takvih, kazali bismo, disfunkcionalnih postupaka i dobro je poznat gotovo svakom zaposleniku u radnoj organizaciji.
No doista disfunkcionalni činitelj u toj litani po grešnih postupaka činjenica je da svi znaju da upravo takvo ponašanje koči razvoj – i u isti mah svi znaju kako bi trebalo ispravno postupiti. ‘Tajni štosevi’ za uspješno vođenje poslovnih sastanaka nisu tajna dobro upućenih pojedinaca.
Prilikom da ih pronikne imao je gotovo svaki menadžer u ovoj ili u onoj prigodi – u obliku uobičajenih uputstava s programima za njihovo vođenje, prema naputcima na posteljima, pa čak i savjetima na kalendarima, vizitkama ili na sitnim predmetima svakodnevne uporabe. Ipak, usprkos svim tim priručnim napomenama vođenje sastanaka i dalje predstavlja problem, prisiljavajući tvrtke da povremeno poveću kampanju ne bi li ih učinili učinkovitijima. Zašto je onda organizaciji tako teško razviti i pridržavati se djelotvornijih obrazaca vođenja poslovnih sastanaka?
