Olakšanje zbog odgode roka ubrzo će smijeniti panika

Olakšanje zbog odgode roka ubrzo će smijeniti panika. Ako ne znate održati motiviranost, izbjeći odugovlačenje, točnije procijeniti vrijeme provedbe projekta, bolje odustanite od pomicanja rokova jer nećete imati mnogo za pokazivanje – osim kako ‘spiskati’ vrijeme.

U lipnju administracija američkog predsjednika Obame pristala je produljiti rok za primjenu mjere kojom se poslodavci s pedeset i više zaposlenika obvezuju osigurati svima jednogodišnju uplatu zdravstvenog osiguranja, lako je mnogima koji su trebali provesti taj projekt. Istina, mjera se trebala primijeniti početkom 2014., no za američku zakonodavnu i administrativnu praksu oživljavanje Zakona o pristupačnoj skrbi (Affordable Care Act) bilo je vrlo složen projekt. Unatoč golemu naporu velike administracije nije se mogao provesti u postavljenom roku pa je pomaknut za godinu dana.

Vijest je, nedvojbeno, donijela olakšanje zaduženima za provedbu i, kao i svima koji dobiju dodatnu priliku, u prvi mah pružila osjećaj da će sada sve moći biti temeljito testirano, da će se izbjeći preklapanje zakona koji reguliraju projekt, pokrpati rupe u provedbenom kanalu te dovršiti sve što osigurava transparentnu i učinkovitu primjenu. Međutim, je li baš tako?

Taj je primjer navela dr. sc. Heidi Grant Halvorson iz Poslovne škole Sveučilišta Columbia kako bi se osvrnula na psihološke mehanizme koje pokreće pomicanje rokova, odnosno ispitala što se zbiva u glavi onih koji su dobili na vremenu. Za početak nastupa olakšanje, a onda slijedi otreženje: opet se suočavamo s istim problemom, istim pritiskom rokova, stresom i osjećajem da još nismo spremni. Razlika je u tome što sad imamo novi, dodatni dan, tjedan, mjesec ili godinu, za postizanje istoga, dosad nedosegnutog cilja. Zašto smo skloni prokockati čak i nove rokove i što se može učiniti da dodaci ne budu bačeni u vjetar? Da bismo to shvatili, naglašava Grant Halvorson, trebamo razumjeti prijašnju potrošnju vremena i rokova.

Motivacija pojedinca da postigne cilj raste sa smanjivanjem udaljenosti od njega. Ta je psihološka crta, što više, zajednička svim višim sisavcima, pa jednako raste motivacija prodavača koji silno želi prebaciti prodajnu mjesečnu kvotu i laboratorijskog štakora koji pošto-poto želi svoj komadić sira. Što su bliže ostvarenju cilja, pokazalo se, to su ‘nabrijaniji’ proletjeti ciljnom crtom. Podsvjesni mehanizam da ‘obris cilja povećava učinak’ znači da se obris postignuća, što smo bliže finišu, psihološki povećava i počne dominirati našim razmišljanjem. Stoga, kad produljujete rokove, zapravo povećavate udaljenost između sebe i cilja. Osim toga, odmah nakon odgode vašu će svijest bombardirati hitniji ili brže ostvarljivi zadaci i primarni cilj bit će bar na kratko gurnut u zapećak.

Odugovlačenje je drugi opasan mehanizam koji se javlja kad produžimo rokove. ‘Ima vremena pa sada to mogu odgoditi…’ Skloni odgodama rado će reći da bolje djeluju pod pritiskom, no Grant Halvorson poručuje im da su u zabludi i da nije tako. Psiholozi su, naime, jedinstveni u stajalištu da nitko u tim uvjetima ne radi bolje.

Reći da bolje radite pod pritiskom besmisleno je jer pritisak znači ‘jedva dovoljno vremena da dovršim ono što radim’. Kako manje vremena može pomoći boljem obavljanju posla? To je kao da kažemo da se bolje naspavamo što manje spavamo. Stoga je istinitije da takvi rade zato što su im rokovi za vratom, pritišću ih, a bez pritiska ne funkcioniraju. I zato je pomicanje rokova posebice pogubno upravo za tu psihološku grupaciju, koja je k tome u većini.

Planiranje zabluđa pojam je koji se odnosi na sklonost ljudi da podcijene koliko će im trebati da učine bilo što i može se pripisati nekoliko različitih predraza. Dok planiramo, najčešće ne uzimamo u obzir svoja prošla iskustva. Pri planiranju ljudi često ignoriraju realnu mogućnost da stvari mogu krenuti krivim putem. Posljedica je takva pristupa da je većina poslovnih planova osmišljena i budžetirana u sklopu jedva održivog roka, i to uz uvjet da sve protekne glatko. A to se rijetko događa.

Osim toga, ne razmišljamo o svim razinama ili poddijelovima svojega zadatka, odnosno ne promišljamo koliko nam vremena treba svaki korak. Zato, ako ste produljili rokove projekta a da se niste obračunali s lošim planiranjem vremena, najvjerojatnije nećete postići cilj. Točnije, i u tom ‘pripetavanju’ završit ćete zadatak zbrda-zdola, bez prilike da kupnjom vremena podigne te kvalitativnu ljestvicu i usavršite rješenje.

Ako želimo održati motivaciju i održati pritisak nad onima sklonima odgodama, nužno je pronaći način za smanjenje udaljenosti između sadašnjeg položaja i cilja. Najučinkovitija je metoda nametanje privremenih rokova, cijepanje većeg cilja na podciljeve strateški raspoređene u vremenskom planu. Ipak, ti rokovi moraju biti smisleni, a zebnja od neispunjenja realna kako bi oni zaduženi doista bili motivirani. Ako propuštanje roka i podrokovka ne nosi ozbiljne posljedice, onda zapravo nije riječ o rokovima.

Za rješenje lošega planiranja vremena morate biti usmjereni na njegovo svladavanje i sigurni da ste uzeli u obzir koliko vam je vremena trebalo za sličan projekt u prošlosti, procijenili sve zbog čega bi stvari mogle krenuti lošim putem, rastavili projekt na sve korake nužne za njegovo ostvarenje te pri tome isplanirali, odnosno pretpostavili, koliko vam vremena treba za svaki korak.

Ako pak ne možete postaviti privremene rokove ili stvoriti uvjete kojima se izbjegavaju planirane zablude, najbolje je da odustanete od bilo kakve odgode roka. U tom slučaju veliki su izgledi da ćete moći malo toga pokazati – osim kako uludo potrošiti vrijeme.