e-Arhiv – papir ili datoteka, sve na jednom mjestu

Potreba za arhiviranjem elektroničkih dokumenata u današnje vrijeme ne predstavlja iznenađenje. Mogli bismo reći da je to prije pravilo nego iznimka za većinu poslovnih subjekata. Količina elektronički razmijenjenih poslovnih informacija iz dana u dan raste, pri čemu je sve veći broj elektroničkih dokumenata koji imaju poslovnu ili zakonsku podlogu za dugotrajno čuvanje. Referencirajući se na prijašnje troškove skladištenja papirnate dokumentacije, prva asocijacija poslovnim subjektima na elektroničku pohranu je osiguranje diskovnog prostora za njihovu elektroničku arhivsku građu. Je li diskovni prostor uistinu jedino što nam je potrebno za dugoročno arhiviranje elektroničkih dokumenata? Što je s načinom i brzinom dobvata, pretragom, sigurnošću? Iz prethodnog uvoda naslućujemo da stvari nisu baš tako jednostavne. Računala i diskovni prostor relativno su jeftini izdaci, međutim, oni su samo manji dio uspješnog arhivskog sustava. No krenimo od početka.

Uzmimo za primjer jednu manju tvrtku koja sa svojih 20-ak zaposlenih na dan generira 20 dokumenata, odnosno, prosječno jedan dokument po zaposleniku. U približno 250 radnih dana na godinu to je 5000 dokumenata. Ako od toga samo 10% dokumenata trajno čuvamo, zbog poslovne potrebe ili zakonske obveze, dobivamo broj od 500-tinjak dokumenata na godinu. Uvrstimo li faktor vremena uz rok od pet do 10 godina dolazimo do nekoliko tisuća dokumenata. Za čovjeka je to znatna količina informacija, ali u strojnom svijetu nije impresivna brojka. Gledano kroz parametre zauzeća diskovnog prostora, rekli bismo prava sitnica. Postavlja se pitanje gdje se kriju stvarni troškovi upravljanja jednom takvom arhivom pogotovo znamo li da sve više manjih tvrtki poseže za modernim servisima pohranu u oblaku anulirajući time i onaj mali dio troškova vlastitog mrežnog diskovnog rješenja.

Arhivske sustave ne bismo trebali miješati s DMS rješenjima, internim share portalima, a pogotovo ne s uslugama pohranu u oblaku. Navedeni servisi mogu imati ulogu u životnom ciklusu dokumenta, ali ne bi se trebali smatrati finalnim odredištem arhiviranja. Upravo to zbužuje krajnje korisnike jer ne prepoznaju jasnu razliku s obzirom na to da i jedni i drugi sustavi pohranjuju dokumentaciju. Krajnje pojednostavnjena razlika bila bi na one koji upravljaju dokumentom dok se nad njim rade obrade i izmjene (kolaboracijski servisi) te na one koji ga preuzimaju kao finalni objekt nad kojim više ne postoji mogućnost izmjene (arhivski servisi). Karakteristično za kolaboracijsko razdoblje je da svi veoma brzo dolazimo do željenog dokumenta jer unaprijed poznamo i pamtimo njegovu lokaciju i znamo veliki broj opisnih parametara. No što se događa kada više nitko od sudionika ne radi na dokumentu te on provede nekoliko godina u neaktivnom statusu? Kod kolaboracijskih ‘share storage’ sustava jedina opisna svojstva dokumenta su uglavnom njegov naziv, vrijeme kreiranja i lokacija pohranе. Sve navedeno obično nije dostatno za pronalazak odgovarajućeg dokumenta. Objedinjavanje jednog pravnog predmeta čiji dokumenti sežu u višegodišnju prošlost i po različitim odjelima tvrtke poput: nabave, prodaje, kadrova, financija, proizvodnje, može potrajati danim ako ne i tjednima. Kako to obično biva, tek se manji dio dokumentacije nalazi u elektronički strukturiranom obliku, a veći je dio skeniran i priložen uz glavni dokument. Postaje jasno da pretraživanje prema nazivu dokumenta nije dostatno već su nam potrebni opisni podaci nad dokumentom.

Ono što čini razliku arhivskog sustava naspram klasičnog ‘share storage’ sustava su deskriptivni podaci (metapodaci) koji se dodjeljuju uza svaki dokument. Formiranje takvih podataka treba biti dovoljno fleksibilno kako bi na što precizniji način mogli opisati predmetni dokument. Opis dokumenata preko metapodataka samo je jedno od poželjnih svojstava sustava za arhiviranje.

Jedno takvo moderno i fleksibilno rješenje ponudila je i Financijska agencija sa svojim servisom e-Arhiv. Navedeni servis namijenjen je svim poslovnim subjektima bez obzira na njihovu veličinu i vrstu elektroničke dokumentacije. Prilagodljivost korisnicima riješena je različitim modelima pristupa servisu pa se tako malim korisnicima omogućava pristup putem web-aplikacije, a veći mogu postići potpunu automatizaciju sa svojim internim poslovnim sustavima i arhiviranje provoditi direktno iz njih na način da ostvare integraciju putem web-servisa. Na taj način korisnik nikad ne mora napustiti svoje interno softversko rješenje, a njegov se sustav ne mora brinuti o načinu arhiviranja dokumentacije. Kvaliteta arhivskih sustava krije se upravo u mogućnostima upravljanja opisnim podacima (metapodacima) i čim boljem opisu arhivskih građe. Takvo arhiviranje iziskuje pripremu te je u startu skuplje zbog potrebe evidentiranja dodatnog seta podataka. Opisne podatke u naknadno digitaliziranim dokumentima često nije lako dobiti automatizmom i uglavnom je potrebno uključiti ljudski rad, ali navedeno u konačnici znatno skraćuje vrijeme dohvata dokumentacije uslijed boljeg opisa arhivskih građe. Dobra organizacija i opis podataka središnji je dio svakog arhivskog sustava. Sve daljnje funkcionalnosti su nadogradnja koja se u određenoj mjeri oslanja upravo na organizaciju i opis arhiva. Karakteristika arhivskih sustava koja je zanimljiva većini poslovnih subjekata je osiguranje integriteta arhiviranih dokumenata. Iako postoji više načina njegova ostvarivanja, u duhu elektroničkog poslovanja mogli bismo reći da je jedan od najefektivnijih onaj koji uključuje izradu elektroničkog potpisa i vremenskog žiga nad svakim arhiviranim dokumentom. Poželjno je da se proces obavlja automatizmom. Tako generirani elektronički potpis i vremenski žig korisnik može preuzeti uza svaki arhivirani dokument, a provjeru obaviti putem bilo koje aplikacije za verifikaciju po korištenom standardu AdES. Osim omogućavanja integriteta arhiviranih dokumenata, većina korisnika imat će potrebu za nekim oblikom njihova referenciranja. Pritom se po-najprije misli na stvaranje međusobnih veza dokumenata s dokumentom bez potrebe za formiranjem nove strukture za pohranu, što obično uzrokuje nove instance istih dokumenata i nepotreban umnažanje arhivskih građe. Dokumenti se tako međusobno povezuju neovisno o njihovoj lokaciji pohrane, a krajnji korisnik treba znati doći isključivo do jednog dokumenta kako bi dohvatio sve povezane dokumente. Kao primjer možemo navesti djelatnika pravne službe koji dohvatom ugovora za koji zna pripadajuće metapodatke (npr. datum, potpisnika i OIB tvrtke) dohvaća sve vezane dokumente poput računa, otpremnica, aneksa itd. Sasvim je razvidno kako različiti poslovni subjekti i različita poslovna dokumentacija mogu imati potpuno različite zahtjeve nad arhivskim sustavom.

Elektronički arhivski sustavi, može se zaključiti, ne predstavljaju digitalnu revoluciju, ali su esencijalna komponenta modernog elektroničkog poslovanja. Pravilnim odabirom modernog i fleksibilnog arhivskog rješenja možemo olakšati i ubrzati svoje poslovanje te smanjiti rizike nastale uslijed gubitka poslovne dokumentacije.