Idealni je ured prilagodljiv

Graditelj poslovnog prostora mora znati da će se u idućih dvadeset godina promijeniti od četiri do pet njegovih korisnika. Najekonomičnije je, uz minimalne troškove, prilagoditi prostor potrebama svih tih korisnika. Stil uređenja ureda pokazat će koliko su tvrtki koja u njemu posluje važni organiziranost, funkcionalnost, luksuz ili ležernost.

Poslodavci su barem jednom u poslovnom životu bili u situaciji tražiti ili birati ured. Nepisano je pravilo da ured predstavlja tvrtku, a može biti uređen na razne načine: kreativno, originalno ili pak tako da pokazuje koliko su zaposleni u njemu ozbiljni i predani poslu. Sve to, naravno, može biti i u kombinaciji s tim da jedan od tih elemenata preteže, a posjetitelji ili poslovni partneri takvih poslovnih prostora stječu prve dojmove o tvrtki.

Stil uređivanja poslovnog prostora pokazuje koliko tvrtka pridaje pozornosti organiziranosti, funkcionalnosti, luksuzu ili ležernosti. Pogotovo nakon 70-ih godina prošlog stoljeća tvrtke su počele posvećivati više pozornosti poslovnom okružju zaposlenika jer se shvatilo da i ono može utjecati na produktivnost tvrtke. Najjednostavnija je podjela poslovnih prostora na otvorene i klasične, odnosno zaposleni radni dan provode u jednom velikom prostoru eventualno odvojenom niskim pregradama ili su pak u klasičnim uređajima, po nekoliko njih, naravno, ne računajući vodeći kadar. Takvih ureda ima u Hrvatskoj.

U tvrtki VMD kažu da su u svojoj 20-godišnjoj gradnji poslovnih i stambenih objekata definirali 30-ak kriterija za opremanje ureda i stanova te ih formulirali pod imenom VMD Standard. Ti kriteriji, kažu, pokrivaju tri važna elementa uređenja i opremanja, a to su funkcionalnost prostora, trajnost materijala i pouzdanost tehnologija te estetika.

• Primijenjena rješenja trebaju biti racionalna za održavanje, a jeftina za korisnika, tako da većina tehnoloških rješenja, posebno instalacijskih, uključuje najnovije tehnologije. Na njih VMD obično nudi jamstveni rok koji je 50 posto dulji od zakonskog. S obzirom na to da VMD ima vlastitu tvrtku za održavanje objekata, posebna pozornost posvećuje se rješenjima rentabilnim za održavanje. U smislu racionalnosti potrošnje primjenjuju se rješenja koja osiguravaju A kategoriju energetske učinkovitosti te se potrošnja energenata kontrolira putem brojila – rekla je Majda Vidović, arhitektica u VMD-u.

Prema svjetskim standardima, za jednog zaposlenika u uredu potrebno je osigurati barem dva četvorna metra ne računajući stol i ostale tehničke naprave koje idu uz posao, bez obzira na to je li riječ o otvorenim uredima ili nekoliko njih. Objasnila je najvažnije aspekte kreiranja poslovnog prostora. Modularnost je jedan od njih jer, kaže Vidović, potrebno je zadovoljiti potrebe različitih korisnika. Naime, graditelj poslovnog prostora mora znati da će se u sljedećih 20 godina promijeniti od četiri do pet korisnika i da je najekonomičnije uz minimalne troškove prilagoditi prostor potrebama novoga korisnika.

Fleksibilnost je još jedan važan faktor jer je poslovni prostor katkad potrebno prilagoditi u kratkom roku. Racionalnošću pak, kao još jednom važnom aspektu pri gradnji poslovnog prostora, postiže se optimalni rezultat uz najmanji utrošak vremena i sredstava.

• Zahtjevi klijenata vezani uz uređenje i opremanje prostora vrlo su različiti i oviše često o vrsti posla i poslovnog politici klijenta. Tako se zahtjevi kreću od potpuno otvorenog prostora (tzv. open space ured) do pregrađivanja na pojedinačne uredne za manje zaposlenika. Čest je zahtjev klijenata lokacija, pogotovo ako je blizu središta grada i/ili dobro prometno povezana. Većina korisnika preferira ured u poslovnoj zgradi gdje su dio ustrojenog i održavanog sustava – objasnila je Vidović.

U Zagrebtoweru kažu da njihovi uredi zadovoljavaju visoke svjetske standarde izrade te pružaju optimalnu iskoristivost prostora, fleksibilnost i ugodnu radnu atmosferu. Osim toga, kaže voditelj objekta Zagrebtowera Darijo Stuparić, da bi se zaposlenici osjećali što ugodnije, važno je da poslovni prostor ima i popratne sadržaje.

• Uz karakteristike poput modernih tehničkih rješenja i fleksibilne mogućnosti uređenja prostora, klimatizacije i prozora koji se mogu otvarati, treba naglasiti i da su našim klijentima na raspolaganju sadržaji poput fitness centra, trgovine mješovite robe, autopraonica, kemijske čistionice, poslovnice banke te caffe bara i restorana za kratke pauze i neslužbene sastanke – dodao je Stuparić.

Njihovi se prostori također, poput VMD-ovih, mogu prilagoditi potrebama korisnika, bilo da se radi o otvorenom tipu uređa ili odvojenim prostorijama. Stuparić ističe da i prostranost i prirodno osvjetljenje utječu na stvaranje ugodne atmosfere. Inače, prema nekim svjetskim standardima, uređi u kojima se dugo zadržava prirodno svjetlo mnogo su ugodniji od zamračenih prostorija u kojima po cijeli dan gori svjetlo.

Osim toga za jednog je zaposlenika u uređu potrebno osigurati barem dva četvorna metra prostora ne računajući stol i ostale tehničke naprave koje idu uz posao. Tako kažu stručnjaci, bez obzira na to je li riječ o otvorenim uređima ili nekoliko njih. U Zagrebtoweru ističu da njihovi klijenti još preferiraju uređ s odvojenim prostorijama koji im omogućuje veću privatnost. Ipak, dodaju, u Hrvatskoj se također sve više javlja potreba za servisiranim uređima koji nude fleksibilnost u veličini uređa i trajanju najma. Tako na osmom katu Zagrebtowera korisnici imaju InstantOffice.

– Uređi u InstantOfficeu predviđeni su za jednu ili više osoba, a potpuno se mogu prilagoditi potrebama poduzetnika i zahtjevima određenih profesija. Najam se može ugovoriti na dulje ili kratkoročno, a poduzetnici dobivaju i niz dodatnih usluga koje će im olakšati poslovanje, poput usluga virtualne tajnice. Za tu vrstu usluge odlučuju se jer im je važno racionalizirati fiksne troškove poslovanja i ubrzati poslovne procese – napomenuo je Stuparić.

Dodao je da se profesionalno uređenim uređima prostorom gradi i ozbiljniji imidž tvrtke koja se njime koristi. Zato su klijentima osigurali i tri vrhunske dvorane za sastanke, opremljene modernom tehnologijom, u kojoj mogu ugostiti svoje posjetitelje, a nude im i podršku pri organizaciji sastanaka i evenata poput seminara, edukacija ili konferencija. Osim toga na raspolaganju su im samoposlužna kuhinja i uređeni lounge prostor u kojem se klijenti mogu opustiti u pauzama tijekom radnog dana.

Za razliku od naših, strane se tvrtke više koriste otvorenim prostorima, ali za takvima, barem za sada, nema prevelike potražnje. O tome nam je govorio Luka Mihaljinac, direktor agencije za nekretnine Zagreb West. Općenito je potražnja za poslovnim prostorom loša, kazao je, jer od početka krize strane tvrtke ne dolaze pretjerano u Hrvatsku. Veće domaće tvrtke imaju svoje prostore, dosta manjih u teškoj reniji da se može ostati na ‘open plan’ varijanti ili lako ga dijeliti na manje cjeline.

– Prostor mora imati mnogo dnevno svjetla, biti ugodan za svakodnevan rad, biti modernog, minimalističkog interijera i uređenja, imati čajnu kuhinju u kojoj se možda može i sjesti i nešto pojesti te imati barem dva sanitarna čvora i po mogućnosti balkon. Sve se više pazi i na energetsku učinkovitost i smanjenje tekućih troškova korištenja prostorom, tako da bilo kakve intervencije u tom području povećavaju njegovu atraktivnost – objasnio je Mihaljinac.

Ono što također diže reting poslovnog prostoru njega je IT povezanost. Naime, sve više tvrtki traži da radno mjesto bude fleksibilno i pomično, pa je prednost kompjutorski pod i barem što više utičnica. Vrlo je važno i to, dodaje Mihaljinac, da tvrtke više nisu spremne plaćati visoke zajedničke troškove.

– Svjesni toga da je stanje na tržištu poslovnog najma loše, da ima dovoljno kapaciteta, a potražnja je slaba, zakupci su zahtjevni. Zakupodavci skupljih poslovnih prostora na račun dugotrajnijega poslovnog zakupa nude razne benefite: spuštaju cijene, u nekim poslovnih zgradama daju odgođu plaćanja do šest mjeseci, uključuju određene zajedničke troškove itd. – dodao je Mihaljinac.

Na kraju recimo da imati jedan veliki ili više manjih uređa ovisi i o procjeni poslodavca, a oba imaju prednosti i nedostatke. Veliki ured omogućuje lakšu komunikaciju između zaposlenika, brže reakcije i bolju atmosferu, ali zbog buke može narušavati koncentraciju i smanjiti produktivnost. Obnuto je kod više manjih uređa.