U većini hrvatskih tvrtki i dalje je komplicirano razmjenjivati dokumente. Tako će u skladište doći papirnata otpremnica za pristiglu robu, a skladištar će ručno kreirati njezinu digitalnu verziju. A može biti mnogo efikasnije. Zahvaljujući elektroničkoj razmjeni dokumenata tvrtke mogu gotovo eliminirati potrebu za ispisom, kuvertiranjem i slanjem dokumenata te njihovim zaprimanjem i unošenjem u poslovni sustav.
Laptop na stolu, pametni telefon ili tablet u rukama, a na stolu hrpa dokumenta čeka obradu i unos u poslovni sustav… Ivan radi u računovodstvu. Na radnom stolu ima modern laptop kojim se koristi u poslu, a u rukama jedan od novijih smartphonea kako bi uvijek bio dostupan, premda na njemu trenutačno igra Trivial Pursuit. U taj tren prilazi mu kolegica iz odjela i stavila na stol bunt ulaznih faktura tzv. ufa, koje bi trebalo proknjižiti kroz poslovni sustav tvrtke. Njegov kolega Matija, koji radi u skladištu, trenutačno sjedi na svome radnome mjestu i ‘surf’ na tabletu koji je posudio od kolege informatičara koji uvijek prati najnovije tehnološke novotarje. Za nekoliko minuta Matiji će stići nekoliko kombija punih robe koju treba složiti u skladište i nekoliko otpremnica za pristiglju robu. To znači da će za svaki od računa iz bunta sa svog stola Ivan morati ručno kreirati njegov digitalnu verziju u poslovnom sustavu, jednako kao što će to Matija morati napraviti za sve otpremnice za primljenu robu.
Nažalost, to je i dalje čest scenarij u većini tvrtki u Hrvatskoj. Velik broj njih i dalje prolazi kompliciran, nazovimo ga neelektronički, proces kreiranja i razmjene poslovnih dokumenata s poslovnim suradnicima. Uza sve spomenute uređaje koje Ivan i Matija imaju na raspolaganju i koji imaju mogućnost povezivanja na internet, nije li to veoma neefikasan način rada s poslovnim dokumentima?
Sustavom za razmjenu elektroničkih dokumenata prenose se poslovni dokumenti između partnera prema unaprijed dogovorenim standardima, tj. prema formatu dokumenata i protokolu kojim će se oni razmjenjivati. Najvažnije je kod ovog načina razmjene dokumenata da ona teče direktno između poslovnih sustava, tzv. komunikacijom machine-to-machine. Takav oblik razmjene umanjuje potrebu za intervencijom u cjelokupnom procesu, a samim time mogućnost pogreške znatno se smanjuje. Zahvaljujući elektroničkom načinu razmjene dokumenata, tvrtke mogu praktički eliminirati potrebu za printanjem, kuvertiranjem i slanjem dokumenata te njihovim zaprmanjem, sortiranjem i unošenjem u poslovni sustav. Dodatna se ušteda očituje i u eliminaciji potrebe za skladišnim prostorom svih dokumenata koji se u papirnatom obliku obično moraju pohranjivati. Dovoljno je uključiti ‘direktorij’ u kojem su elektronički dokumenti u sustav ‘backupa’ i tako osigurati sigurnu pohranu razmijenjenih dokumenata.
S obzirom na to da svaka tvrtka ima specifično poslovanje, uvodi i specifični poslovni sustav koji određuje u kojem će se formatu kreirati poslovni dokumenti. Najrašireniji su formati EDIFACT, XML i CSV. U posljednje vrijeme raste popularnost formatu dokumenata UBL (Universal Business Language) jer ga je prihvatila i odobrila Europska komisija za uporabu u pozivima na natječaje za javne nabave. Kao i kod tipova dokumenata njihov format može biti posebno prilagođen tipu poslovanja ili poslovnom sustavu kojim se koriste.
Za razliku od tipova dokumenta i njihovih formata, kad je riječ o protokolu kojim će se dokumenti razmjenjivati, korisnici imaju malo manji izbor jer komunikacijske protokole mora biti definirati i odobriti određeno nadzorno tijelo. To je ponajprije bitno s aspekta sigurnosti sustava razmjene e-dokumenata, s obzirom na to da su predmet razmjene veoma bitni poslovni dokumenti za koje je važno da nitko nema uvid u njih osim poslovnih partnera koji ih razmjenjuju. Među najraširenijim su protokolima razmjene SFTP, AS2 i različita primjena web-servisa, a npr. u spomenutoj autoindustriji na području Europe najzastupljeniji je protokol OFTP2.
