Riješite se složenosti, najveće rak-rane suvremenog poslovanja

U posljednjih nekoliko godina često se čuju brojne primjedbe menadžera u vezi s negativnim utjecajem odveć složene proizvodnje, čija je posljedica pad radnog morala. Tu su poruke potvrđene i istraživanja u IBM-u, KPMG-u itd., u pravilu ističući upravo složenost kao najtežu rak-ranu poslovanja. No ustanoviti pretjeranu složenost poslovanja jedno je, a učiniti nešto da se stvari pojednostave nešto posve drugo – posebice za menadžere koji su iscrpljeni od posla, pod stresom i jedva nose teret svojih obveza. U stvari, ‘kvaka 22’ složenosti leži u činjenici da većina menadžera osjeća da nema vremena usredotočiti se na tu činjenicu. A dobro je znalo: uočiti problem pretpostavka je za njegovo rješenje.

Imajući to na umu, smatramo kako je važno da menadžer izradi strateški okvir u sklopu kojega će moći na svom polju prići problemu složenosti svojim ritmom i na svoj način. Kako bi to postigao nudimo sedam ‘jednostavnih’ stepenica za pojednostavljenje strategije. Prikazat ćemo ih slijedom, ali mogu se uporabiti bilo kojim redom, ovisno o tome gdje biste najbrže mogli postići što veću razliku. S vremenom je ipak potrebno primijeniti svih sedam navedenih strateških koraka kako bi jednostavno poslovanje postalo osnovna odlika vaše organizacije, a ne samo jednoročan projekt. Prvi je korak da počupate korov. Lagana početna točka za jednostavnije poslovanje jest osloboditi se glupih propisa i nevažnih djelatnosti na koje se u pravilu u većini organizacija gubi mnogo vremena. Pogledajte, primjerice, koliko se vremena troši na pregledavanje i potpisivanje izvješća o troškovima i sitnim kupnjama ili na dodatne pregledove proizvoda prije nego ih se predoči javnosti. Uštedite li vrijeme na obavljanju manje važnih zadataka, stvorit ćete prostor za usredotočenost na pojednostavljenje važnijih poslova.

Drugi je korak da promotrite kako proizvod funkcionira. Jedan od načina jednostavnijeg poslovanja jest i potreba da dodate vrijednost svom kupcu, bilo izvanjskom bilo unutarnjem. Ključni je potez u tom procesu proaktivno ustanoviti što vaš kupac (unutarnji ili vanjski) doista želi i što vi možete učiniti da proizvod koji mu nudite bude uspješniji. Menadžer može, primjerice, povesti zaposlenike da se na licu mjesta uvjeru u to kako njihov proizvod doista funkcionira, što bi ih moglo nadahnuti idejom kako ga dalje usavršiti.

Treći se korak svodi na određivanje prioriteta. Jedan od ključnih koraka za jednostavnije poslovanje jest utvrditi što je doista važno (i što nije), uz neprestano preslagivanje i dopunjavanje popisa prioriteta u međuvremenu stvorenim novim vrijednostima. Sljedeći je potez da idete najkraćim putem. Kad ste se uvjerili da radite na pravoj stvari, ustanovite dodatne korake u osnovnom procesu. Istražite nepotreban prazni hod, suvišnosti i mogućnosti da se postupak što više pojednostavi. Pri petom koraku trebali biste se ohrabriti da ne pretjerujete s uljudnošću. Jedan od činitelja složenosti jest i sklonost da se nerado govori o pogrešnoj praksi. To posebno vrijedi kad se zaposlenici skanjuju iznijeti primjedbe na rad nekoga nadređenog zaposlenika koji, i ne htijući, izaziva složenost poslovanja zbog nejasne podjele poslova, nepotrebnog slanja e-poruka, pretjerane analitičnosti ili drugih pogrešnih koraka. Vjerujte, uvijek ima načina da se drugome ukaže na pogrešku. Da biste tome doskočili i u vlastitu okružju, povedite konstruktivno razgovor s kolegama (i sa samim sobom) o vlastitim poslovnim potezima koji bi mogli biti uzrok pretjerane složenosti.

Smanjite broj djelatnika u upravi i proširite polje njihova djelovanja – šesti je korak u pojednostavljenju poslovanja. Uzrok složenosti jest i strukturna sklonost stvaranju pretjerano slojevite uprave, pa se menadžere dovede u situaciju da nadziru rad samo jednog ili dva zaposlenika. U takvu slučaju menadžer osjeća potrebu da doda vrijednost propitujući svaki potez svoga podređenog, čime se nepotrebno povećava količina posla i ugrožava moral ljudi. Da bi se smanjila ta vrsta složenosti i izbjeglo ‘mikromenadžerstvo’, povremeno bacite oko na organizacijsku strukturu i iznađite način da smanjite broj zaposlenika u upravi poduzeća, a proširite polje njihova djelovanja. Sedmi je korak da pazite da korov ponovno ne izraste. Napokon, zapamtite da je složenost nalik na korov u vrtu, koji uvijek može iznova narasti. Kad god pomislite da ste ga se riješili, provjerite da nije negdje ponovno provirio.

U današnjem globalnome, sve više digitaliziranom poslovanju složenost sve više opterećuje proizvodnju i ugrožava zadovoljstvo ljudi na radnome mjestu, stoga menadžeri moraju razvijati jednostavnost kao temeljnu lidersku sposobnost i kritičku komponentu poslovne strategije. Vjerujemo da bi navedenih nekoliko koraka u tome moglo pripomoći.