SLUŽBENO PUTOVANJE Troškovi su vezani uza zaposlenje, a ne obavljeni posao

Nije dopušteno neoporezivo nadoknaditi troškove službenog putovanja članu uprave koji nije zaposlen u toj tvrtki. To je strancima teško razumjeti jer su u većini država u okružju troškovi službenih putovanja primarno povezani s poslovnom svrhom.

Prema hrvatskim poreznim propisima, trgovačka društva, obrtnici i drugi gospodarski subjekti mogu fizičkim osobama neoporezivo nadoknaditi ili na drugi način podmiriti izdatke povezane sa službenim putovanjem samo kad se ti izdaci nadoknađuju fizičkim osobama koje su kod isplatitelja u radnom odnosu. Tako npr. nije dopušteno neoporezivo nadoknaditi troškove službenog putovanja članu uprave koji u tom trgovačkom društvu nije zaposlen, iako prema postojećim propisima član uprave ne mora biti u radnom odnosu.

To je strancima katkad teško razumjeti jer je u većini država u okružju nadoknađivanje troškova službenih putovanja primarno povezano s gospodarskom svrhom nastalih troškova. Naši porezni propisi stroži i, osim poslovno uvjetovane povezanosti, sužavaju krug fizičkih osoba isključivo na radnike koji su zaposleni kod isplatitelja.

Radni odnos uvjet je priznavanja izdataka povezanih sa službenim putovanjem, a radnik može biti zaposlen s punim ili nepunim tjednim radnim vremenom. Kad je riječ o radniku zaposlenom s nepunim radnim vremenom, razdoblje provedeno na službenim putovanjima mora biti povezano s opsegom ugovorenog nepunog radnog vremena. Osoba zaposlena na samo nekoliko sati tjedno ne može sve dane u tjednu biti na službenom putovanju. Ako trgovačko društvo ili obrtnik nadoknađuje izdatke povezane sa službenim putovanjem osobi koja kod njega nije zaposlena, ta se isplata oporezuje kao drugi dohodak fizičke osobe. Ako putovanje nije motivirano službenom svrhom i obavljanjem poslova za naručitelja, već se radi o ugošćivanju poslovnog partnera, putni troškovi mogu se smatrati reprezentacijom.

Propisi o porezu na dohodak detaljno uređuju koji se izdaci mogu nadoknaditi radniku kao izdaci službenog putovanja. Najčešće je riječ o troškovima prijevoza, bilo javnim prijevozom ili u obliku naknade za korištenje privatnim automobilom, izdacima za noćenje i dnevnicama koje su namijenjene za podmirivanje izdataka za hranu, piće i prijevoz u mjestu u koje je osoba upućena na službeni put. Ako o tome postoje isprave, radniku se nadoknađuju i troškovi povezani s prijevozom osobne prtljage i službene dokumentacije, plaćanje interneta, korištenje faksom, usluga fotokopiranja i dr. Putuje li osoba automobilom, službenim ili vlastitim, nadoknađuju joj se izdaci za cestarinu, tunelarini, prijevoz trajektom, troškovi parkiranja i dr.

Ako se radi o službenom putovanju u inozemstvo, radniku se mogu neoporezivo nadoknaditi i osobni troškovi povezani s tim putovanjem, npr. pribavljanje više, cijepljenje od zaraznih bolesti, pribavljanje putnih isprava u žurnom postupku ako je to poslovno opravdano i dr.

U našim poreznim propisima nema odredbi o najvišim dopustivim izdacima za službena putovanja, već se to na temelju uvida u cjelinu dokumentacije prosuđuje u postupku nadzora poslovanja gospodarskog subjekta. Isprave i dokazi moraju svjedočiti ne samo da je putovanje obavljeno nego i da je bilo poslovno motivirano.

Nastali izdaci specificiraju se u putnom nalogu samo ako se izravno nadoknađuju radniku. Dokaz o nastalim izdacima su računi za prijevoz, noćenje, cestarinu, parkiranje i dr. Dnevnička i naknada za korištenje privatnim automobilom u službene svrhe priznaju se na temelju podataka navedenih u putnom nalogu, koje je odobrio i potvrdio poslodavac.