1. Video (uživo) postao je kralj

Organizacijski dizajn uključuje organizacijsko ponašanje, razvoj, promjene, arhitekturu, učinkovitost i sposobnosti. Kao sustav sastoji se od pet elemenata: kontrole, strategije, strukture, znanja i kulture. To je naporan, rudarski posao u kojem zavrnutih rukava stojite u blatu i kopate vlastitim rukama.

Direktori, vlasnici i menadžeri postavili su mi mnogobrojna pitanja vezana uz tematiku organizacijskog dizajna. Izdvojio sam njih sedam kako bih približio važnost područja i što sve možete izgubiti ako dio svog fokusa, vremena i energije ne usmjerite na sljedećih nekoliko osnovnih naglasaka.

Organizacijski dizajn uključuje organizacijsko ponašanje, razvoj, promjene, arhitekturu, učinkovitost i sposobnosti. Načelno gledano, sve vezano uz neku organizaciju može se staviti pod područje organizacijskog dizajna. Kao sustav, organizacijski dizajn sastoji se od pet elemenata: kontrole, strategije, strukture, znanja i kulture. Postoje tri razloga zašto je organizacijski dizajn jedno, od strane menadžera, najslobodniji razumljenih područja u današnjem poslovnom svijetu. Prvi je iznimna širina u kojem se dio autora bavi cijelim područjem, a dio samo pojedinim elementima. Drugi je iznimna dubina koja se kreće od priručnika za menadžere do vrlo ozbiljnih znanstvenih istraživanja mikrosegmenta područja koja, nažalost, menadžeri ne čitaju. Treće, različiti autori koriste se istim terminima za različite koncepte samo pridodajući komunikacijskoj buci u brojnoj literaturi.

Organizacijski dizajn je upravljanje kompleksnostima, konfliktnima i kompromisima u svakoj organizaciji. Dizajniranje je aktivnost koja mora dati odgovore na sva ključna organizacijska pitanja: što nam je cilj, kako je strukturirati, kako kontrolirati, koliko koga i čega gdje, tko s kim i što s čim, što bi moglo poći po dobru, što će poći po zlu te što ćemo i kako učiniti sljedeće.

Svrha, bit ili poenta organizacijskog dizajna je implementacija strategije. To je naporan, ‘rudarski’ posao u kojem zavrnutih rukava stojite u blatu i kopate vlastitim rukama. Učite na svojim pogreškama i ne baš jeftino ih plaćate.

Za razliku od strateške analize i formulacije, ovdje nema ništa ni ‘fensi’ ni seksa. Borba u rogovima s vašim ljudima, rame o rame. Organizacijski dizajn je alat koji podržava materijalizaciju dobre ideje s papira u vrijednost za kupca ili klijenta i minimalizira trošak za vas.

Ne možete ne baviti se dizajniranjem organizacije. Pitanje je samo činiti li to planski i s namjerom ili stihijski i slučajno. Naime, kako organizacija ili vaša tvrtka ne može ne imati misiju i viziju, strategiju i ciljeve, procese i rezultate, tako ne može ne imati dizajn. Što god odlučili učiniti ili ne učiniti rezultirat će nekakvim dizajnom. Trenutačno stanje u vašim organizacijama posljedica je niza uzroka, kojima se bavi organizacijski dizajn, i ako ste zadovoljni efektivnošću i efikasnošću, odlično. Ako niste, čitajte dalje.

Izokrenimo, na trenutak, fokus i dajmo odgovor na to što gubite lošim organizacijskim dizajnom. Vidljivi simptomi možda su vam poznati: čekanje i gubljenje vremena, ponavljanje i ispravljanje, iste pogreške i nepotrebne aktivnosti, neiskorištena kreativnost i potencijal. Posljedica su poznate rečenice zaposlenika: ‘To nije naš posao.’, ‘Zašto nas o tome nitko nije obavijestio?’ i ‘Mi smo svoj dio posla odradili, a to što oni nisu…’. Redaju se i poznate situacije: prenapravanost rasporeda, stalno ‘gašenje požara’, nepoznavanje što drugi u organizaciji rade, nerazumijevanje smjera kamo organizacija ide, previše sastanaka, premalo dobrih menadžera i nepostojanje sustava ‘follow-up’, pa kad se nešto planira, ne odradi se baš sve.

Loš organizacijski dizajn je rasipanje. Rasipanje novca, vremena, dobre volje i živaca. Novca zbog troškova ispravljanja i ponavljanja te oportunističkih troškova izgubljenih prilika. Vremena zbog neodlučivanja, neinformiranja i nekoordinacije. Dobre volje zbog nezadovoljstva, nemotivacije i povlačenja angažmana zaposlenika. I na kraju, živaca onih koji stvarno mare. Riječima W. Edwardsa Deminga, stavite dobre ljude u loš sustav i sustav pobjeđuje svaki put. Organizacijski dizajn je put kako dobre ljude staviti u dobar sustav.

Zamislite da svaka osoba u svakoj organizaciji ima svoje gravitacijsko polje. Njime privlači ideje, aktivnosti, druge ljude i svija organizacijski prostor-vrijeme. Što se osoba nalazi više na hijerarhijskoj ljestvici i što ima veću odgovornost i pravo na donošenje odluka, time je njezino gravitacijsko polje veće. Zapitajmo se tko u organizaciji ima najveće ovlasti i najviše resursa da definira dizajn organizacijskih elemenata. Ne samo da top menadžment mora biti uključen, već jedino on može definirati i primijeniti organizacijski dizajn. Ako to čini netko ispod njega ili nezavisni stručnjaci izvana, doći će do borbe ili međusobnog privlačenja onoga što je zamišljeno na papiru i mentalnih modela ljudi u top-menadžmentu i onoga što oni smatraju ispravnim, potrebnim i u praksi provedivim. Što mislite, tko će pobijediti? Postoje iznimke tog pravila, ali to je već područje korporativnog upravljanja.

Ne postoji jedan vaš najbolji dizajn. Postoji mnoštvo loših i malo manje dovoljno dobrih. Tačno, ne postoji nijedan koji se može prilagoditi na više istih ili različitih organizacija. Dizajniranje organizacije je evoluirajući proces koji se ponavlja i dizajn koji kreirate neće trajati vječno, pa čak ni predugo. Vaš je velik izazov kod unapređenja pojedinih organizacijskih komponenti taj što sve one istovremeno utječu jedna na drugu višestrukim interakcijama i mijenjaju se. Svaka intervencija potiče niz drugih aktivnosti. Nešto promijenite i onda se bavite sekundarnim posljedicama svake provedene aktivnosti, predvidljivim i onima koje niste mogli predvidjeti. Cijelo vrijeme balansirate između koncepata kratkoročnih rezultata i dugoročnog planiranja, međusobne konkurencije i kooperacije vaših ljudi, centralnog donošenja odluka i decentralizacije odlučivanja, birokracije i poduzetničke energije, poštovanja rutine i eksperimentiranja, efikasnosti i inovacije. Dok uspješno balansirate, dizajn je dovoljno dobar.

Ključ je imati spremu um koji je sposoban donositi zdrave strateške organizacijske odluke. Eksplcitno znanje nalazi se u vrlo bogatoj literaturi i zahtijeva samo investiciju vremena. Prava vrijednost nalazi se u razvoju vašega tačnog znanja kao temelja vaše intuicije. Razumijevanje uzoraka, prosudba kategorija situacija i prepoznavanje tipičnih slučajeva i anomalija. Sve to kroz organizacijsku, procesnu i prizmu ljudskoga kapitala te tri razine odlučivanja: stratešku, taktičku i operativnu. Svaki slučaj u jednoj organizaciji ili je vrlo sličan ili je nalik onima u drugim organizacijama. Ali nikada nije isti. Jer ljudi nisu isti. Zato vaša organizacija s vašim ljudima, procesima i klijentima može sličiti, ali nikada ne može biti ista nekoj drugoj. To je važno jer morate izbjeći zamku kopiranja tuđih organizacijskih modela.

Loš organizacijski dizajn je rasipanje novca, vremena, dobre volje i živaca. Novca zbog troškova ispravljanja i ponavljanja te troškova izgubljenih prilika.