Program prepozna je bar kodove

Problem svake tvrtke, pogotovo velikih sustava, velik je broj dokumenata i papira koji se moraju na različite načine obraditi, procesirati i arhivirati. Proces je skup i dugotrajno povećava troškove jer se većina posla i dalje obavlja ručno, uz pomoć operatera koji unosi podatke. Nerijetko na tome radi i više operatera koji naknadno provjeravaju jesu li svi podaci pravilno uneseni. U svremenom se poslovanju većinu tih poslova, koji su radno intenzivni, nastoji obavljati automatizirano i djelomično ili posve izbjeći rad čovjeka.

EMC Captiva, vodeći globalni pružatelj usluga organizacije unosa podataka (EIM – Enterprise Input Management), nudi cijelovito rješenje za unos podataka, njihovu obradu i pohranu.

Njezin softver rabi više od pet tisuća kompanija diljem svijeta, a čak četrnaest od prvih 25 kompanija s Forbesove liste 500 najspješnijih koristi se upravo njezinim rješenjem. Steffen Unger, direktor Prodaje EMC-a za Srednju Europu, u sklopu radionice Automatizacija i unapređenje poslovnih procesa, predstavio je Captivino rješenje za unos podataka (input management) u tvrtki na temelju obrade i unosa ulaznih i izlaznih faktura.

• Žalosno je da se, iako tvrdimo da su procesi u tvrtkama napredni i automatizirani, brojni poslovi, često zamorni i zatupljujući, obavljaju ručno – rekao je Unger dodavši da statistike govore da čak 96 posto faktura još dolazi u papirnatu obliku, da je prosječno vrijeme plaćanja fakture 12 dana te da je 70 posto troškova pri obradi faktura prouzročeno obradom podataka. Prosječan operater tako obradi 28 faktura na sat, što se najčešće množi s dva jer obrađene podatke bar jedanput provjeri drugi operater.

Upotreba nekog od inteligentnih (automatiziranih) rješenja unosa i obrade podataka može povećati učinkovitost do šest puta, dok Captivin softver, kaže Unger, to radi u nekoliko koraka.

• Prvi je korak digitalni unos podataka, u ovom slučaju fakture. Ona se skenira i pohranjuje u digitalnom obliku, a sljedeći je korak klasifikacija, odnosno prepoznavanje slikovnih podataka skeniranih s fakture. Nakon toga slijedi izlučivanje podataka – objasnio je Unger. Drugim riječima, utvrđuje se odgovaraju li podaci s fakture dobavljaču koji se nalazi u bazi podataka i je li faktura ispravno napisana. Naposljetku, dobiveni podaci dolaze u sustav koji vrši i odobrava plaćanje. Kad je cijeli proces završen, podaci s fakture mogu se spremiti u neki od sustava za pohranu podataka kao što je SAP ili R3.

U drugom dijelu radionice prikazana je upotreba Captivina softvera na konkretnom primjeru, odnosno praktičnom prikazu Enterprise Input Management rješenja. Voditeljica radionice Ana Vrkić-Smirić iz FINA-e prikazala je put dokumenta koji se želi elektronički pohraniti i obraditi objašnjavajući način funkcioniranja Captivina softvera. Predavaonica je za tu prigodu bila opremljena svim potrebnim uređajima, odnosno skenerom, računalom i softverom za obradu podataka.

• Prvi je korak skeniranje dokumenta kroz Captivinu InputAccel platformu. Dokumenti mogu biti strukturirani, kao što su formulari i porezne prijave, polu-strukturirani, poput faktura, narudžbi ili čekova, te nestrukturirani, odnosno svi ostali tipovi dokumenata – rekla je Vrkić-Smirić. Napomenula je da se sve tri vrste dokumenata mogu skenirati zajedno jer ih sustav može prepoznati.

Sljedeći je korak konfiguriranja skenerskih postavki i određivanje procesa koji će kreirati skup dokumenta (batch). Skenirati se mogu različite vrste dokumenata, faksovi, e-mail poruke ili XML zapisi. Zatim se kroz Image Enhancement ili prepoznavanje i pročitavanje skeniranih dokumenata izbacuju prazne stranice, uklanjaju crni rubovi i detektira se bar kod ako postoji na dokumentu jer program prepoznaje sve bar kod standarde.

• Nakon toga slijedi automatsko prepoznavanje slova i znakova na dokumentu. Mogu se indeksirati standardni dokumenti koje tvrtka rabi tako da sustav na temelju ključne riječi ili znaka može prepoznati tekst i prilaže ga određenom skupu dokumenata – objasnila je Vrkić-Smirić. Dodavši da su takav primjer neki dokumenti Optima telekoma, koje sustav na temelju određenih ključnih riječi u dokumentu svrstava u kategorije, poput narudžbenice ili zahtjeva za pretplatnički ugovor. Kada dokument prođe prvu fazu, dolazi do indeksiranja ili klasifikacije. Riječ je o procesu u kojem se tekstualni pojmovi pridružuju skeniranim slikama. To je ujedno prva faza cijelog procesa koja nije posve automatizirana, gdje je potrebno rad operatera koji kontrolira unesene podatke. Nadalje, dobiveni podaci pridružuju se skeniranim slikama da bi se poslije moglo pretraživati.

Ako u fazi klasifikacije program ne može prepoznati pojedini dokument, pokreće se modul u kojem korisnik ručno klasificira neprepoznate tipove dokumenata. Modul predlaže najvjerojatniji tip dokumenta, a korisnik odlučuje je li pravi. U toj se fazi mogu i izbaciti neki ‘zalutali’ ili nepotrebni dokumenti. Posljednji korak u pretvaranju skeniranog dokumenta u elektronički oblik kojim se poslije možemo koristiti, razvrstavati ga i pretraživati prema ključnim pojmovima jest validacija ili provjera dobivenih podataka. Sustav je inteligentan i može ga se lako programirati da provjeri unesene indeksne pojmove. Nakon toga se podaci u digitalnom obliku mogu prenijeti u različite programe ili baze podataka. Kao što je napomenula Vrkić-Smirić, Captivin softver dolazi u više modula koji funkcioniraju samostalno, tako da je rješenje primjereno velikim tvrtkama i državnoj upravi, ali i malim sustavima koji obrađuju velik broj dokumenata koje je potrebno na neki način pohraniti.