Za banke je digitalizacija kreditnih mapa velik izazov

Zašto prijeći na bespapirno poslovanje, koje su prednosti i kolike uštede, objasnio je na 9. Mikrocopovoj konferenciji ‘Bespapirno poslovanje u privatnom Mikrocop oblaku’ održanoj prošli tjedan u Zagrebu, u svom uvodnom izlaganju Ivica Metlikovec, direktor Mikrocopa Hrvatska, članice grupe koja posluje u Hrvatskoj, Sloveniji, Bosni i Hercegovini te Crnoj Gori i drži uvjerljivo mjesto lidera u regiji.

Istraživanje koje smo proveli među svojim klijentima pokazalo je da bi nas čak 81 posto vrlo vjerojatno preporučilo drugima, a 19 posto vjerojatno. Više od 90 posto klijenata zadovoljno je našom uslugom, što nas čini posebno sretnima, a našim prednostima smatraju stručnost, kvalitetu usluga, cjelovitost – rekao je okupljenima na konferenciji Metlikovec.

Mikrocop za svoje klijente godišnje skenira više od 130 milijuna dokumenata, njihov je program korišten prilikom posljednjeg popisa stanovništva u Bosni i Hercegovini, imaju iskustva u radu s praktički svim branšama, ali posebno su ponosni na suradnju s bankarskim sektorom.

Klijentima nudimo potpunu sigurnost njihovih podataka jer se koristimo najsigurnijim rješenjem – istaknuo je Metlikovec. Objasnio je i cijeli proces kad neka kompanija dođe sa zahtjevom da prijeđe na bespapirno poslovanje. Najprije se izrađuje stručna analiza trenutnog stanja, a zatim se predlažu rješenja koja će omogućiti efikasniji rad bez papira.

Iako Grupa Mikrocop postoji već četrdeset godina, prijelomni trenuci u njezinu poslovanju dogodili su se ranih devdesetih godina. Do tog razdoblja bavila se servisiranjem IT opreme, no tada se usmjerila na cjelovitu obradu dokumentacije – uglavnom bankarske. Pokazalo se da je taj potez bio pun pogodak. Danas tvrtka ima sedam vlastitih i jedan partnerski dokumencijski centar, više od osamdeset suradnika u produkciji te 350 klijenata. Posluje također u Sloveniji, Hrvatskoj, Bosni i Hercegovini te Crnoj Gori.

Klemen Klinar, direktor u Mikrocopu, na tradicionalnoj, devetoj konferenciji te tvrtke objasnio je kakva su iskustva u bespapirnom poslovanju. Devedesetak posto Mikrocopovih klijenata tvrdi da su vrlo zadovoljni uslugama eksternalizacije i bespapirnog poslovanja. Podatak o mnogo zadovoljnih korisnika još je važniji ako se zna da su Mikrocopovi klijenti velike banke poput Nove ljudske banke, Abanke, Nove komercijalne banke Maribor, Grupe Hypo Alpe-Adria, Privredne banke Zagreb, Podravske banke, Istarske kreditne banke, Banke Celje te Banke Koper.

Stroge kontrole Klinar je rekao da se najviše novih usluga i proizvoda razvija u suradnji s Abankom, nakon čega se nove usluge nude drugim kapitalnim klijentima.

Uvijek će biti procesa koji će zahtijevati papirnate dokumente. Pitanje na koje želimo odgovor jest kako digitalizirati i njih. To je posebno važno u bankarskom sustavu, koji očekuju veliki izazovi. Najveći je izazov u ovom trenutku digitalizacija kreditnih mapa. To su dinamični dokumenti koji moraju prolaziti kroz sve odjele u banci – objasnio je Klinar.

S obzirom na to da kreditnim mapama istodobno treba pristupati mnogo korisnika, njihova digitalizacija olakšala je uporabu i protok. Međutim, eksternalizacija dokumenata poput kreditnih mapa povlači i velika sigurnosna pitanja. Prvi je korak uspostava potpunog povjerenja između banke i tvrtke koja će ih digitalizirati u svojem prostoru, izvan banke. Kad neka banka odluči predati svoje kreditne mape u ruke Mikrocopu, one se pri primitku evidentiraju crtičnim kodovima. Nakon toga se skeniraju u arhivskom centru, a digitalizirani dokumenti prolaze stroge kontrole, poput kontrole skenirane slike. Na kraju procesa digitalizacije slike se prebacuju u arhivsku bazu, kreditne se mape razdužuju uz ponovnu kontrolu crtičnim kodom te se dolazi do gotova proizvoda – digitalne mape koji zaposlenici banke mogu pretraživati prema specifičnim kriterijima i u strogo kontroliranim uvjetima. Primjerice, svi bančini zaposlenici mogu pogledati kreditne mape, no samo ih ovlašteni mogu ispisati. Bilježi se i svako njihovo pregledavanje.

Kad je riječ o drugoj dokumentaciji, Mikrocop ima i programe obuhvata šalterske dokumentacije. U oblak se na ulasku papirnatog dokumenta mogu prebaciti transakcije, otvaranje računa, trajni nalozi, depoziti, prekoračenja, kadrovske mape, interni dokumenti te ugovori uprave.

Za banke je važna digitalizacija sudskih ovrha, kojih je nerijetko više od drugih vrsta ulaznih dokumenata. Banke kao izvršiteljice ovrha na dan mogu primiti i više tisuća takvih dokumenata koje nakon primitka treba odmah ručno obraditi. Prosječna odluka o ovrsi ima desetak stranica s kojih u informacijski sustav banke treba unijeti tridesetak različitih informacija. Ručni unos spor je i podložan pogreškama te stvara velike troškove. Odluke o ovrsi treba također dugo čuvati, što opet stvara troškove pohrane papirnate dokumentacije, a u slučaju traženja po arhivu gubi se mnogo vremena. Zbog toga su u Abanci lani počeli projekt digitalizacije ovrha. U suradnji s Mikrocopom uvedena su organizacijska i tehnološka rješenja kojima se ovrhe odmah nakon primitka pretvaraju u elektronički oblik, a važne informacije strojno se unose u bančin sustav. Tako se smanjuje kašnjenje, gotovo neizbježno pri ručnom unosu, a povećava točnost podataka te u skladu s tim financijski rizik za banku. I bančini se zaposlenici tako rasterećuju pa se mogu posvetiti drugim zadacima.

U dematerijalizaciji ostale šalterske dokumentacije velika su pomoć potpisne pločice i skeneri, koji su prvi korak u automatizaciji poslovnog procesa. Izazov je obuhvatiti dokumente prije poslovnog procesa i digitalizirane dokumente ‘natjerati’ da ih pokreću – priznaje Klinar.

Primjer je takve prakse likvidacija faktura, koja mora proći nekoliko odjela u poduzeću. U još ekstremnijem slučaju odgovorna osoba, najčešće direktor, mora proći pola zemlje samo da se potpiše. Metlikovec je na konferenciji dao izniman primjer: građevinska tvrtka sa sjedištem u Zagrebu obavlja posao na jadranskoj obali, primjerice u Makarskoj. Direktor nadgleda radove i u petak odlazi na vikend. Međutim, budući da stanuje u Puli, prije mora ići u Zagreb potpisati fakture, zbog čega nepotreban gubi vrijeme i stvara trošak. Digitalizacijom faktura se skenira odmah nakon primitka i elektroničkim sustavom šalje se odgovornoj osobi na potpis. Tako se troškovi odobravanja računa drastično smanjuju, a proces se ubrzava jednako drastično.

Korak dalje u cijelom postupku automatizacije poslovanja jest ePisarnica. Njezin je posao nakon prihvata sadržaja digitaliziranih dokumenata i njihove pohranе u arhivu pokrenuti poslovne procese. ePisarnica papir zaustavlja na ulazu u proces, odmah ga pohranjuje u arhiv te uspostavlja nadzor nad priljebom poslovanju. Dokumenti tako brže dolaze do primatelja jer se distribuiraju u elektroničkom obliku bez obzira na lokaciju primatelja. Također postoji revizijski zapis prijma dokumentacije i svih pregleda pošte. Poslovni procesi učinkovitiji su i imaju brži odziv te do istog dokumenta istodobno može doći više korisnika. Manja je količina posla obavljenoga u prijamnoj pisarnici i, što zanima menadžere, mnogo je jeftinija. ePisarnica može se postaviti u tvrtki ili se također može eksternalizirati. Korisnik koji je svoju pisarnicu eksternalizirao u Mikrocop je na primjer Adriatic Slovenica.

Temeljni je cilj projekta bilo uspostavljanje digitalnoga prijamnog ureda u kojem se većina dokumenata pretvarala u digitalni oblik te se dalje upotrebljavala samo u digitalnom obliku i automatizirano. U suradnji s Mikrocopom najprije su se analizirali poslovni procesi u organizaciji. Analiza je detaljno pokazala najčešće vrste, količine i pojave oblike dokumentacije u poslovanju. Pokazalo se i tko je uključen u pojedine procese te kako se mogu dodatno optimirati. Nakon analize slijedila je faza primjene informacijskih rješenja.

Za postizanje postavljenih ciljeva trebalo je uspostaviti sklop rješenja s pomoću kojih se mogu kontrolirati ulazni i izlazni dokumenti koje dobivaju u Adriatic Slovenica. U prijamnoj pisarnici postavilo se mjesto za obuhvat, a pretvorba dokumenata u elektronički oblik osnova je za daljnje izvođenje elektronički podržanih procesa u sustavu Bezpapira.biz. Tako dokumenti kroz proces putuju automatizirano i u elektroničkom obliku, a čuvaju se u sustavu Arhiviraj si. Hoće li tvrtka napraviti vlastitu elektroničku pisarnicu, ovisi o količini dokumenata. Manje je tvrtke prema nekim pravilima ne bi trebale eksternalizirati, ali svakako bi to trebale učiniti tvrtke poput banaka, koje u pola smjene prime više od 1500 sudskih ovrha. Dakle, vanjskom se ePisarnicom koristi Adriatica Slovenica, koja je smanjila troškove za milijun i pol eura te broj zaposlenih sa sedamdeset na trinaest.

Banke biraju Mikrocop i zbog kratkih rokova uvođenja bespapirnog poslovanja. Primjerice, kreditne mape mogu se digitalizirati u nekoliko sati. Tu su i drugi paketi cjelokupnih rješenja i usluga u upravljanju dokumentima i njihovu čuvanju koji pomažu smanjiti troškove poslovanja.