Rezultati istraživanja NAVIKE SASTAVLJAČA LISTA

Menadžere koji znaju uređivati primitivan alat vodi do uspjeha. Popis na kojem piše ‘nazvati Marka, završiti projekt, dogovoriti sastanak s prodajom’ neće nikoga učiniti osobito učinkovitim. Dobra lista ‘to do’ sadrži male zadatke koji se mogu obaviti u najviše dva sata, složene po prioritetima.

Popis zadataka na papiricima prilično je primitivan alat, jednostavan podsjetnik na sve što vas još čeka, ali kao i mnogi primitivni alati nevjerojatno koristan. I, naravno, postoji način na koji se njegove prednosti mogu više iskoristiti. Prvi je korak u pripremanju kvalitetne liste razlamanje velikih zadataka na manje. Popis na kojem piše ‘nazvati Marka, završiti projekt, dogovoriti sastanak s prodajom’ i nije neka mudrost. Dobra lista ‘to do’ sadrži male zadatke koji se mogu obaviti u najviše dva sata, složene po prioritetima. Pri njezinu sastavljanju treba prije svega biti staložen i iskren prema sebi da bi koristi bile maksimalne.

Dakle, savršeno je u redu napisati stvari onim redom kojim padaju na pamet, ali nakon toga popis bi trebalo uređiti, odnosno sastaviti novi, poredan po važnosti. Tako je prva stvar na listi i najvažnija, a i pri njezinu sastavljanju prisiljavamo sebe da odredimo prioritete. Najlakše je reći da je sve hitno ili jednako bitno, ali na kraju nećemo raditi sve istodobno, već jednu po jednu stvar. Nakon sastavljanja takve, kvalitetne, liste bitno ju je i slijediti – odnosno raditi zadatke onim redoslijedom kojim smo postavili prioritete.

Naravno, postoje dvije zamke papirnatog pristupa. Jedna je stalno dopisivanje na listu – situacija poznata svima, što unosi nered u prioritete. Kako se obično dok prekrižimo jedan zadatak već jave dva nova, dosta ljudi propušta ponovno postaviti prioritete i samo na dno liste dopisuje i dopisuje… Naravno da se popis mijenja tijekom dana i da bi bio gubitak vremena stalno ispisivati novi, ali stvari koje iskrsnu trebalo bi navesti kao prioritetne.

Druga je zamka, u koju također mnogi upadaju, biranje lakših stvari s liste kako bismo veći dio mogli prekrižiti. Pa na kraju dana lista ima četiri zadatka umjesto deset, ali, nažalost, upravo su ta četiri najvažnija. U tu zamku često se upada, ali nema druge pomoći nego se kontrolirati. Ako postoje prioriteti, oni se moraju poštovati i redoslijed izvršavanja zadataka treba biti manje više određen.

I dok papir i dalje ostaje jedan od prvih izbora za liste ‘to do’, činjenica da telefoni postaju sve pametniji olakšava praćenje obveza. Znaju to i proizvođači telefona, pa su kalendar i notesi od početaka dio izbornika mobitela. Ipak, nekima je ona zgužvan i neuredan komadić papira na dnu džepa ili žvrljotina ne margini notesa, drugi je pak imaju u elektroničkom obliku, sa svjetlećim i tekstualnim alarmima, tehnoški nemjerljivo napredniju. Lista ‘to do’ jednostavno je nezaobilazan alat svakog menadžera, jer broj obveza koje treba žonglirati s vremenom samo raste, pa čak i oni potpuno rastreseni i ne-skloni planiranju u nekom trenutku svoga profesionalnog života pokleknu i počnu bilježiti što sve trebaju napraviti sutra, sljedeći tjedan ili do kraja mjeseca.

Autorica Sasha Cagen listama ‘to do’ posvetila je cijelu knjigu istoimenog naziva, u kojoj je donijela i neke zanimljive rezultate istraživanja o navikama ljudi vezanih uz te liste: mnogi svoje liste ‘to do’ čuvaju još godinama nakon što su im prestile trebati, odnoseći se prema njima kao prema dnevnicima; većina (čak 83 posto) i dalje preferira pisati svoje zadatke na komad papira unatoč brojnim drugim mogućnostima koje se nude; trećina barem dio svojih zadataka piše nekom vrstom koda ili za druge nerazumljivim skraćenicama, kako u slučaju da netko vidi listu i dalje ne bi mogao dešifrirati značenje nekih zadataka; polovina ispitanika priznala je da na popis zapisuje stvari koje je već napravila samo kako bi uživala u trenutku kad ih može prekriziti; trećina ispitanika sama je za sebe priznala da opsesivno sastavlja liste.