Uspjeh kongresa ne ovisi samo o temama i govornicima nego i opremljenosti dvorane u kojoj se održava. Bez obzira na to je li sudionika mnogo ili malo, tehnički uvjeti ključni su za to da svi sudionici čuju izlaganje i vide predstavljene podatke. Iako postoji razlika u organizaciji malih i velikih kongresa i konferencija, svima su zajednički novi trendovi u uporabi novih tehnologija.
Svaka kongresna dvorana trebala bi imati bar razglas, mikrofon na govorici i mikrofone na predsjedničkom stolu te dodatno bežični mikrofon, projektor, platno i računalo. Za međunarodne kongrese na raspolaganju treba imati bar jednu do dvije kabine za simultano prevodjenje i pripadajuću opremu za rad. Nezamislivo je održati kongres bez osnovne opreme, zbog toga hoteli sve više ulažu u nju kako bi bili konkurentniji i kvalitetnije pružili sve usluge – kaže Ante Krstanović, direktor Dubrovnik Sun Professional Congress Organisera.
Ta dubrovačka agencija kongrese najčešće organizira u Valamarovim hotelima u Dubrovniku i Poreču, Jadranskim luksuznim hotelima u Dubrovniku, Arenaturistovim hotelima u Puli, Solarisovim hotelima u Šibeniku, Maistrinim hotelima u Rovinju, Jadrankinim hotelima u Malom Lošinju, Hotelu Olympia u Vodicama, hotelima Remisens u Opatiji, Grand hotelu Adriatic u Opatiji, Falkensteinerovim hotelima u Zadru, zagrebačkom Westinu i drugima.
Mario Vukičević, event-menadžer u Tehnozavodu CRN, lideru u tehničkoj zaštiti na hrvatskom tržištu i članu međunarodne udruge Congress Rental Network, što toj tvrtki omogućuje ponudu cjelokupne usluge najma i za najveće međunarodne konferencije, kaže da se danas mnogo ulaže u razvoj delegatskog sučelja.
