Poslodavci kojima je propisana obveza zapošljavanja određenog broja osoba s invaliditetom moraju svakoga mjeseca utvrditi zapošljavaju li traženi broj invalida, pa ovisno o tome jesu li za određeni mjesec obvezni platiti naknadu zbog neispunjenja tražene kvote. Obveza zapošljavanja određenog broja invalida propisana je Zakonom o profesionalnoj rehabilitaciji i zapošljavanju osoba s invaliditetom, jednako za sve poslodavce koji posluju u Hrvatskoj. Jedini kriterij razgraničenja poslodavaca prema kojemu se određuje obveza njihova je veličina mjere brojem radnika.
Obveza je propisana samo poslodavcima koji zapošljavaju 20 i više radnika. Poslodavac koji zapošljava najmanje 20 radnika obvezan je zaposlitri posto osoba s invaliditetom, a ako primjena propisanog postotka rezultira decimalnim brojem, rezultat se zaokružuje na prvi veći broj ako je prva decimala brojka pet ili veća od pet. Na primjer, obveza zapošljavanja tri posto invalida za poslodavca koji zapošljava 20 radnika daje rezultat 0,6, pa je taj poslodavac dužan zaposlitri jednu invalidnu osobu. Za poslodavca koji zapošljava 250 radnika, primjena propisanog postotka rezultira obvezom zapošljavanja osam osoba s invaliditetom (jer tri posto od 250 je 7,5).
Za utvrđivanje traženog broja zaposlenih invalida mjerodavni su podaci o broju zaposlenih sa stanjem na kraju svakoga mjeseca (stanje na dan 31. kolovoza, 30. rujna itd.). Fluktuacije unutar mjeseca koje ne utječu na stanje broja zaposlenih na zadnji dan u mjesecu, ne uzimaju se u obzir. Pri tome provedbeni propisi Zakona uređuju iznimke za određene poslodavce, odnosno detaljnije propisuju koji se radnici (ne)uračunavaju u ukupan broj zaposlenih i tako (ne)utječu na izračun propisane kvote. U ukupan broj zaposlenih radnika ugrađuju se svi radnici zaposleni na neodređeno i na određeno vrijeme, s punim ili s nepunim radnim vremenom. Radnik zaposlen s nepunim radnim vremenom računa se kao jedan zaposleni i utječe na ukupan broj radnika neovisno o ugovorenom tjednom fondu sati. U broj ukupno zaposlenih ugrađuju se i članovi uprave koji su u tom društvu zaposleni te obrtnici i samostalna zanimanja koji su prema osnovi obavljanja te djelatnosti obvezno osigurani u sustavima obveznih osiguranja.
Kod poslodavaca koji obavljaju djelatnosti sa sezonskim obilježjima u broj zaposlenih se ne ugrađuju sezonski radnici zaposleni na određeno vrijeme. U agencijama za privremeno zapošljavanje u ukupan broj radnika ne ugrađuju se radnici koji su zaposleni radi ustupanja korisnicima, ali se ugrađuju radnici koji poslove svog radnog mjesta obavljaju u agenciji za privremeno zapošljavanje.