Nakon što je gostu osigurao pristup internetu, hotel može početi razmišljati kako ubrzati i pojaftiti poslovanje i poboljšati razinu usluge.
Prvi korak na tom putu jest odabir kvalitetnog informacijskog sustava (ERP) koji će sve poslove koji su se do sada obavljali ručno odnosno sve hotelske službe, od recepcije, restorana, računovodstva do direktora hotela, povezati u cjelinu. ERP rješenje svim korisnicima (ovisno o tome u kojem sektoru rade i dopuštenju menđmenta) omogućuje upravljanje poslovnim procesima i dokumentacijom, upravljanje financijama, računovodstvom, planiranjem i ljudskim potencijalima, povezanost nabave i prodaje, automatizaciju naručivanja i zaprimanja robe. Također smanjuje operativne troškove nabave kao što su troškovi naručivanja, skladištenja, skraćuje proces naručivanja robe, dobiva se odgovor što i kada treba nešto naručiti, zna se od koga treba naručiti, a i troškovi nabave već su naprijed poznati.
- Hotelijeri su postali svjesni prednosti koje im donose nove tehnologije. Dokaz za to jest da su u troškovnicima za gradnju novih ili pak rekonstrukciju starih hotela obvezna stavka – informacijska rješenja. Razloge treba tražiti u tome što inteligentni hotelski sustavi olakšavaju svakodnevno poslovanje hotela. Osim toga turističke agencije postavljaju hotelima određene standarde koje moraju ispuniti želeli da im dovode goste – rekao nam je Ivica Šorić, predsjednik Uprave Optime OSN inženjeringa, tvrtke koja na tržištu nudi inteligentne sustave za hotelsku industriju.
Kad je riječ o trenutačnoj situaciji u Hrvatskoj i posebno onoga što će se zbivati u sljedećim godinama, ponuđačima takve opreme dovoljno govori najava hrvatske Vlade da će nizom mjera podržati plan udvostručavanja broja postelja i smještajnih kapaciteta.
Uz ERP u trendu je uvodenje tzv. inteligentnih soba, odnosno sustava koji uz primjenu suvremenih tehnologija omogućuju potpunu automatizaciju rada hotelskog sustava i uštedu na hotelskim resursima. Kako to funkcionira? Optimizirani sustav inteligentne sobe radi uz pomoć beskontaktnih kartica koje se programiraju na recepciji hotela. Gost pri ulasku u sobu pričita karticu čitaču, nakon čega mu se vrata otvaraju i omogućava ulaz u sobu. Pali mu se svjetlo dobrodošlice u predobojlju. Karticu se odloži u držač (senzor prisutnosti) i na središnjem se računalu pojavljuje znak da je gost u sobi. Inteligentnom kontrolom temperature i uređaja za zrak najviše se štedi energija. Klimatizacija radi kad je gost u sobi. Razine temperature u sobi mogu biti: soba je prazna (‘antifrost’ mod); soba je izdana, ali gost nije u sobi (reducirani mod); gost je u sobi (komforni mod). Kad je prozor otvoren, automatski se gasi klima-uredaj. Može se upravljati svim tipovima uređaja. Rasvjeta se kontrolira pojavom jednog od triju modova: rasvjeta radi kad je gost u sobi; svjetlo je stalno upaljeno; stalno je ugašeno. Kad rasvjeta funkcionira u prvom modu, odlaskom iz sobe (uzimanjem kartice) automatski se gasi Kontrolni softver i prikazuje stanje cijelog sustava hotela, tj. sve informacije i promjene u sobama, izravno na monitoru na recepciji: prisutnost gosta u sobi, funkciju ‘ne smetaj’, alarm SOS u kupaonicama, ulazna vrata: otvorena – zatvorena; prozor: otvoren – zatvoren; svjetlo: upaljeno – ugašeno; grijanje – hlađenje: komforni mod – reducirani mod – ugašeno; soba: čista – prljava.
