Relevantnost predloženih projektnih aktivnosti u odnosu na ciljeve natječaja ili programa na koji se prijavljuje projektni prijedlog je ključna. Kvalitetna rješenja za posebni problem ciljane skupine, odnosno konteksta područja na kojemu su otkriveni problemi, također su od velike važnosti. Osim toga, ispunjeni ključni preduvjeti i pokazana zrelost za početak provedbe su neophodni za uspjeh projekta.
Partnerstvo, ako se traži u natječaju, no u svakom slučaju potpora drugih organizacija koje su ključni sudionici u području projektnog rada, igra značajnu ulogu. Objašnjena metodologija i logika, odnosno konzistentnost i opravdanost aktivnosti, rezultata i ciljeva, također su bitni elementi koji se moraju uzeti u obzir.
Za uspješnu provedbu projekta potrebno je prikupiti tehničku dokumentaciju, investicijsku studiju te elaborat o zaštiti okoliša, dobiti građevinsku dozvolu te drugu dokumentaciju ovisno o vrsti ulaganja. Važno je pravilo da EU financira projekte koje provode konkurentne i zdrave tvrtke, što bi značilo da tvrtka može dobiti novac EU samo ako je likvidna i posluje s dobiti. Provedba projekta EU podrazumijeva angažiranje financijskih i ljudskih resursa. Ako imate problema u redovitom poslovanju, vjerojatno ćete ih imati i u provedbi projekta.
Također, bez obzira na to koliko projekt bio kvalitetno pripremljen, mora se uklapati u razvojne ciljeve i Hrvatske i Europske unije u cijelini jer je ipak riječ o novcu poreznih obveznika EU, pa se u skladu s tim financiraju samo projekti koji pridonose ispunjavanju ciljeva određenih krovnom strategijom ‘Europa 2020’. Postupak dobivanja sredstava može biti dugotrajan. U prosjeku treba devet do dvanaest mjeseci od prijave do potpisa ugovora o provedbi projekta.
Imajući na umu da aktivnosti na projektu ne smiju početi prije potpisa ugovora, pri planiranju projekta treba svratiti pozornost na usklađivanje tempa provedbe projekta i tvrtkina redovitog poslovanja. Poduzetnik uvijek mora uložiti dio svojih sredstava, od 40 do 85 posto, ovisno o natječaju, jer je sufinanciranje jedno od temeljnih načela uporabe fondova EU. Iznos sufinanciranja EU također je određen tvrtkinom veličinom: mali poduzetnici mogu dobiti najviše do 60 posto, srednji do 50 posto te veliki do 40 posto sufinanciranja.
