Ulazni računi bez stresa

Bez obzira na veličinu poduzeća, odobravanje ulaznih računa je izazov. Proces je dovoljno dugotrajno pa nije potrebno da nepravilno odobravanje ulaznih računa uzrokuje dodatne probleme. Novi Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15), koji je stupio na snagu prije nešto više od dvije godine, obvezuje sva poduzeća da svi ulazni računi moraju biti isprintani, prekontrolirani i potpisani te nakon toga poslani u računovodstvo na obradu. Proces obrade ulaznih računa uključuje zaprimanje, kontrolu, obradu, knjiženje i arhiviranje računa. Ako ste i sami dio tog procesa, sasvim sigurno ste se susreli sa situacijama kada su vam ulazni računi oduzeli podosta vremena i živaca. A da ne govorimo o obradi nekoliko desetaka ili stotina ulaznih računa na dan. Zašto ne biste obradili račune na jednostavan način i imali pregledan uvid do kojeg možete doći u nekoliko koraka?

Proces obrade ulaznih računa na prvi pogled djeluje vrlo jednostavno: administrator/ica zaprimi račune, dostavi ih po odjelima gdje likvidatori pregledaju, popune i potpišu račune te ih šalju prema upravi. Nakon pregleda, potpisivanja i odobrenja računa, šalju se na knjiženje u računovodstvo. No, u takvom procesu je vrlo vjerojatno da ćete se susresti s problemima duplih, neispravnih ili nepopunjenih računa, koji će zahtijevati dodatne dorade, a time se vraćamo na početak procesa. Račun se jednostavno može izgubiti ili se ne zna tko je za njega odgovoran pa dugotrajno kruži po poduzeću, čime se produljuje i ovako dosta dug proces obrade. Sve takve probleme rješava kvalitetan informacijski sustav za upravljanje ulaznim računima.

Digitalizacijom odobravanja i likvidacije ulaznih računa šteti se vrijeme uprave i zaposlenika, a računovodstvo ima bolji uvid u sve račune. Jednostavno je doći do svih informacija koje su potrebne za donošenje odluke jer se u svakom trenutku zna gdje je račun i tko je za njega odgovoran. Dostupan je uvid u tijek svakog pojedinog računa, a do skenirane slike računa moguće je doći u svakom trenutku. Prednost sustava za upravljanje ulaznim računima je ta što bilježi sve bitne podatke o kolonu dokumenta. Račun se spremi u digitalnu arhivu zajedno s pripadajućim prilozima gdje je vidljivo tko ga je i kad odobrio. Uza svaki račun korisnici mogu dodavati bilješke, a ovlasti za manipulaciju dokumentima ovise o definiranim korisničkim pravima.

Imati sve račune u jednoj digitalnoj bazi, na jednom mjestu i dobiti sve informacije o bilo kojem računu nikad nije bilo jednostavnije. Obrada ulaznih računa je potpuno prilagodljiva poslovanju tvrtke, što znači da se postojeći način rada može optimizirati i preslikati u digitalni oblik. Olakšano je praćenje i arhiviranje velikog broja računa, čime se smanjuju troškovi poslovanja. Pravilnim upravljanjem ulaznim računima ostvarive su znatne vremenske i financijske uštede, a poslovanje je transparentno. Na osnovi evidencije ulaznih računa moguće je dobiti različite izvještaje koji pomažu rukovodstvu u donošenju odluka. Time se obrada ulaznih računa podiže na višu razinu i postaje alat za kontrolu, planiranje i upravljanje.

Automatizacijom odobravanja ulaznih računa ostvarive su značajne financijske i vremenske uštede.