Tvrtke s najviše članova u svijetu

Učinkovito vođenje projekata sve je važnije u biznisu i odgovor je na sve veću složenost poslovnog okružja i sve brže procese, zato raste i potražnja za projektnim menadžerima. No projektni menadžment ne postoji u srednjim školama i nije obvezan kolegij ni na svim fakultetima. Mnogi se s upravljanjem projektima često prvi put susretnu tek kad se zaposle, a na edukaciju i certifikaciju nerijetko se odluče i sami kako bi poboljšali svoju konkurentnost na tržištu rada. Upravo stručni i agilni projektni menadžeri znaju kako sve elemente posložiti i voditi tako da rezultat bude uspješan.

Kao što je gradnja antičkih građevina bila projekt, tako je projekt i gradnja današnjega stambeno-poslovnog kompleksa. Kako se točno vodio antički projekt, ne znamo, no znamo kako bi se trebali voditi današnji projekti. Ili bismo barem trebali znati. U sve složenijem poslovnom okružju, s vrlo brzim promjenama, upravljanje projektima i u privatnom i u javnom sektoru postaje ‘conditio sine qua non’. Vrlo jednostavno: dobro upravljanje projektima povećava vjerojatnost njihova uspješnog završetka.

I najnovije istraživanje Project Management Institutea (PMI), globalne organizacije koja se bavi tim područjem, dokazuje da upravljanje projektima znatno utječe na tvrtku učinkovitost. Visoko učinkovite tvrtke u provedbi projektnog upravljanja troše 13 puta manje u investicijskom ciklusu te u više od 80 posto svojih projekata točno zacrtane ciljeve ostvare na vrijeme i u definiranim financijskim okvirima.

Upravljanje projektima široko je prihvaćeno i primjenjuje se u industrijama poput ICT-a, financija, farmaceutske industrije i graditeljstva. Neke od njih imaju tradicionalno veliko iskustvo s vođenjem projekata (npr. građevina) jer im je to u prirodi posla, a neke su, poput IT-a, okrenute neprestanim inovacijama i lako prihvaćaju najnovije trendove. No u posljednje vrijeme znanje o upravljanju projektima i vještine povezane s time te projektni menadžeri sve su traženija roba i u svim drugim industrijama, tvrtkama i javnoj upravi. Potonju su u Hrvatskoj na to ‘prisilili’ fondovi EU.

Danas svaka organizacija, privatna ili javna, ima neki oblik upravljanja projektom, ali počesto samo na razini procesa koji ima početak i kraj. Važna je zrelost kulture upravljanja projektima koja sustavno sagledava poslovni ekosustav – okružje, organizaciju, projekt – te tako utječe na sustavnost i održivost poslovanja. Upravo o razini razumijevanja i provođenja kulture projektnog upravljanja ovisi učinkovitost tvrtke – kaže Antonio Prišćan, tajnik PMI-ja Udruge za upravljanje projektima Hrvatska i direktor razvoja tvrtke Mrežne tehnologije Verso.

Iako su kod nas naručitelji najvećih projekata država i javni sektor, sve donedavno gotovo nije bilo certificiranih voditelja projekata prema PMI-jevu standardu izvan privatnog sektora. Srećom, stanje se mijenja zbog napora pojedinaca koji su sami prepoznali potrebu za edukacijom i certificiranjem, ali i postupnim uvođenjem vođenja projekata i kriterija za voditelje projekata u hrvatsko zakonodavstvo. Financijski impuls iz fondova EU diktila sazrijevanje i javnog i privatnog sektora pa se percepcija o važnosti voditelja projekta mijenja, a tako i upravljanje projektima ulazi u zreliju fazu. Javni sektor uvijek je sporije uvodio promjene, ali važno je da privatni sektor uđe u novu fazu zrelosti te da se upravljanje projektima proširi i na manje te srednje tvrtke u svim gospodarskim granama. Primjerice, za turizam smo sigurni da ima impresivne mogućnosti razvoja u svim segmentima, a projektno upravljanje nezabilazna je karika na putu iskorištavanja raspoloživih resursa – kaže Prišćan.

Svi uključeni moraju imati jasnu predodžbu o ciljevima projekta i biti usmjereni na njihovo ostvarenje. Ciljevi moraju biti jasno postavljeni, a projekt voditi educirana osoba sposobna motivirati tim i sagledati širu sliku. Korištenje standardiziranom projektnom praksom ubrzava provedbu projekata. Zanemarivanje aktivnosti u fazi pokretanja projekta i planiranja često izaziva neugodna iznenađenja u fazi izvedbe. Svijest o rizicima mora biti razvijena, a njima se mora kvalitetno upravljati.

Upravljanje projektom vrlo je kompleksan zadatak i mnogo činitelja utječe na to hoće li rezultat biti uspješan ili neuspješan. Uspješan je projekt samo onaj koji se završi u zadanom vremenu, u okvirima zadanog proračuna (budžeta) te čiji je rezultat upravo ono što je naručitelj projekta zatražio. Istraživanja u svijetu pokazuju da većina projekata i u privatnom i u javnom sektoru ne uspijeva zadovoljiti te stroge uvjete uspješnosti. Često je kašnjenje, probijanje proračuna ili isporuka koja odstupa od početnih dogovora – kaže Darko Jureković, član PMI-ja Hrvatske i jedan od predavača na kollegiju Upravljanje projektima na ZŠEM-u. Ključni činitelj dobrog upravljanja projektom jest da svi uključeni imaju jasnu predodžbu o ciljevima projekta i da su usmjereni prema njihovu ostvarenju. Siguran je put prema propasti kad sudionici projekta imaju različite ciljeve, često skrivene, katkad i nerealne. Jedan od razloga slabog povlačenja fondova EU jest u tome što se na njima sve mora raditi transparentno i svaki se trošak treba opravdati. Mnogima se to ne sviđa jer projekte smatraju instrumentima ostvarivanja svojih interesa, a ne stvarno iznesenih ciljeva projekta – kaže Prišćan, dodajući da su agilnost organizacija, alati za stvaranje i prijenos znanja, svijest o upravljanju rizicima i talentima sastavnice te bez kojih tvrtka (privatna ili javna) ne može kvalitetno njegovati kulturu upravljanja projektima.

IBM je jedna od vodećih tvrtki prema broju projektnih menadžera globalno i u Hrvatskoj. Svaki proizvod i usluga koju nudi rezultat je određenog projekta pa ondje kažu kako je projektni menadžment odavno prepoznat kao učinkovit način iskorištavanja resursa i osiguravanja kvalitete i uspješnosti isporuke. Mnogo elemenata utječe na uspješnost provedbe projekta. Projektni ciljevi, opseg posla, ono što se isporučilo, planiranje, komunikacija, praćenje projekta, upravljanje rizicima i promjenama samo su neki od njih i svaki je element važan za konačni uspjeh projekta, pojedinačno i u međusobnoj ovisnosti. Kao odgovor na te izazove potrebno je imati kvalitetnog i iskusnog profesionalca koji se koristi standardnom i dokazanom metodologijom i alatima te tako osigurava kvalitetno upravljanje svim resursima i sudionicima projekta – kaže Darije Ramljak, voditelj mobilnih usluga regije CEE za IBM Interactive Experience.

Upravljanje projektima dinamično je područje, a u posljednje vrijeme posebno se, pogotovo u IT-u, govori o agilnom vođenju projekata. Metodologije upravljanja projektima mogu se razlikovati između pojedinih industrija i organizacija, ali temeljna načela zajednička su svima. PMI-jev standard opisao je pet skupina postupaka upravljanja projektom (pokretanje, planiranje, izvođenje, nadzor i praćenje, zatvaranje), među kojima je planiranje možda najvažniji jer zanemarivanje aktivnosti u fazi pokretanja projekta i planiranja često, kaže Prišćan, donosi neugodna iznenađenja u fazi izvođenja, što povećava troškove, vodi do probijanja rokova ili smanjuje isporučene funkcionalnosti. Kad tim u svako doba zna koji su njegovi ciljevi, kako ostvareni ciljevi utječu na strategiju i što treba raditi u vremenskom okviru, tada ste angažirali silu umova koji imaju jasan fokus s pogledom prema naprijed, tj. kreirali ste silu lasersa. U suprotnom, imate raspršene umove koji se u nedostatku kvalitetno postavljenih strateških odnosno projektnih ciljeva hvataju za jednostavne dnevne ciljeve pa gledaju u pod i jednostavno ne mogu vidjeti više od, možda, dnevnih aktivnosti koje su pred njima, što uvelike raspršuje snagu kojom obiluje organizacija – kaže Prišćan.

Sve faze životnog ciklusa projekta važne su za njegov uspješni završetak, no što je jasniji dogovor dionika na samom početku i što se bolje planira provedba projekta, to će ona, smatra Jureković, poslije biti lakša i izgledi za konačni uspjeh projekta veći. Prihvaćanje, uvođenje i razvoj projektnih kulture u organizacijama smanjuje stihiju i poboljšava iskorištavanje raspoloživih resursa. U mnogim organizacijama koje su prepoznale i prihvatile upravljanje projekta razvija se i PMO (project management office – ured za upravljanje projektima) kao odgovarajuća podrška poslovanju cijele tvrtke, prilagođen, naravno, njezinim potrebama i veličini. Preobražaj ureda za vođenje projekata, kako bi što bolje pomogao cijeloj tvrtki, tema je i ovogodišnjeg PMI Foruma koji se održava u studenom u Zagrebu. Iz PMI-ja Hrvatske pozivaju sve privatne i javne tvrtke te institucije da prijave svoga kandidata za utrku za najbolji projekt godine završen u 2014.

A zašto mnogo projekata završi neuspjehom? Razlozi su najčešće, kaže Jureković, u komunikacijskim teškoćama među pojedinim projektnim dionicima, u njihovim neusklađenim očekivanjima i različitim tumačenjima onoga što je dogovoreno na početku projekta te nedovoljnom planiranju provedbe projektnih aktivnosti. Među čestim su uzroci projektnih neuspjeha i izostanak odgovarajućih odgovora na rizike poput promjena ključnih dionika te hijerarhijskih ustroja u kojem je odlučivanje centraliziran i dugotrajno proces.

Postoje i subjektivni faktori. Plan i proračun možda se lako definiraju i mjere, no kvaliteta poslovnih zahtjeva i očekivana poslovna vrijednost često nemaju kvalitetnu metriku i mogu biti podložne subjektivnim interpretacijama. Najčešći razlozi neuspjeha koji se navode nekvalitetno su definirani ciljevi projekta i opseg posla te manjkavi poslovni zahtjevi jer oni vode do tzv. probijanja opsega posla, što izravno utječe na projektni plan i proračun te bez prave kontrole vodi prema ukupnom neuspjehu. U mnogim je projektima manjak kvalitetne komunikacije sa svim dionicima glavni razlog neuspjeha, što samo naglašava koliko je važan i subjektivan dojam uspješnosti projekta – kaže Ramljak.

Iako je rizika mnogo, upravljanje rizicima jedno je od područja znanja koja se najviše zapostavljaju u projektnoj praksi na ovim prostorima, ističe Prišćan. Ako ne sagleda rizike, ne odredi tko im je ‘vlasnik’ i kako će se pripremiti kada i ako nastupe, voditelj projekta naći će se u vrlo teškoj situaciji. Način izbjegavanja lošeg scenarija uvelike ovisi o vještinama i znanju voditelja projekta u svim područjima, motiviranju članova projektnog tima i ostalih zainteresiranih strana da djelotvorno komuniciraju, drže se prihvaćenih uloga te ispunjavaju svoje zadatke na vrijeme. No svakodnevica je voditelja projekta, kaže Prišćan, borba (za resurse, proračun, vrijeme…) između projektne i linijske organizacije, šefova odjela i zainteresiranih strana na projektu. Upravo taj raskol između svakodnevnih linijski usmjerenih zadataka i aktivnosti na vođenju projekta utječe na lošije ostvarenje projektnog ciljeva i zatim i na znanja koja se mogu iskoristiti na projektu za ostvarenje zacrtanih ciljeva.

Voditelj projekta nije ništa bez svog tima, stoga mora biti dobar diplomat jer mora pregovarati i unutar tima i prema vanjskim zainteresiranim stranama, biti spreman na suradnju i poticati je. Mora pratiti procedure, ali i biti spreman preispitivati njihovu svrhovitost te poticati unapređenje procesa. Posebno je cijenjena sposobnost sagledavanja šire slike i strateške vizije, a svakako treba biti u stanju prepoznati rizike i preuzimati odgovornost za odlučivanje. Ako voditelj ima suženu percepciju i vidi samo procesni dio projekta, dakle kontrolne točke u vremenu, procese, proračun, projekt je osuđen na propast – kaže Prišćan, dodajući da je zato važno ulagati u voditelje projekta koji strateški mogu sagledati projekt i imaju dovoljno resursa da mogu manevrirati njime. No zasad malo tvrtki toliko razumije kulturu projektnog upravljanja i shvaća stvarnu ulogu voditelja projekta. Danas svjedočimo pojavu novih struka i zanimanja, a vrlo brzo bit ćemo svjedoči, dodaje Prišćan, da će imalo ozbiljnija poslovna osoba morati baratati osnovnim vještinama upravljanja projektima kako bi mogla pronaći kvalitetno zaposlenje.

U Hrvatskoj je na nekim fakultetima, uglavnom poslovnog i tehničkog smjera, upravljanje projektima obvezni kolegij, na nekima se bori za život kao izborni, a na nekim ga nema. U srednjim školama nema ni spomena o vještinama upravljanja projektima pa se mnogi s time često prvi put susretnu tek kad se zaposle, a na edukaciju i certifikaciju nerijetko se odluče i sami kako bi poboljšali svoju konkurentnost na tržištu rada. A upravo stručni i agilni projektni menadžeri znaju kako sve elemente u često turbulentnom okružju posložiti i voditi tako da rezultat bude uspješan projekt iz kojeg će proizići novi slični projekt.