eRačun Ključna je figura u uvođenju informacijski posrednik

Svako poduzeće ili obrt koji na bilo koji način obavljaju usluge ili prodaju robu bilo kojem obvezniku javne nabave morat će se pripremiti da s 1. prosinca 2018. izdaju strukturirane elektroničke račune. Pri tome informacijski posrednik osigurava da račun bude ovjerjen i usklađen s europskom normom za eRačun kako bi podjednako bio strojno čitljiv u Hrvatskoj ili nekoj drugoj članici Europske unije.

Elektronički račun iste je pravne snage kao njegova papirnata inačica, ali njihova glavna razlika je u načinu dostave i obrade. eRačun razmjenjuje se iz računala u računalo i automatski strojno čita, eliminirajući skupe administrativne troškove izrade i poštanskog slanja računa te nekorisnog ljudskog rada pretipkavanja podataka s računa u računovodstveni program. Za taj proces, kako bi tekao nesmetano, bilo je potrebno stvoriti pripadajuću infrastrukturu, odnosno omogućiti korisnicima različitih računovodstvenih programa da, doslovce, jednim klikom šalju ili preuzimaju eRačun.

Danas je u Hrvatskoj putem mreže Moj-eRačun povezano više od stotinu računovodstvenih softvera, čime je stvorena prva predispozicija za razmjenu strukturiranih elektroničkih računa. Za korisnika nekog od integrisanih ERP softvera to konkretno znači da već ima opciju izabrati slanje eRačuna, umjesto ispisivanja računa kako bi ga dostavio svojim kupcima. Ključan dionik toga procesa je informacijski posrednik, koji mora osigurati da račun bude ovjerjen i usklađen s europskom normom za eRačun kako bi podjednako bio strojno čitljiv u Hrvatskoj ili nekoj drugoj zemlji članici Europske unije.

U Nacrtu zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi jasno je propisano tko su informacijski posrednici za elektronički račun i koja je njihova uloga u cijelom procesu pa tako svi informacijski posrednici, osim što obavljaju poslove zaprimanja i slanja elektroničkih računa u skladu s europskom normom, ujedno moraju osigurati i upravljanje cjelokupnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja eRačuna za pošiljatelja i primatelja eRačuna. Prilikom odabira informacijskog posrednika korisnici svakako trebaju uzeti u obzir širinu i pouzdanost sustava posrednika kojeg odabiru te dodatne mogućnosti koje posrednik pruža u svrhu potpune digitalizacije poslovanja.

Elektronički računi moraju se, u zakonski propisanom roku, čuvati u formatu u kojemu su zaprimljeni. Većina informacijskih posrednika, uz XML strukturirani oblik eRačuna, još uvijek omogućuje i slikovni format, zbog čega brojni korisnici i dalje ispisuju svoje račune i pohranjuju ih u registrator. No takva praksa nije dobra jer ispisana verzija računa nije originalni dokument i ne ispunjava svoju temeljnu svrhu automatske obrade. Učestalijom praksom zaprimanja i slanja eRačuna, a na kraju i primjenom Zakona o elektroničkom računu u javnoj nabavi, i ta će praksa nestati, a dosadašnje uhođane procese ovjeravanja dokumenata vlastoručnim potpisom ili parafom zamijenit će upravljanje dokumentima putem DMS-a ili sustava za digitalno upravljanje dokumentima, a papirnate arhive u potpunosti će zamijeniti elektronički ili eArhiv. Riječ je o sustavima koji jamče veću sigurnost poslovanja centralizacijom svih dokumenata na jednome mjestu i ograničavanjem pristupa korisnicima koji nisu nadležni za uvid ili upravljanje tim dokumentima čime se gotovo potpuno eliminiraju nekorisni poslovni procesi.

Stručna edukacija ‘Obvezan eRačun u 2018.’ u organizaciji tjednika Lider i servisa Moj-eRačun održat će se 25. svibnja 2018. u hotelu Westin u Zagrebu.