Analiza i razumijevanje trenutnog položaja organizacije

Čisti početak (eng. clean start) u pravilu pokreće novi menadžment u želji za dobivanjem procjene statusa zdravlja organizacije. On mu također pomaže pri određivanju budućeg smjera poslovanja i njime se inicira angažirano, pametno i fokusirano planiranje.

Kao što mu ime govori, čisti početak (eng. clean start) neovisan je pregled organizacije koja je na prekretnici radi uvida u trenutačno stanje poslovanja, a čime se osigurava osnova za okretanje nove stranice u poslovanju, neopterećene od dotadašnje ustaljene prakse i postupaka. Osim dobivanja uvida u zatečeno financijsko i operativno stanje, taj pristup osigurava dobivanje šire anamneze poslovanja: identifikaciju uzroka i posljedica dosadašnjeg načina upravljanja i razumijevanje ključnih izazova budućeg poslovanja. Sastavni dio čistog početka je osmišljavanje prijedloga mjera za poboljšanje nedostataka i umanjenje potencijalnih rizika. Drugim riječima, provođenjem čistog početka podvlači se crta nad dosadašnjim načinom rada i ostvarenim rezultatima te se kreira platforma za donošenje strateških razvojnih odluka. Stoga, takav projekt često predstavlja prvi korak u procesu transformacije te je katalizator za pokretanje širih organizacijskih promjena.

U praksi, čisti početak najčešće se aktivira prilikom uspostave novog vodstva koje preuzima odgovornosti upravljanja nad trgovačkim društvom, institucijom ili organizacijom (uspostava nove vlade, uprave poduzeća i sl.). Novi ga menadžment pokreće u želji za dobivanjem procjene statusa zdravlja organizacije u širem kontekstu poslovanja. Ujedno, zapažanja dobivena čistim početkom o trenutačnom stanju organizacije označavaju polaznu točku novog mandata, a identificirani nedostaci i prijedlozi njihova unaprijedjenja proizašli iz analize mogu poslužiti kao neki od ključnih pokazatelja poslovanja (engl. key performance indicators – KPI) temeljem kojih će se valorizirati uspješnost i učinkovitost vodstva. Također, čisti početak pomaže menadžmentu pri određivanju budućeg smjera kretanja cijele organizacije te se njime inicira početna faza procesa angažiranog, pametnog i fokusiranog planiranja.

Za privatna i javna poduzeća, išod čistog početka najčešće je kratko i svima razumljivo izvješće koje prikazuje rezultate financijske, operativne i strateške analize zatečenog stanja, uz prepoznavanje rizika te davanje smjernica i preporuka za definiranje fokusa budućeg poslovanja. Metodologiju provođenja projekta čistog početka, kao i opsežnost analize, moguće je prilagoditi specifičnim karakteristikama analizirane organizacije i/ili potrebama krajnjih korisnika izvješća.

Provođenje čistog početka pogodno je kako za potrebe privatnih poduzeća tako i za poduzeća u većinskom vlasništvu države ili javne institucije. Medijski poznatiji primjer čistog početka proveden je tijekom 2012. godine pod nazivom ‘Analize postojećeg stanja u državnim tijelima i trgovačkim društvima s konceptom poboljšanja efikasnosti upravljanja – Clean Start’. Projektom je koalicijska vlada na početku svog mandata željela utvrditi zatečeno stanje u 22 državne tijela (poput ministarstava i državnih ureda) i u pripadajućim trgovačkim društvima (uključujući HRT, HEP, HŽ, HAC te druge). Planirani ishod projekta bio je dobivanje detaljnog uvida u pojedine segmente poslovanja odabranih društava kao što su: proces planiranja proračunskih sredstava te vezanost i ostvarivost zadanih ciljeva, uvid u stanje mape poslovnih procesa po pojedinim revidiranim subjektima, efikasnost sustava kontrole, stanje kvalitete postojećih ljudskih resursa, efikasnost sustava praćenja svih dosadašnjih preuzetih obveza koje imaju implikacije na proračun, kao i uvid u problematiku dosadašnjih primopredajnih zapisnika.

Temeljem analiziranih područja i uočenih nedostataka, sastavni dio projekta čistog početka može biti prepoznavanje potencijalnih rizika poslovanja, kao i kvantificiranja procjena razine njihove rizičnosti. Naime, u sklopu opisa ključnih zapažanja moguće ih je kategorizirati na područja visokog, srednjeg i niskog rizika ovisno o procjeni njihova utjecaja na plan i program nove uprave. Nadalje, daju se mjere za ublažavanje identificiranih rizika na visokoj razini te se svakoj od predloženih mjera dodaje stupanj prioritetnosti, a slijedom toga i određivanje akcijskog plana provedbe. Akcijski plan provedbe podrazumijeva vremenski raspored provođenja predloženih mjera s fokusom na tzv. quick wins mjere, odnosno mjere koje zahtijevaju najmanju razinu potrebnih resursa uz visok utjecaj na poslovanje te na strateške dugoročne mjere.

Kako bi provele projekt čistog početka, uprave najčešće angažiraju vanjske savjetnike s ciljem dobivanja neovisne, objektivne i stručne slike stanja organizacije.

Problem na koji često nalaze vanjski savjetnici, ali i nova uprava, to je što dionici uključeni u projekt različito percipiraju svrhu čistog početka. Naime, neki razumiju važnosti označavanja polazne točke novog mandatara, a drugi isti projekt prepoznaju kao revizionizam rada prethodnog vodstva. Sukladno svom shvaćanju, dionici često zauzmu različit stupanj participacije u projektu kao i podrške angažiranom vanjskom suradniku. Zbog toga je izrazito važno da nova uprava na početku projekta svim uključenim interesnim skupinama nedvosmisleno objasni svrhu i cilj čistog početka te pozove na suradnju i doprinos projektu. To je iznimno važno zbog dva osnovna preduvjeta provođenja čistog početka, a to su: uključenost svih relevantnih djelatnika i ostalih ključnih dionika unutar organizacije te dostupnost točnih i potpunih informacija. Naime, zbog svoje svrhe i opsega projekt čistog početka ima i određena ograničenja. Tako kvaliteta izvještaja ovisi o dostupnosti i točnosti dobivenih informacija jer se analiza oslanja na dokumentaciju i ostale podatke dobivene od klijenta (menadžmenta, zaposlenika i trećih strana). Također, projekt ne predstavlja forenzički pregled poslovanja te se na izvještaj ne može oslanjati u smislu otkrivanja eventualnih većih manjkavosti, pogrešaka ili prijevare, a izvještaj može sadržavati određene projekcije poslovanja i rezultata klijenta koje su pripremljene, odnosno utemeljene na njegovim, a ne savjetnikovim pretpostavkama.

Naime, čisti početak se prema svom opsegu i fokusu razlikuje od postupka revizije i dubinskog pregleda (engl. due diligence) te sukladno tome rezultati analize ne pružaju isti stupanj sigurnosti. Prilikom provođenja čistog početka ne primjenjuju se Međunarodni revizijski standardi i Međunarodni standardi o poslovima uvida te se ne izražava nikakvo uvjerenje ili mišljenje prema trećim stranama. Umjesto toga, korisnici izvješća sami procjenjuju postupke i nalaze te sami izvode zaključke. Možda je najvažniji ishod projekta čistog početka jednostavno promjena perspektive koju donosi čelnica organizacije. Naime, brzo i cjelovito sagledavanje poslovanja putem takvog projekta daje upravi razumijevanje stanja te generira pokretačku snagu za potrebne promjene. Uprava dobiva jasnu sliku što se treba napraviti i motivirana je mogućnostima i predloženim opcijama. Time se osnažuje njezina strategija upravljanja organizacijom u kontekstu izvedivosti, prihvatljivosti i prikladnosti. Predstavljajući tu strategiju ostalim zaposlenicima i dionicima organizacije, vodstvo uistinu može utjecati na promjenu kulture poslovanja, a koja s vremenom pridonosi ostvarenju vizije cijele organizacije.