Kratkoročna ušteda na IT investicijama smanjuje vrijednost tvrtke

Smanjenje IT troškova kombiniranjem raspoloživih mjera i analizom tvrtke, posebno razumijevanjem ciklusa stvaranja vrijednosti u njoj, mogu se razviti najbolji programi štednje. Naime, za postizanje željene razine dugoročne uštede u IT segmentu često se mora provesti početna investicija (primjerice radi prelaska na novu tehnologiju), koja kratkoročno može čak i povećati troškove. Troškovi IT odjela ne smiju se sagledavati samostalno jer, bar u nekim slučajevima, tvrtka može pravim ulaganjem i rastom troška IT odjela mnogostruko uštedjeti na poslovnoj strani i poslovnim troškovima.

Za operativne IT troškove karakteristično je da se u većini organizacija ne smanjuju u skladu s padom poslovanja. Zamislimo li situaciju u kojoj se opseg transakcija tvrtke u određenom razdoblju smanjio s milijun na sto tisuća, operativni će IT troškovi uglavnom ostati isti. Razlog je u tome što su za procesiranje i dalje potrebne iste aplikacije i sustavi uz otprilike isti angažman zaposlenika koji rade na održavanju sustava. Skalabilnost IT sustava, koja se u prošlosti često isticala kao posebna kvaliteta (‘sustav može posluživati ne samo trenutačnih tisuća korisnika, nego i deset tisuća u budućnosti’), ima i svoju tamnu stranu. Naime, krene li se unatrag – i broj korisnika sustava padne s trenutačnih deset tisuća ponovno na tisuću, operativni troškovi neće se smanjiti u skladu s time.

Kao mjera IT troškova najčešće se rabi omjer IT proračuna i prihoda tvrtke. On ovisi o industriji u kojoj tvrtka posluje, a u pravilu je između tri i 15 posto. Prema istraživanju tvrtke Forrester 70-ak posto IT proračuna upotrebljava se za operativne troškove, u koje se ubrajaju i tekuća potpora i dnevne operacije. Taj se postotak može opisati kao trošak koji bi IT odjel stvarao da nema promjena i ulaganja u razvoj i napredak. Preostalih 30 posto sastoji se od investicija u IT koje trebaju poduprijeti rast poslovanja. IT menadžeri taj dio IT proračuna alociraju na različite načine jer je on mnogo ‘elastičniji’ od dijela koji odlazi na operativne troškove. IT investicije, koje bi trebale stvarati novu vrijednost, u sklopu programa smanjenja troškova često se otkazuju bez opravdanog razloga, spašavajući financijske pokazatelje tek kratkoročno.

Ne postoji jedinstveni put za smanjivanje troškova, pa tako ni dio mjera koje ćemo tu izložiti ne mora biti primjenjiv na svaku organizaciju. Prije provođenja pojedinačnih aktivnosti i mjera valja detaljno analizirati tvrtke da bi se bolje shvatila IT okolina i procesi stvaranja vrijednosti. Dobra iskustva u smanjenju troška IT odjela postižu se već uključivanjem financijskih direktora u proces upravljanja investicijama u IT. Financijski je direktor poziciji da može povezati poslovne prioritete s ulaganjima u IT i tako omogućiti širi pogled na projekte i inicijative.

Mjere za smanjivanje troškova usredotočuju se na tri područja: zaposlenike, procese i tehnologiju. Većina tvrtki počinje svoje programe smanjenja troškova upravo s troškovima zaposlenika jer, prema Gartnerovim statistikama, otprilike 37 posto IT proračuna odlazi upravo na te troškove. Zaustavljanje zapošljavanja novih ljudi, smanjenje nagrađa i bonusa kao i korištenja usluga vanjskih dobavljača samo su neke od metoda iz tog segmenta. No taj je dio rezanja troškova i najosjetljiviji, pa bi se unatoč velikoj mogućnosti uštede taj dio mjera trebao razmatrati posljednji. Informacijsko je društvo društvo znanja, a najveća kvaliteta svake organizacije temelji se na ljudskom znanju. Trenutačno se predviđa da će unatoč krizi potražnja za stručnim kadrom u IT području i dalje rasti, što znači da bi svaka tvrtka trebala dobro razmisliti želi li u sklopu programa smanjenja troškova ciljati i na troškove zaposlenika.

Od tehnoloških mjera koje mogu smanjiti troškove najpopularnije su konsolidacija i virtualizacija poslužitelja nekom od dostupnih i već dokazanih tehnologija, zatim tehnologije i novi procesi koje omogućuju smanjenje troška energije podatkovnih centara te bolja kontrola nad potrošnjom ili eksternalizacija printera u tvrtki. Upravo je prelazak na nove tehnologije primjer dugoročne uštede koja zahtijeva određenu početnu investiciju. Tvrtke koje su zamijenile klasičnu telefoniju IP telefonijom ili VoIP-om mogu to najbolje posvjećiti. Za neke kompanije realna je opcija štednja i prelazak na otvoreni (engl. open source) softver.

Ne štedi se samo prelaskom na novu, bolju tehnologiju. Primjer za to odlika je nekih tvrtki da ne prelaze na novu verziju određenog operativnog sustava, nego da se zadrže na verziji koja je dosegnula određenu razinu zrelosti i pouzdanosti zahvaljujući godinama ispravljanja i zakrpa (engl. patcheva). Prelazak na novu tehnologiju trebao bi uvijek biti opravdan poslovnim razlozima, a ne samo željom za praćenjem trendova. Glavni bi kriterij pritom trebao biti stvara li se uvođenjem nove tehnologije dodana vrijednost.

Uštedjeti se može i kvalitetnijim procesima, npr. kvalitetnijim upravljanjem razinama usluge, od IT odjela prema korisnicima, ali i prema vanjskim dobavljačima, kao i planiranjem raspoloživosti sustava u skladu s realnim poslovnim potrebama, a ne prema najboljoj raspoloživosti sustava koji pruža tržište. Ne postoji standardni skup mjera koji bi odgovarao svakoj tvrtki. Upravo se kombiniranjem raspoloživih mjera i analizom tvrtke, posebno razumijevanjem ciklusa stvaranja vrijednosti u njoj, može razviti najbolji program štednje. Iskustvo vanjskog savjetnika može biti upravo najbolje ulaganje u smanjenje troškova jer on pruža ekspertizu, ali i objektivan pogled na stanje.