Poslodavci s manje od 20 radnika ne moraju imati pravilnik o radu, ali nema zapreke da ga donesu. Njegovo donošenje omogućuje im da pri sklapanju ugovora o radu ne ugovaraju pravo radnika na plaću, godišnji odmor, otkazni rok i radno vrijeme, već da se umjesto toga pozovu na pravilnik o radu.
Ne mora svaki poslodavac koji zapošljava radnike imati pravilnik o radu. Samo su poslodavci koji zapošljavaju 20 i više radnika obvezni donijeti pravilnik o radu, i to samo ako pitanja koja su Zakonom o radu propisana kao njegov obvezni sadržaj nisu uređena kolektivnim ugovorom koji obvezuje poslodavca. U broj radnika koji su određeni kao kriterij za obvezu donošenja pravilnika o radu uključuju se svi oni zaposleni kod poslodavca, bilo s punim ili nepunim radnim vremenom, na neodređeno ili određeno vrijeme. Ako poslodavca obvezuje kolektivni ugovor kojim su uređene plaće, organizacija rada, postupak i mjere zaštite dostojanstva radnika, zaštita od diskriminacije i druga pitanja važna za radnike, poslodavac ne mora donositi pravilnik o radu.
Poslodavac kod kojega djeluje radničko vijeće ili sindikat koji ima ovlasti radničkog vijeća dužan je, prije donošenja pravilnika, provesti postupak savjetovanja s radničkim vijećem odnosno sindikatom. Pri tome ne mora uvažiti primjedbe i prijedloge radničkog vijeća odnosno sindikata, ali će svaki poslodavac koji se brine za kvalitetu uređivanja radnih odnosa pomno razmotriti primjedbe i prijedloge radničkog vijeća. Propuštanje provođenja obveze savjetovanja može imati za posljedicu osporavanje pravne valjanosti pravilnika o radu.
Kod poslodavca pravne osobe pravilnik o radu donosi osoba koja zastupa pravnu osobu (uprava trgovačkog društva, ravnatelj ustanove, upravitelj zadruge i dr.). Pravilnik ne može stupiti na snagu prije nego što protekne osam dana od njega donošenja. Poslodavac ga je dužan objaviti na način dostupan radnicima (na oglasnoj ploči poslodavca, u prostorijama poslodavca i sl.).
Pravilnikom o radu uređuju se prava i obveze radnika koji nisu uređeni zakonom, a dopušteno ih je regulirati pravilnikom ili se prava koja su propisana zakonom uređuju za radnika povoljnije. Najčešće – godišnji odmor koji traje dulje od zakonom propisanog minimuma, trajanje plaćenog dopusta za osobne potrebe radnika, pravo na plaću, visina naknade za godišnji odmor, za bolovanje na teret poslodavca, jubilarne nagrade, božićnice, regresi, potpore i druga materijalna prava radnika. Poslodavac ima slobodu pri uređivanju prava radnika u pravilniku o radu, ali njegov sadržaj mora biti zakonit. Ako je za određeno pitanje propisano da se može uređivati samo dvostranim aktima, kao npr. naknada za pripravnost, poslodavac ne smije visinu naknade za pripravnost urediti pravilnikom, nego ugovorom o radu ili kolektivnim ugovorom. Čak i kad bi pravilnik o radu u vezi s određenim pitanjem sadržaja radnog odnosa bio za radnika nepovoljniji od Zakona o radu ili posebnog zakona, pri određivanju prava radnika primjenjivale bi se odredbe zakona ako su za radnika povoljnije.