Piše Andreja Kajtaz

Elektronički račun u Hrvatskoj prvi se put pravno izjednačio s računom na papiru donošenjem Izmjena i dopuna Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost 2011., a dodatno su raspisani uvjeti izmjenom zakonske regulative 2013. Prema odredbama Zakona o porezu na dodanu vrijednost, računom se smatra račun izdan na papiru, ali i onaj izdan i poslan u elektroničkom obliku, no primatelj mora biti suglasan za prihvat tako izdanog računa. Bez obzira na to izdaje li se račun u elektroničkom obliku ili na papiru, mora se osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa. Propisana je obveza za poreznog obveznika utvrditi kako će osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa. Zakon o PDV-u propisuje da se to može ostvariti s pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednoga elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Zakon o PDV-u propisuje da se vjerodostojnost podrijetla osigurava tako da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja računa, a cjelovitost sadržaja treba osigurati tako da se sadržaj računa izmijeni do kraja razdoblja za pohranu računa.

Primjena naprednoga elektroničkog potpisa metoda je razmjene računa u elektroničkom obliku koja za zadovoljenje navedenih uvjeta rabi digitalni certifikat i napredni elektronički potpis koji to omogućuje. Vjerodostojnost podrijetla osigurava se tako da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja računa. Može se osigurati uporabom digitalnih certifikata kojima se osigurava nedvojbeni autentičnost korisnika kao najsigurniji mehanizam dokaza identiteta. Cjelovitost sadržaja računa može se osigurati primjenom elektroničkog potpisa. On štiti integritet potpisanog sadržaja i dokument se nakon potpisa ne može mijenjati, odnosno svaka izmjena sadržaja na računu narušila bi elektronički potpis, što bi završilo pogreškom na računu. Poslovni subjekti mogu odabrati više informacijskih posrednika koji rade u skladu sa zakonskom regulativom za razmjenu elektroničkog računa. Odabir je dobrovoljan i na komercijalnoj osnovi te nema nikakvih uvjetovanja pri odabiru posrednika odluči li poslovni subjekt tako poslovati.

Finin e-Račun servis je za razmjenu elektroničkih računa internetom. Osim što je elektronička razmjena brža i sigurnija, taj servis omogućuje znatne uštede koje se odnose na troškove pripreme i slanja računa poput troškova papira, omotnica, tiska i poštanskih usluga. Najviše se štedi na troškovima obrade ulaznih računa koji podrazumijevaju skeniranje ulaznih računa i njihovo ručno prepisivanje u računovodstvene programe. Svi računi (poslani i primljeni) arhiviraju se u e-Arhivi u skladu sa Zakonom o računovodstvu, a uz račun se pohranjuju elektronički potpis i vremenski žig, što jamči integritet sadržaja računa i autentičnost pošiljatelja cijelo vrijeme pohrane računa. Servis e-Račun radi na tzv. zvjezdastome modelu razmjene računa, što znači da pošiljatelj i primatelj ne moraju potpisivati bilateralne ugovore za razmjenu računa; tako se zadovoljava zakonski uvjet da primatelj mora biti suglasan s primanjem računa. Prema tome je modelu dovoljna samo registracija na sustav. Korisnici se mogu registrirati samo za slanje, samo za primanje računa ili za oboje. Svaki pošiljatelj računa može razmjenjivati račune sa svim registriranim primateljima i obrnuto.

Vlada RH pokrenula je 2015. pilot-projekt da se osigura spremnost tijela javne vlasti za primitak računa u elektroničkom obliku. Svrha je toga projekta bila dokazati primjenjivost razmjene e-računa poslovnih subjekata i tijela državne uprave. Kako bi se potvrdile izvedivost zaprimanja elektroničkog računa u državnoj upravi te njihova pravna i tehnička ispravnost, zaposlenici su educirani o tome na primjeru stvarno poslanog i zaprimljenog računa u elektroničkom obliku. Na temelju rezultata pilot-projekta, kako bi se osigurala spremnost tijela državne uprave odnosno proračunskih korisnika državnog proračuna za primitak računa u elektroničkom obliku i daljnji razvoj elektroničkog poslovanja tijela državne uprave i poslovnih subjekata, donesena je odluka o zaprimanju strukturiranih računa u elektroničkom obliku i pratećih isprava za tijela državne uprave odnosno korisnika državnog proračuna. Budući da je e-račun najraširenija elektronička isprava u svijetu i ima središnju ulogu u razvoju elektroničkog poslovanja, njegovo je uvođenje zbog velike uštede vremena i novca u interesu velikih, srednjih i malih poduzeća te javnog sektora.

Uvođenjem elektroničkog poslovanja ubrzavaju se i skraćuju poslovni procesi te se uvodi nova dimenzija transparentnosti i visoka razina točnosti. Razmjena računa u strukturiranom elektroničkom obliku, pogodnom za primateljevu automatsku obradu, nastavlja se na rješenja za likvidaturu računa i kruženje elektroničkih dokumenata (DMS sustavi) te rješenja za vođenje knjiga u kojima se knjiže knjigovodstvene isprave. Elektroničko poslovanje sve se više uvodi i razvija zato što je slanje elektroničkog računa sastavni dio elektroničkog poslovanja i zato što automatizacijom fakturiranja na svim razinama povećavamo uštede u gospodarstvu i istodobno potičemo cijelu zajednicu na razvoj elektroničkog poslovanja u internim poslovnim procesima. Odlukom o zaprimanju strukturiranih elektroničkih računa i pratećih priloga za proračunske korisnike (trenutačno isključivo za ministarstva Vlade RH), koju je Vlada donijela 13. studenoga 2015., Fini je dodijeljena uloga informacijske posrednice za državu.

Informacijski posrednik za državu središnje je mjesto za zaprimanje svih e-računa koje izdavatelji računa šalju proračunskim korisnicima. Servis e-Račun za državu otvoren je i fleksibilan za sve izdavatelje računa, što znači da izdavatelj računa može birati metodu i način slanja računa ministarstvima. Sustav je prilagođen tako da se izdavatelju koji račune šalje elektronički prema ministarstvima ne mijenja ništa u odnosu na dosadašnji način rada. S druge strane, proračunski korisnici račune koje je izdavatelj računa poslao putem servisa e-Račun za državu mogu zaprimiti automatski u svoj računovodstveni sustav ili pojedinačno putem portalske aplikacije e-Račun za državu. Automatsko zaprimanje računa podrazumijeva i njegovu automatsku obradu, što omogućuje primateljevu bržu, jeftiniju i točniju obradu računa.

Fina je razvila nekoliko aplikativnih rješenja koja omogućuju elektronički potpis pojedinačnih dokumenata ili velikog broja njih, ovisno o potrebama. Osim digitalnih certifikata treba imati programsko rješenje koje omogućuje ugradnju potpisa u dokument. Web e-Potpis je online aplikacija za elektroničko potpisivanje dokumenata. Riječ je o internetskoj aplikaciji koju ne treba instalirati na računalo. Za njezinu uporabu treba imati digitalne certifikate na kriptouređaju te se registrirati za uporabu. Registrira se online, prijavom na aplikaciju i uporabom digitalnog certifikata; dakle, ne treba dolaziti na šalter. Elektroničko poslovanje danas se primjenjuje u gotovo svim sferama poslovanja i većina takvih poslovnih procesa više nije mogućnost, nego obveza. Obveza gotovo uvijek propisuje jasna pravila rada, stoga neznanje, nerazumijevanje i dosadašnje navike više neće biti dovoljna izlika za pogreške u primjeni naprednih tehnologija i elektroničkog potpisivanja.