Skratite priču za barem pola sata

Kratak, konkretan i poticajan treba biti poslovni sastanak jer uspjeh u poslovanju ovisi čak i o tome koliko se njima kvalitetno upravlja. Strateški plan za upravljanje sastancima, Strategic Meeting Management Program (SMMP), važan je detalj uspješne tvrtke, ali umijeće vođenja poslovnih sastanaka ne dolazi s pozicijom. Petra Čolak, Executive Director, Business Coach & Trainer HalPeta, ističe da se umijeće upravljanja sastancima najmanje uči i usavršava u usporedbi s drugim ‘mekim’ vještinama te da su malobrojne tvrtke kulturu vođenja sastanaka dovele na višu razinu.

SMMP je organiziran i discipliniran pristup upravljanju aktivnostima sastanaka, organizacije različitih događaja, procesa, dobavljača i podataka radi postizanja mjerljivih rezultata, a sve u skladu sa strateškim ciljevima i vizijom kompanije. Kompanije koje su još 90-ih godina prve pokazale interes za SMMP rješenja bile su one koje vode desetke tisuća sastanaka na godinu na nacionalnoj i internacionalnoj razini. Iako je ponajprije bio namijenjen velikim kompanijama, SMMP program danas postaje zanimljiv i srednjim i manjim kompanijama koje vode računa o učinkovitosti na svim razinama djelovanja – objašnjava Čolak.

Ističe da se vrijeme trajanja sastanaka kontinuirano skraćuje. Donedavno je trajanje sastanka od 60 minuta bilo standardno, ali danas ga je poželjno skratiti na 30, 20 ili još manje minuta.

Umijeće uspješnog upravljanja poslovnim sastancima ključno je na svim razinama menadžmenta – bez iznimke. Istraživanja i poslovna praksa pokazuju da srednji menadžment provodi 25 posto radnog vremena na sastancima, viši menadžment 40 posto, a top-menadžment i do 85 posto vremena. Na tim su sastancima nerijetko prisutni i članovi timova, eksperti za određena područja, djelatnici različitih odjela… Važno je da pravila i standarde uspješnog upravljanja sastancima znaju svi jer jedino tako mogu aktivno pridonijeti unapređenju njihove kvalitete, a time i kompanijske klime i kulture.

Mogao bi, kažu profesionalci, znatno poboljšati poslovanje svake tvrtke. Uvodi ga sve više menadžera, napominje Čolak, ističući da SMMP osigurava brojne uštede i mogućnosti; unaprijeđuje kvalitetu, smanjuje troškove i povećava transparentnost te vidljivost kompanije.

Mirta Fraisman Čobanov, direktorica i voditeljica Partus akademije, ističe da tvrtke sve češće traže edukaciju upravljanja sastancima. Prema riječima Fraisman Čobanov, dobar voditelj sastanaka zna jasno postaviti ciljeve i odrediti prioritete, dobro upravlja vremenom, dobar je u komunikaciji i prezentaciji svojih ideja različitim tipovima ljudi. Zna aktivno slušati, ali i postaviti granice kad je to potrebno. Također poziva na sastanak ljudi koji su ključni za donošenje odluka, dobar je u delegiranju, koncizan je i konstruktivan u donošenju zaključaka i plana aktivnosti. Što se tiče odluka, pomaže ako posjeduje generalno pozitivno stajalište, zna uspješno rješavati probleme te ga krase integritet, poštenje i visoka razina motivacije.

Svaki voditelj može usavršiti umijeće treningom vještina vođenja sastanaka. Uspješno vođenje sastanka sastoji se od kvalitetne pripreme, izvrsne izvedbe, ali i konstruktivne povratne informacije nakon što je sastanak završio. Nije dovoljno naglasiti koliko je priprema važna za uspješno održavanje sastanka – kaže Fraisman Čobanov.

Idealno je, ističe, ako na sastanku ne sudjeluje više od osam osoba, budući da s većim brojem ljudi opada kvaliteta odlučivanja, produktivnost i efikasnost. Osim toga, sastanak koji traje dulje od 45 minuta bez stanke automatski gubi na učinkovitosti.

Sve više menadžera prepoznaje edukaciju i trening kao nezaobilazni dio ulaganja u unaprijeđenje vještina vođenja sastanaka. Međutim, važno je nakon održanog treninga inzistirati da cijeli kolektiv provodi naučene tehnike i alate kako bi promjena zaživjela i dala željene rezultate – dodaje Fraisman Čobanov, ističući da je važno utjecati na kulturu održavanja sastanaka u tvrtki jer ako se promjeni pristupa selektivno, ona može izazvati još veću frustraciju onih koji žele provoditi prihvaćene promjene, ali to nisu u stanju jer ih ostatak kompanije ne podupire.