Dokumentacija je besplatna

Ako je dokumentacija jasna, precizna, razumljiva i nedvojbeno, i postupak javne nabave bit će lakše uspješno završiti. Ugovor će se također uredno izvršiti.

Alegorijski rečeno, dokumentacija o nabavi temelj je kuće, osnova za uspješnu provedbu postupka javne nabave. Mora biti jasna, precizna, razumljiva i nedvojbeno. Stoga se naručitelj u fazi pripreme postupka mora posebno potruditi kako bi izradio što kvalitetniju dokumentaciju. Tako će i postupak javne nabave, kad formalno počne, biti lakše uspješno završiti, a i ugovor će se izvršiti uredno.

Novi Zakon o javnoj nabavi (ZJN), donesen potkraj 2016., propisuje da dokumentacija o nabavi mora biti jasna, precizna, razumljiva i nedvojbeno te izrađena tako da omogućiti podnošenje usporedivih ponuda. Mora omogućiti izračun cijena bez preuzimanja neobičajenih rizika i činjenja opsežnih predradnji ponuditelja. Treba naglasiti da se dokumentacija o nabavi uvijek mora izraditi na hrvatskom jeziku i latiničnom pismu, jedino je ta jezična verzija vjerodostojan tekst. U nekim slučajevima, ako je potrebno, dokumentacija o nabavi ili njezin dio može se osim na hrvatskom jeziku i latiničnom pismu izraditi na drugome službenom jeziku Europske unije.

Naručitelj je istodobno sa slanjem na objavu poziva na nadmetanje obvezan poslati na objavu pripadajuću dokumentaciju o nabavi te u tekstu obavijesti navesti internetsku adresu na kojoj je dostupna dokumentacija o nabavi. To će biti internetska adresa Elektroničkog oglasnika javne nabave Republike Hrvatske (EOJN RH) jer se, prema članku 68. stavku 2. ZJN-a, elektronički prijenos i objava obavijesti javne nabave, dokumentacije o nabavi te elektronički prijenos i dostava ponuda, zahtjeva za sudjelovanje, zahtjeva za kvalifikaciju te planova i projekata provodi putem EOJN-a RH. Jednom objavljena i javno dostupna dokumentacija o nabavi može se, naravno, izmijeniti ili dopuniti sve do isteka roka za dostavu ponuda ili zahtjeva za sudjelovanje.

ZJN izričito propisuje da se od gospodarskog subjekta niti smije zahtijevati naknada troškova za izradu i stavljanje na raspolaganje dokumentacije o nabavi niti se to smije postavljati kao uvjet za preuzimanje dokumentacije. Dakle, dokumentacija je besplatna! Gospodarski subjekt može zahtijevati dodatne informacije, objašnjenja ili izmjene u vezi s dokumentacijom o nabavi tijekom roka za dostavu zahtjeva za sudjelovanje i ponuda. Takav zahtjev mora biti pravodoban.

Pravodoban je svaki zahtjev koji je dostavljen naručitelju najkasnije tijekom osmog dana prije roka određenoga za dostavu zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda, a u slučaju ubrzanog postupka iz članka 234. ZJN-a te postupka javne nabave male vrijednosti najkasnije tijekom šestog dana prije roka određenoga za dostavu zahtjeva za sudjelovanje i ponuda.

Ako je zahtjev dostavljen pravodobno, naručitelj je obvezan odgovor, dodatne informacije i objašnjenja, bez navođenja podataka o podnositelju zahtjeva, staviti na raspolaganje na jednak način i na istim internetskim stranicama kao i osnovnu dokumentaciju, i to bez odgođe, a najkasnije tijekom šestog dana prije roka određenog za dostavu zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda, a u slučaju ubrzanog postupka iz članka 234. ZJN-a te postupka javne nabave male vrijednosti najkasnije tijekom četvrtog dana.

Dokumentacija o nabavi trebala bi sadržavati opće podatke, podatke o predmetu nabave, osnove za isključenje gospodarskog subjekta, kriterije za odabir gospodarskog subjekta (uvjete sposobnosti), podatke o ponudi ili zahtjevu za sudjelovanje te ostale podatke.

Naručitelj smije tražiti ili prihvatiti savjet neovisnih stručnjaka, mjerodavnih tijela ili sudionika na tržištu koji može primijeniti pri izradi dokumentacije o nabavi, pod uvjetom da takvi savjeti ne narušavaju tržišno natjecanje i da ne krše načela zabrane diskriminacije i transparentnosti.

Zaključno, prije pokretanja otvorenog ili ograničenog postupka javne nabave male i velike vrijednosti za nabavu radova te otvorenog ili ograničenog postupka javne nabave velike vrijednosti za nabavu robe ili usluga javni naručitelj obvezan je prije toga zainteresiranim gospodarskim subjektima staviti na savjetovanje dijelove dokumentacije o nabavi (opis predmeta nabave, tehničke specifikacije, kriterije za kvalitativni odabir gospodarskog subjekta, kriterije za odabir ponude i posebne uvjete za izvršenje ugovora), i to najmanje pet dana.

Nakon provedenog savjetovanja naručitelj je obvezan razmotriti sve primjedbe i prijedloge zainteresiranih gospodarskih subjekata i o tome izraditi izvješće te ga objaviti na internetskim stranicama. Tako se prije formalnog početka postupka javne nabave omogućavaju ispravci i poboljšanja dokumentacije o nabavi.