Neven Antičević, vlasnik Algoritma i suvlasnik APM-a

Poslovne sastanke koji se održavaju zahvaljujući digitalnoj tehnologiji, uz pomoć interneta, nije uputno početi šalama ili neobveznim razgovorom. A tek smo naučili da je tako lukavo razbiti led na konferencijama ‘licem u lice’.

Nista nije bolje od razgovora uživo poslovnih suradnika, ali ako nije moguće ostvariti takav susret, prava su zamjena videokonferencije. Uz pomoć usluga ‘over the top’ (OTT), koje osiguravaju jeftino komuniciranje slikom i zvukom preko interneta, može se uspostaviti veza s bilo kime u bilo kojem kutku svijeta. Sugovornici vide i čuju jedni druge u stvarnom vremenu ili možda s malim kašnjenjem, pa je na taj način pogodno voditi poslovne sastanke, učiti na daljinu, predavati ili izvoditi prezentacije te obavljati razgovore za zapošljavanje. S obzirom na to da će se i dalje razvijati video- i audiokomunikacijske tehnologije, upotreba videokonferencija bit će prirodna širokom krugu ljudi. Predviđa se čak da bi videokonferencije, zvane još i ‘telepresence’, omogućile stvaranje novih ‘virtualnih gradova’, prostora na internetu u kojima ljudi rade zajedno bez obzira na udaljenost. Uostalom, slično već prakticiraju kompanije i poduzetnici koji se sastaju na platformama kao što je Second Life. Zagovornici takvog poslovanja ističu da se tako smanjuju gradske gužve i čuva okoliš jer zaposlenici iz rubnih dijelova ili okolice grada ne trebaju putovati na posao.

Korisnici OTT-a sadržajima mogu pristupiti uz pomoć računala, pametnih telefona, tableta, igračih konzola poput PlayStationa 3, Xboxa 360 i Wii-ja te set-top boxova za prijenos filmova, TV-a ili glazbe s neta. Za pristup, recimo, preko računala potrebna je web-kamera s mikrofonom, slušalice, širokopojasni internet te softver za videokonferencije. Usluge OTT, među kojima je većina besplatnih, daju Skype, Facebook, Yuga, MeetingBurner, Google+ Hangouts, WhatsApp i drugi, a osim preko interneta veza se uspostavlja i preko satelita. Iako se čini da je riječ o novijim tehnološkim dostignućima, na videokonferencijama radi se od 1956. godine kada je američka telekomunikacijska tvrtka AT&T izradila prvi dvosmjerni videosustav PicturePhone. Do početka 70-ih poboljšana verzija bila je ponuđena građanima, ali zbog nezgrapnosti uređaja sve je zaustavljeno. Ericsson je, pak, 1971. godine uspostavio prvi prekoatlantski telefonski poziv s videokonferencijom, nakon čega je ideji dan novi zamah. Ali tek pojavom interneta u 90-ima ulazi u širu upotrebu, jer su korisnici mogli računalima jednostavno pristupiti konferencijama uz pomoć web-kamera i odgovarajućih programa. Prednosti videokonferencija brzo su prepoznate.

Pri sudskim postupcima svjedoci mogu dati tako svoj iskaz, poslovnjaci održavati sastanke a da ne napuste ured, mogu se organizirati novinarske videokonferencije, a liječnicima je omogućeno davanje dijagnoze ‘na daljinu’.

U poslovnom svijetu posebno se cijene prednosti ‘telepresence’ stoga što štedi vrijeme, smanjuje putne troškove, povećava suradnju i produktivnost, poboljšava komunikaciju te omogućuje susret bez obzira na vremenske zone i državne granice. No, za svaki takav videosastanak potrebno se pripremiti, uostalom kao i za svaki drugi poslovni susret. Potrebno je znati kako će se voditi sastanak – hoće li to biti predavanje sa stanama za pitanja ili predstavljanje podataka na koje ostali sudionici odmah daju mišljenje. Odgovor na to odredit će kako treba postaviti prezentaciju i audioopremu. Važno je odrediti koliko će ljudi sudjelovati i tko će sve govoriti kako bi se znalo hoće li svi imati pristup mikrofonu te hoće li biti potreban moderator. Potrebno je osigurati internetsku vezu, a ako će konferencija biti dostupna osobama koje joj nisu mogle prisustvovati, potrebno je staviti videopost na tvrtkin intranet. Za sastanak potrebno se pripremiti ranije uvježbavanjem prezentacije, ponavljajući je više puta dok se ne postigne prirodnost i opuštenost. Oprema se mora pregledati da ne bi bilo do propusta, a oni nisu ništa neobično u videokonferencijama. Potrebno je isprobati sliku i zvuk te naučiti kako se zvuk isključuje. Bilo bi dobro pripremiti se unaprijed na mogućnost da će sve krenuti naopako.

Uvijek može nastati kvar ili problem na vezi, a vrlo često je zamrzavanje slike, koje se rješava gašenjem i paljenjem kamere. Važno je pri ikakvoj teškoći ne prestrašiti se te ostati smiren. Prezentaciju je potrebno učitati prije sastanka i provjeriti radi li sve kako je planirano. Sastanak treba početi na vrijeme, a ‘razbijanje leda’ šalom ili neobveznim razgovorom koji mogu ispasti nespretno možda ne bi bilo preporučljivo. Tako se nepotrebno troši vrijeme određeno za prezentaciju, a polaganim privodjenjem izlaganja kraju, deset minuta prije planiranog završetka, izbjegava se nestrpljenje publike te pokazuje koliko se cijeni njihovo vrijeme. Uz već spomenute tehničke probleme nedostatak može biti manjak osobne interakcije. Uobičajen dio svakog sastanka pogled je u oči i stisak ruke, koji ovako izostaju. Rasprava možda neće biti plodonosna kao ona za okruglim stolom, a povjerljivi dokumenti moraju biti pregledani i potpisani osobno. Za manje tvrtke postavljanje opreme moglo bi biti skupo, ali nedostatke videokonferencija svakako nadmašuju prednosti – bolja izmjena znanja, podataka, zadataka, ‘brainstorminga’ i činjenica.