Poslovna znanja

Na ideju da postanu posve virtualni ured zaposlenici zagrebačke Infoarene najprije su reagirali peticijom ‘protiv’. Ipak, danas ih 17 radi kod kuće, a u uredu je ostalo samo dvoje ljudi i – serveri.

Marija Remenar zaposlena je kao izvršna direktorica u Infoareni digitalnim sadržajima d.o.o. Za razliku od većine zaposlenika u Hrvatskoj koji svaki dan moraju ići na posao, ona svakodnevne obveze obavlja ‘u papučama’, u vlastitu domu. Naime, nakon dvije godine razmišljanja tvrtka je u rujnu 2007. odlučila napustiti koncept klasičnog ureda prebacivši poslovanje u domove zaposlenika otvaranjem tzv. virtualnih ureda, zbog čega je samo izravne troškove (režije, najam prostora i slično) smanjila 22 posto.

• Ideja da radimo kod kuće odmah mi se svidjela i nisam imala problema s privikavanjem. Za razliku od prije, sada više ne trebam ustajati u 6.30 da bih u osam stigla na posao. Vrijeme koje sam prije trošila na putovanje na posao i s posla sada upotrebljavam za sebe. Ustajem u osam, pregledam električnu poštu i odgovorim na nju. Slijedi doručak i efektivni rad koliko je god potrebno. Obično napravim stanku za ručak, stignem otići do pošte, banke, trgovine ili na tržnicu – opisuje Marija Remenar prednosti novog radnog okruženja.

Dodaje da sada ima više mira i vremena za razmišljanje, tako da stigne napraviti više posla nego kad je svaki dan morala dolaziti u ured. Kao primjer navodi da, kad joj se dogodi kreativna blokada, umjesto da bulji u ekran, obavlja kućanske poslove. Iako najviše radi za vrijeme uobičajenog radnog vremena, po potrebi (ako cijeli dan prođe na sastancima) radi i popodne i navečer. Iako zbog količine posla katkad ne stigne misliti na kolege s posla, priznaje da joj katkad fali druženje s njima. Osim nje, naime, kod kuće radi i 17 njezinih kolega. U uredu pak, u kojemu su serveri i arhiv, rade koordinatorica ureda i njezina asistentica.

Nedostatak socijalnog kontakta među zaposlenicima jedan je od najvećih problema poslovanja u virtualnom uredu. Upravo se zbog toga svi nalazimo jedanput na tjedan i pritom raspravljamo o projektima, a dvaput na mjesec se neformalno družimo na zajedničkom ručku – rekao nam je Tomislav Gavazzi, direktor Infoarene, koji se na takav način poslovanja odlučio da bi smanjio izravne troškove i povećao učinkovitost zaposlenih. Kao još jednu prednost navodi fleksibilnost pri zapošljavanju jer novim zaposlenicima ne treba osigurati prostor, računalo, nego im samo povećati brzinu interneta.

Kad je riječ o nedostacima, problemi bi mogli nastati ako zaposlenik nema riješenu obiteljsku situaciju ili pak stambeno pitanje.

Danas, nakon šest mjeseci takva poslovanja, shvatio je da novi način poslovanja osim izravnih ima i neizravnih prednosti. Naime, pri klasičnom načinu poslovanja radnik svakodnevno izgubi najmanje jedan sat za dolazak i odlazak s posla. Pomnoži li se taj broj s 20 radnih dana, dođe se do zaključka da svaki radnik samo za dolazak na posao na mjesec izgubi 2,5 radna dana. Virtualnim uredom tvrtka uštedi 30 radnih dana na godinu. Gavazzi objašnjava da njegova tvrtka koncept virtualnog ureda nije prihvatila preko noći, negdje se o novom načinu poslovanja razmišljalo dvije godine.

Uvijek su ga mučila pitanja kako kontrolirati rade li zaposlenici, koliko rade, jesu li uopće kod kuće ili negdje drugdje i slično. Nakon što je proučio nekoliko studija i primjera iz svijeta, uvidio je da to nije nikakav problem i zaposlenicima je priopćio novost. Tjedan dana poslije na stolu ga je dočekala peticija u kojoj su tražili da ostanu u ‘fizičkom’ uredu. Nakon tri mjeseca uvjeravanja i testiranja virtualnog načina poslovanja i najveći protivnici bili su oduševljeni novim poslovnim konceptom, kaže direktor Gavazzi.

Kad se u Hrvatskoj govori o virtualnom uredu, svi misle da je za takav način poslovanja potrebna skupa hi-tech tehnologija. No Gavazzi iz vlastita iskustva kaže da je tehnologija jeftina. Primjerice, umjesto visokih računa za režije sada za telefoniranje putem Skypea plaća pet dolara na mjesec po zaposleniku. Kad je riječ o ostatku opreme, sve su sami instalirali.

• Svim zaposlenicima, ako ih već nisu imali, kupili smo računala, dali im brzi internet, instalirali opremu za internetsku telefoniju (Skype) i mobitele (VPN). Također, svi imaju web-kamere, i to ne da bih ih ja kao poslodavac nadgledao, nego da možemo i vizualno komunicirati – kaže direktor Infoarene i nastavlja: – Uz to imamo klasične uredske i web-aplikacije. Sve smo sami razvili – kaže direktor Gavazzi.

Što ako se neka tvrtka odluči na sličan koncept, a nema znanja razviti vlastito rješenje? Tvrtka koja se, primjerice, bavi izvozom poljoprivrednih proizvoda, misli da rad kod kuće više pogoduje poslodavcima. Budući da je četiri godine radio ‘doma’, o svom iskustvu kaže:

• Vjerujete mi, i ja sam bio oduševljen tom idejom i mislio da sam ulovio najbolji posao na svijetu, ali praksa se uvelike razlikuje od teorije.

Na tvrđavu da nema svakodnevnog putovanja na posao kaže da je to istina, ali potreba za sastancima i povremenim osobnim kontaktom ipak je prevelika. Iako se mi volimo zavaravati da sve možemo ‘mejlovima’ i telefonom, istina je da smo ovisni o komunikaciji licem u lice. Fleksibilno je radno vrijeme, prema Zombixu, odlično kad čovjek može ‘dulje spavati’. Međutim, isto se tako može dogoditi da vas iz tvrtke nazovu i u osam ujutro i u 22 sata da vas ‘samo nešto’ pitaju.

• Budući da imate fleksibilno radno vrijeme, šef odjedanput ima osjećaj da on može ‘fleksibilno’ nazvati, dakle kad god to njemu odgovara. Uzalud je objašnjavati mu da susjed upravo postavlja podno grijanje i da ti je glava kao balon od bušilice te da se cijela zgrada treše – govori Zombix.

Fleksibilno radno vrijeme u prijevodu znači: morate biti dostupni i vikendom i kad ste na godišnjem. S fleksibilnošću je povezana i tvrdnja da nema ometanja niti vam šef visi nad glavom. Tvrdnju da je rad u virtualnom uredu manje stresan smatra najvećom zabludom jer ‘ljepo je kao sve funkcionira kako treba, ali što kada se pojavi problem?’ U uredu bi se u direktnom kontaktu i s više glava stvar riješila s mnogo manje stresa, a kod kuće ste prepunjeni sami sebi.

• Stvar je funkcionirala kad sam primao triput veću plaću. Kad je ona postala ‘samo plaća’, dao sam otkaz. Sada sam u Optimi telekomu. S kolegama na posao idem pješice (otprilike 35 minuta), što mi je svojevrsna jutarnja vježba, odnosno opuštanje nakon posla. Više stvari riješim na kaviću u kafiću ili čak na ‘čik-pauzi’ ispred zgrade nego s desetak e-poruka i telefonskih poziva. Ljudi su ipak društvena bića i ne funkcioniraju previše produktivno kao samotnjaci osim u specifičnim situacijama – zaključuje Zombix.